vergaderen Jaarbeurs MeetUp utrecht

Vergaderen: deze vijf fouten willen we nooit meer zien

Vergaderingen en kleine bijeenkomsten zijn cruciaal voor het succes van iedere onderneming. Maar laten we eerlijk zijn, we hebben allemaal vergaderingen meegemaakt die allesbehalve productief of plezierig waren. Vraag een gemiddelde werknemer wat hij van vergaderen vindt en waarschijnlijk krijg je vaak hetzelfde antwoord. Langdradig, vermoeiend, nutteloos of ongestructureerd.

Als organisator van vergaderingen of andere kleine bijeenkomsten wil je je evenement naar een hoger niveau tillen en daar kunnen we je bij helpen. Bij Jaarbeurs begrijpen we jouw behoeften en willen we je ondersteunen in het creëren van effectieve én leuke vergaderingen.

In dit artikel bekijken we vijf veelvoorkomende vergaderfouten die we in de tijd van online vergaderen leerden en geven we je inzichten om ze te vermijden en tips om je vergadering effectiever en leuker te maken.

vergaderen Jaarbeurs MeetUp utrecht

Fout 1: Te lange vergaderingen

We beginnen met een veelvoorkomende valkuil: te lange vergaderingen. We weten dat dit een frustrerende ervaring kan zijn. En zeg eens eerlijk: hoe (mentaal) fit ben je nog als je uren achter elkaar vergaderd hebt?

Tijd is kostbaar, en we willen ervoor zorgen dat je vergaderingen optimaal benut. Denk aan het verdelen van de agenda in behapbare stukken en het inplannen van (meerdere) pauzes. Dit zorgt er ook voor dat mensen beter hun aandacht erbij houden. Start na de pauze met een check-in waarbij je iedereen vraagt hoe het gaat. Hiermee creëer je ook scherpte bij de deelnemers: 'ik moet weer opletten!' Zo haal je meer uit je vergadering, waar je die ook organiseert.

Fout 2: Onvoldoende voorbereiding en geen structuur

Je bent lekker bezig en dan ineens: ping! ‘Oh ja, straks vergadering...Waar ging het ook alweer over? Ach, Maarten praat me zo wel bij. Eerst nog even dat mailtje beantwoorden, een kop koffie halen en die ene contactpersoon terugbellen.’ – Herkenbaar? Die vergadering werd dus niks. Gelukkig weten we nu wel beter. Het begint allemaal met een goede voorbereiding en structuur.

Zorg bij elke vergadering voor een 'voorzitter' die de agenda bepaalt en het gesprek leidt. De voorzitter mailt iedereen ruim van tevoren de talking points en/of agenda en jij bereidt je goed voor. En gelukkig zijn er nu huisregels: door van tevoren afspraken met elkaar te maken, is het makkelijk om elkaar hierop aan te spreken. 

vergaderen Jaarbeurs MeetUp utrecht

Fout 3: Geen duidelijke doelen

Een vergadering zonder duidelijke doelen kan snel afdwalen. Het is essentieel om van tevoren te bedenken wat je wilt bereiken. Of je nu een ruimte bij Jaarbeurs boekt of elders vergadert, doelen geven richting aan de bijeenkomst.

Een duidelijk doel in combinatie met een goede agenda zorgt ervoor dat iedereen tevreden de meeting verlaat. Het was een succes!

Zorg er ook voor dat iemand de besproken (actie)punten notuleert zodat iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt. Ideaal om op terug te vallen bij een volgende vergadering of te gebruiken als geheugensteuntje na een meeting.

Fout 4: Overbodige informatie overladen

Te veel informatie kan verwarrend zijn. Focus op wat echt nodig is en vermijd het delen van onnodige details. Wij geloven dat een goede vergadering op zichzelf moet kunnen staan, ongeacht de locatie.

