3. Geen notulist aanwijzen
Oh, de irritatie die je voelt opborrelen als blijkt dat een collega zijn of haar taken verzaakt heeft... En dat terwijl de deadline al in zicht is. Al snel werd duidelijk dat elke vergadering een notulist nodig heeft. Dat hoeft natuurlijk niet zo officieel zoals je vroeger op school leerde. Al is het maar om de belangrijkste acties op te schrijven en rond te mailen: wat is er afgesproken, wie is verantwoordelijk en wanneer moet het klaar zijn? Ideaal om op terug te vallen bij een volgende vergadering of te gebruiken als geheugensteuntje na een meeting.
Zeker weten dat iedereen de afspraken onthoudt? Wijs een notulist aan.
4. Uren achter elkaar vergaderen
Geen reistijd meer en dus die extra vergadering inplannen; thuiswerken leek de ideale tijdsbesparing. Maar zeg eens eerlijk, hoe (mentaal) fit ben je nog als je uren achter elkaar vergaderd hebt? Gelukkig weten we nu: pauzes inlassen! Dit zorgt er ook voor dat mensen beter hun aandacht erbij houden. Kies liever voor meerdere korte pauzes, dan één lange pauze. Start na de pauze met een check-in waarbij je iedereen vraagt hoe het gaat. Hiermee creëer je ook scherpte bij de deelnemers: ik moet weer opletten!
5. Alleen maar online vergaderen
Volledig online vergaderen is zo 2021! Wij kunnen in ieder geval niet meer wachten: de fysieke vergadering zit er weer aan te komen. Net als bij evenementen, is wat vergaderen betreft ook een mooie combinatie denkbaar. Standaard meetings zijn effectief online: ze zijn staccato en erg geschikt om concrete afspraken te maken. Heb je extra tijd nodig om bijvoorbeeld dieper op strategische onderwerpen in te gaan? Kies dan voor een fysieke bijeenkomst.