Congres
organiseren

Het klinkt logisch, toch wordt het vaak nog vergeten: een duidelijk doel. Ontzettend belangrijk, want dit is de basis van een succesvol congres. Wat wil je bereiken met het congres? Kennis delen, netwerken, inspireren? Weet bovendien voor wie je het congres houdt. Breng daarvoor de doelgroep in kaart en vraag jezelf af waar de behoefte ligt.

Een afgelegen congreslocatie klinkt misschien goed voor een ‘heidag’, maar is vaak minder ideaal als je met het ov wil komen. Organiseer je een congres met mensen uit het hele land? Dan is een bereikbare eventlocatie essentieel. Jaarbeurs ligt bijvoorbeeld naast het station én we hebben 3000 parkeerplekken. Daarnaast zijn er veel hotels in de buurt, dus ook perfect voor internationale congressen.

Congressen hebben al snel de status ‘saai’. Of langdradig. Zeker als kennis delen een doel is. Maar gelukkig zijn er makkelijke trucjes die je kunt toepassen. Door interactie toe te voegen bijvoorbeeld. Of workshop. Een verrassend buffet, een indrukwekkende spreker of een optreden van een bekende dansgroep. Vergeet ook niet voldoende pauzes in te lassen en neem hier ruim de tijd voor. Zo komen je deelnemers even op adem, kunnen ze de benen strekken of telefoontjes plegen.

Liefde gaat door de maag, nietwaar? Goede catering is dus essentieel. Eten draagt veel meer bij aan de beleving dan je denkt. Je kunt er meer mee dan je denkt. Zo kun je het thema doortrekken in de gerechten, vertellen waarom je ergens voor kiest (denk aan duurzame keuzes) of mensen verwonderen met wat er op het bord ligt.

Niks vervelender dan een ontbrekende presentatie of een microfoon die niet werkt. Of als je in een bomvolle zaal zit, maar de spreker niet kunt zien. Allemaal zaken die je als organisatie op voorhand had moeten weten. Bij Jaarbeurs weet je in ieder geval dat je goed zit. Onze congreszalen zijn plug & play – je hoeft alleen nog maar in te pluggen en alles werkt. Bovendien kunnen we je adviseren over de juiste opstelling voor verschillende sessies.