Blog - 5 fouten tijdens vergaderen

Vergaderen: deze vijf fouten willen we nooit meer zien

Vraag een gemiddelde werknemer wat hij van vergaderen vindt en waarschijnlijk krijg je vaak hetzelfde antwoord. Langdradig, vermoeiend, nutteloos of ongestructureerd. Maar dat hoeft niet (meer) zo te zijn. Die live vergadering van vroeger, moest door corona ineens vanachter een scherm. En zo kwamen we er door schade en schande achter hoe slecht het gesteld was met de gemiddelde vergadercultuur. Stiekem staken we daar best wat van op.

Deze 5 fouten hebben we allemaal gemaakt bij online vergaderen en nemen we dus nu mee als tips om je vergadering effectiever en leuker te maken, fysiek óf online:   

Blog: 5 fouten tijdens vergaderen

1.    Ongestructureerd vergaderen zonder voorzitter

Een telefoon die overgaat, een collega die te lang aan het woord blijft of halverwege de vergadering overgaan op een ander onderwerp. Die online meetings verliepen soms behoorlijk chaotisch. Wat we ervan geleerd hebben? Een voorzitter aanwijzen die zorgt dat de vergadering effectief verloopt. Hij of zij is verantwoordelijk voor een strakke agenda en bepaalt het proces. Ook zorgt de voorzitter dat deelnemers betrokken blijven en niet indutten. 

 

Een voorzitter is de ‘baas’ van de vergadering. 

 

2.    Slechte voorbereiding

Lekker bezig zijn en dan ineens: ping! ‘Oh ja, straks vergadering...Waar ging het ook alweer over? Ach, Maarten praat me zo wel bij. Eerst nog even dat mailtje beantwoorden, een kop koffie halen en die ene contactpersoon terugbellen.’ – Herkenbaar? Die vergadering werd dus niks. Gelukkig weten we nu wel beter. De voorzitter (want die hebben we inmiddels!) mailt iedereen ruim van tevoren de talking points en/of agenda en jij bereidt je goed voor. En gelukkig zijn er nu huisregels: door van tevoren afspraken met elkaar te maken, is het makkelijk om elkaar hierop aan te spreken. 
 

online vergaderen goed voorbereiden

3.    Geen notulist aanwijzen

Oh, de irritatie die je voelt opborrelen als blijkt dat een collega zijn of haar taken verzaakt heeft... En dat terwijl de deadline al in zicht is. Al snel werd duidelijk dat elke vergadering een notulist nodig heeft. Dat hoeft natuurlijk niet zo officieel zoals je vroeger op school leerde. Al is het maar om de belangrijkste acties op te schrijven en rond te mailen: wat is er afgesproken, wie is verantwoordelijk en wanneer moet het klaar zijn? Ideaal om op terug te vallen bij een volgende vergadering of te gebruiken als geheugensteuntje na een meeting.

 

Zeker weten dat iedereen de afspraken onthoudt? Wijs een notulist aan.

 

4.    Uren achter elkaar vergaderen

Geen reistijd meer en dus die extra vergadering inplannen; thuiswerken leek de ideale tijdsbesparing. Maar zeg eens eerlijk, hoe (mentaal) fit ben je nog als je uren achter elkaar vergaderd hebt? Gelukkig weten we nu: pauzes inlassen! Dit zorgt er ook voor dat mensen beter hun aandacht erbij houden.  Kies liever voor meerdere korte pauzes, dan één lange pauze. Start na de pauze met een check-in waarbij je iedereen vraagt hoe het gaat. Hiermee creëer je ook scherpte bij de deelnemers: ik moet weer opletten!
 

