Vergaderen: deze vijf fouten willen we nooit meer zien

Vraag een gemiddelde werknemer wat hij van vergaderen vindt en waarschijnlijk krijg je vaak hetzelfde antwoord. Langdradig, vermoeiend, nutteloos of ongestructureerd. Maar dat hoeft niet (meer) zo te zijn. Die live vergadering van vroeger, moest door corona ineens vanachter een scherm. En zo kwamen we er door schade en schande achter hoe slecht het gesteld was met de gemiddelde vergadercultuur. Stiekem staken we daar best wat van op.

Deze 5 fouten hebben we allemaal gemaakt bij online vergaderen en nemen we dus nu mee als tips om je vergadering effectiever en leuker te maken, fysiek óf online:   

1.    Ongestructureerd vergaderen zonder voorzitter

Een telefoon die overgaat, een collega die te lang aan het woord blijft of halverwege de vergadering overgaan op een ander onderwerp. Die online meetings verliepen soms behoorlijk chaotisch. Wat we ervan geleerd hebben? Een voorzitter aanwijzen die zorgt dat de vergadering effectief verloopt. Hij of zij is verantwoordelijk voor een strakke agenda en bepaalt het proces. Ook zorgt de voorzitter dat deelnemers betrokken blijven en niet indutten. 

Een voorzitter is de ‘baas’ van de vergadering. 

2.    Slechte voorbereiding

Lekker bezig zijn en dan ineens: ping! ‘Oh ja, straks vergadering...Waar ging het ook alweer over? Ach, Maarten praat me zo wel bij. Eerst nog even dat mailtje beantwoorden, een kop koffie halen en die ene contactpersoon terugbellen.’ – Herkenbaar? Die vergadering werd dus niks. Gelukkig weten we nu wel beter. De voorzitter (want die hebben we inmiddels!) mailt iedereen ruim van tevoren de talking points en/of agenda en jij bereidt je goed voor. En gelukkig zijn er nu huisregels: door van tevoren afspraken met elkaar te maken, is het makkelijk om elkaar hierop aan te spreken. 
 

3.    Geen notulist aanwijzen

Oh, de irritatie die je voelt opborrelen als blijkt dat een collega zijn of haar taken verzaakt heeft... En dat terwijl de deadline al in zicht is. Al snel werd duidelijk dat elke vergadering een notulist nodig heeft. Dat hoeft natuurlijk niet zo officieel zoals je vroeger op school leerde. Al is het maar om de belangrijkste acties op te schrijven en rond te mailen: wat is er afgesproken, wie is verantwoordelijk en wanneer moet het klaar zijn? Ideaal om op terug te vallen bij een volgende vergadering of te gebruiken als geheugensteuntje na een meeting.

Zeker weten dat iedereen de afspraken onthoudt? Wijs een notulist aan.

4.    Uren achter elkaar vergaderen

Geen reistijd meer en dus die extra vergadering inplannen; thuiswerken leek de ideale tijdsbesparing. Maar zeg eens eerlijk, hoe (mentaal) fit ben je nog als je uren achter elkaar vergaderd hebt? Gelukkig weten we nu: pauzes inlassen! Dit zorgt er ook voor dat mensen beter hun aandacht erbij houden.  Kies liever voor meerdere korte pauzes, dan één lange pauze. Start na de pauze met een check-in waarbij je iedereen vraagt hoe het gaat. Hiermee creëer je ook scherpte bij de deelnemers: ik moet weer opletten!
 

5.    Alleen maar online vergaderen 

Volledig online vergaderen is zo 2021! Wij kunnen in ieder geval niet meer wachten: de fysieke vergadering zit er weer aan te komen. Net als bij evenementen, is wat vergaderen betreft ook een mooie combinatie denkbaar. Standaard meetings zijn effectief online: ze zijn staccato en erg geschikt om concrete afspraken te maken. Heb je extra tijd nodig om bijvoorbeeld dieper op strategische onderwerpen in te gaan? Kies dan voor een fysieke bijeenkomst.