Datum? Check. Tijd? Check. Plaats? Zeker! Je hebt de drie belangrijke dingen op je uitnodiging staan. Maar dan ben je er nog niet. Want een goede eventuitnodiging is meer dan alleen datum, tijd en locatie vermelden. Het gaat om nieuwsgierigheid wekken. Indruk maken. Het is hét moment om mensen te overtuigen: hier wil je bij zijn. Van een uitnodiging voor een zakelijk event tot een intieme brainstormsessie, wij helpen je op weg.
Hoe wil je de uitnodiging versturen?
Wacht nog even met losgaan op de visuals of het aansturen van de designer. Want vraag jezelf eerst eens af: hoe wil je die uitnodiging versturen? Dit is namelijk afhankelijk van het ontwerp, de toon én de vorm van de uitnodiging.
- Fysieke uitnodiging
Chique bijeenkomst of een bijzonder moment? Een fysieke uitnodiging zet net wat meer kracht bij. Het is een mooie start van je gala bijvoorbeeld. Of een exclusief congres. Een netwerkdiner. Het voelt persoonlijk en geeft extra cachet. Perfect voor een zakelijke bijeenkomst in het Beatrix Theater bijvoorbeeld. - E-mail
Minder persoonlijk, maar superhandig én een populaire keuze voor een zakelijke uitnodiging: de e-mail. Enorm makkelijk te personaliseren, links mee te sturen en een agendapunt aan te maken. Denk wel aan een goede titel en subtitel, dat triggert om te openen. - Video
Een uitnodiging per video komt steeds vaker voor. Niet gek, want je kan hier ook gemakkelijk wat tipjes van de sluier lichten over de inhoud. Een combinatie van bewegend beeld en muziek doet het altijd goed. Extra leuk is om de CEO te laten vertellen over het event, of geef kort het woord aan de spreker. - Social media
Organiseer je een laagdrempelig event? Zoals een open dag, een netwerkborrel, een informele bijeenkomst of een kleine presentatie? Dan is een uitnodiging via social media of een ander platform ideaal. Denk aan LinkedIn, Facebook, Eventbrite of Instagram. - Een combinatie
Tot slot (onze favoriet), een combinatie van uitnodigingen. Stuur bijvoorbeeld een fysieke save-the-date, met daarna een digitale reminder. En gebruik je socials om het te promoten en weer even top-op-mind te blijven.
Enkele tips voor het maken van een uitnodiging
Regelmatig delen organisatoren met ons hun uitnodiging voor een zakelijk evenement met ons. Daarnaast organiseren we zelf regelmatig verschillende events waarbij we ook uitnodigingen versturen. We weten dus goed wat wel en niet werkt. Dit zijn onze beste tips om zelf een eventuitnodiging te maken.
Tip 1. Focus op de basis
Het zal je verbazen … toch komt het vaker voor dan je denkt: de belangrijkste informatie ontbreekt. Of staat niet goed vermeld. We hebben zelfs weleens gezien dat er een verkeerde maand bij stond! Kijk ook goed of er niet te veel tekst staat. Focus je daarom op de basis. Wat, waar, wanneer, hoe laat en voor wie.
Tip 2. Gebruik goede titels
We schreven er al eerder over, een goed onderwerp is extreem belangrijk. Maak het prikkelend, verrassend of aantrekkelijk. Dus niet: “uitnodiging voor ons event” maar wel: “Ben jij erbij? Leer de laatste inzichten van persoon huppeldepup”.
Tip 3. Maak het aantrekkelijk voor het oog
Een uitnodiging is net als eten. Ziet het er niet lekker uit, dan is de kans klein dat je het zal proeven. Maak daarom je uitnodiging aantrekkelijk en gebruik visuals om sfeer te creëren. Denk goed na over details zoals beeld, typografie en kleur.
Tip 4. Maak aanmelden simpel
Er is niks vervelender dan een uitnodiging waar je moet zoeken hoe je kunt reageren. Denk daarom aan een duidelijk call to action: “Meld je hier aan” of “Reserveer jouw plek”. In een e-mail of digitale uitnodiging maak je een overzichtelijke button, in een fysieke uitnodiging doe je dat met woorden: “Meld je aan via …”
Tip 5. Personaliseer de uitnodiging
Hoe je mensen het beste bereikt? Spreek ze direct aan. Gebruik bijvoorbeeld de naam van de ontvanger in de aanhef of het onderwerp. Dit zorgt ervoor dat mensen zich exclusief voelen, wat de kans vergroot dat ze willen komen.
Tip 6. Denk aan de timing
Een verkeerd gestuurde uitnodiging kan net de doorslag zijn voor een volle zaal of lage opkomst. Stuur het bijvoorbeeld niet te vroeg. Dit zorgt ervoor dat mensen het misschien vergeten. Te laat is ook geen optie, want dan is de kans groot dat de agenda al vol is.
Tip 7. Laat een ander proeflezen
Ben je lang bezig met de uitnodiging? Dat staar je je er blind op. Kort gezegd, je ziet je eigen fouten niet meer. En bovendien, wat jij aantrekkelijk vindt, hoeft niet per se te passen bij het event. Laat daarom een ander mee kijken. Een tweede set ogen is altijd fijn.
Klaar om een succesvol event te organiseren? Met meer dan 100 jaar ervaring in het organiseren en hosten van events weten we precies wat wel en niet goed werkt. Ook hoe je een goede uitnodiging maakt die aantrekkelijk is en prikkelt om te komen. Hulp nodig? We zijn er voor je.