5.    Alleen maar online vergaderen 

Volledig online vergaderen is zo 2021! Wij kunnen in ieder geval niet meer wachten: de fysieke vergadering zit er weer aan te komen. Net als bij evenementen, is wat vergaderen betreft ook een mooie combinatie denkbaar. Standaard meetings zijn effectief online: ze zijn staccato en erg geschikt om concrete afspraken te maken. Heb je extra tijd nodig om bijvoorbeeld dieper op strategische onderwerpen in te gaan? Kies dan voor een fysieke bijeenkomst.  

brainstorm vergadering strategie bepalen

Sta jij ook te popelen om straks op een andere locatie te vergaderen? Neem dan een kijkje bij Jaarbeurs MeetUp: flexibele ruimtes waar creativiteit tot leven komt en waar verbindingen betekenis krijgen. We helpen je graag om elke vergadering zo succesvol mogelijk te maken. 

Blogs

Trends in  events 2022 post-corona - Jaarbeurs Blog

3 post-corona trends waar je rekening mee moet houden

Een tijdje geleden hebben we met een grote glimlach de coronamaatregelen uitgezwaaid. Wat is het fijn om weer oude routines op te pakken. En toch is niet alles hetzelfde: de afgelopen twee jaar hebben namelijk hun sporen achtergelaten. Niek Krebbers, Salesmanager Acquisitie en Concepten Derden, vertelt over de ontwikkelingen, verschuivingen en trends die hem opvallen.
Lees meer
Online evenement Jaarbeurs

Online events: 6 tips om de aandacht vast te houden

KLIK! En met één simpele druk op de knop is een online kijker vertrokken. Bij een online event is de drempel om weg te ‘lopen’ nou eenmaal een stuk lager dan bij een fysiek event. Aan jou, als organisator, de taak om hen geboeid te houden achter dat scherm. Met deze 6 tips trek je die online deelnemers het scherm in en blijven ze kijken tot de laatste minuut. 
Lees meer
Zo zorg je dat jouw beursdeelname succesvol wordt - Jaarbeurs Event Exchibition Centre

Zo zorg je dat jouw beursdeelname succesvol wordt

Vroeger was een beursdeelname de enige manier om een deal te sluiten. Deed je een beetje goed je best, dan zat je voor een jaar gebakken. Tientallen jaren later zijn er veel meer manieren om zaken te doen. Deals worden op kantoor gesloten, productlanceringen gaan online en potentiële leads krijg je via social media. En toch zijn beurzen effectiever dan ooit. Want wie succesvolle beursmarketing toepast, ziet kansen stijgen. Majid Abou, Exhibitor Succes Manager bij Jaarbeurs, geeft tips hoe je het meest uit je beursdeelname haalt én hoe je dat succes kunt meten.
Lees meer
KreaDoe Lentefestival Jaarbeurs

5 zaken die mensen belangrijk vinden als ze een event bezoeken

Onze deuren staan wijd open en we hebben de eerste bezoekers alweer met open armen mogen ontvangen. Maar toch nog even een kleine opfriscursus: wat vinden mensen nou écht belangrijk wanneer ze een event bezoeken? Dit zijn vijf cruciale factoren.
Lees meer
Heroes Dutch Comic Con Jaarbeurs 2022

Een terugblik op de eerste weken zonder maatregelen

Na twee jaar hollen, stilstaan en onzekerheid is het eindelijk zo ver: de deuren van Jaarbeurs zijn weer weer volledig open en daar is al flink gebruik van gemaakt. Met prachtige beurzen als Heroes Dutch Comic Con, EventSummit en het KreaDoe Lentefestival is het duidelijk waarvoor we het doen: de live ontmoeting blijft speciaal en zal zeker niet verdwijnen.
Lees meer
80 tips om bezoekers weer na je beurs te trekken na corona - evenementen organiseren - evenementenlocatie utrecht

8 tips om bezoekers weer naar je live event te trekken

Na twee jaar corona is het best even schakelen, voor zowel eventmanagers, organisators en marketeers, als voor de bezoekers. Veel mensen moeten nu toch weer een mentale drempel over. Dus hoe overtuig je hen om dat jouw event een niet-te-missen gebeurtenis is en hoe trek je weer volle zalen?
Lees meer