Fout 5: Geen interactie of betrokken deelnemers

Een succesvolle vergadering vereist de actieve betrokkenheid van de deelnemers. Zorg ervoor dat je deelnemers de kans geeft om hun inbreng te geven en vragen te stellen. Moedig open communicatie aan en creëer een omgeving waarin iedereen zich gehoord voelt. Overweeg het gebruik van korte breakout-sessies om diepgaandere discussies mogelijk te maken. Jaarbeurs MeetUp biedt de ruimte en faciliteiten voor dit soort interactieve sessies, waardoor je vergaderingen nog boeiender en effectiever kunnen zijn.

 

In dit artikel hebben we een aantal veelvoorkomende fouten besproken die je kunt vermijden bij het organiseren van succesvolle bijeenkomsten en vergaderingen. Laten we samen streven naar meer doelgerichte, interactieve en effectieve vergaderingen, waar dan ook. Want jouw succes is ons succes!

brainstorm vergadering strategie bepalen
Elmi

Jouw vergadering bij Jaarbeurs organiseren?

Accountmanager Elmi

Meer weten over het huren van een vergaderruimte bij Jaarbeurs MeetUp? Neem contact met mij op voor alle mogelijkheden.

meetings@jaarbeurs.nl   +31(0)30 295 58 88

Blogs

Bo scheermeijer
Blog

Jaarbeurs door de ogen van: Bo Scheermeijer

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Bo Scheermeijer is Supervisor Hospitality en doet z’n best elke dag tenminste één iemand te verrassen met zijn positieve energie.
Lees meer
TechniShow team 2024
Blog

Een dorp bouwen met Nicole van Leeuwen in de Wereld van Jaarbeurs

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Nicole van Leeuwen is Senior Account Manager van de vakbeurs TechniShow en is verantwoordelijk voor sales, van begin tot eind. We zetten onze bouwhelm op en lopen met Nicole de beursvloer op terwijl zij ons vertelt hoe ze van een bouwtekening een dorp creëert.
Lees meer
Rachel Jankowsky
Blog

Achter op de motor bij Rachel Jankowsky in de Wereld van Jaarbeurs

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Rachel Jankowsky is beursmanager MOTORbeurs Utrecht en Kampeer & Caravan Jaarbeurs en is financieel en commercieel eindverantwoordelijk voor beide beurzen. We stappen achter op de motor bij Rachel en ze vertelt hoe ze van haar passie haar werk heeft gemaakt.
Lees meer
Nina van der Knaap WEY lid
Blog

Werken in de Wereld van Jaarbeurs; hoe is dat eigenlijk? Lid van personeelsvereniging vertelt

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. Ons sterkste punt? Onze mensen. Want samen zijn we Jaarbeurs. Elke dag zetten we ons in om te zorgen dat een bezoek aan onze locatie bijzonder wordt. Maar … hoe is het eigenlijk als je zelf in de Wereld van Jaarbeurs werkt? Zijn er voor medewerkers ook van die betoverende feestjes, evenementen en borrels? Nina van der Knaap (lid van personeelsvereniging WEY) vertelt er meer over.
Lees meer
Tom van der zwaag - medewerker Jaarbeurs
Blog

Jaarbeurs door de ogen van: Tom van der Zwaag

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en hoe we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Tom van der Zwaag is beursmanager Bouw & Installatie en verantwoordelijk voor de operationele uitvoering binnen de bouw- en installatiesector van Jaarbeurs.
Lees meer
Jaarbeurs congreslocatie Media Plaza Flame foyer
Blog

Zo organiseer je in ieder seizoen een geslaagd evenement

Of het nou Pasen is, de zomervakantie of oud en nieuw. Het leven zit vol tradities en gewoontes. En dat is ook goed merkbaar in de evenementenbranche. In ieder seizoen zijn er elementen die jij in kunt zetten bij de organisatie van je bijeenkomst, om er een passende beleving van te maken. Bij Jaarbeurs hebben we hier al decennialang ervaring mee en daarom delen we graag onze expertise met jou!
Lees meer