International Forum brengt 2.200 zorgprofessionals uit 52 landen samen in Jaarbeurs

Een congres met ruim 2.200 deelnemers uit 52 landen en tóch het gevoel van een hechte community. Dat was de uitkomst van het International Forum on Quality & Safety in Healthcare, georganiseerd door BMJ Group en The Institute for Healthcare Improvement (IHI) en het afgelopen jaar gehouden in Koninklijke Jaarbeurs. Drie dagen lang stond Utrecht in het teken van zorgprofessionals die samenkwamen om kennis en inspiratie te delen.

BMJ Group en The Institute for Healthcare Improvement (IHI) organiseert het International Forum drie keer per jaar: in Europa, Azië en Australië. De International Forum vond in 2018 in Nederland plaats en de organisatie was enthousiast om terug te keren. “We hadden sterke partners in de regio, de stad was goed bereikbaar en Jaarbeurs kon ons de juiste ruimte bieden. Dat maakte de keuze logisch,” vertelt eventmanager Becky Wanbon.

Alles dichtbij elkaar
Voor de organisatie betekende het congres een flinke uitdaging. Het programma bestond onder andere uit verschillende offsite bezoeken, workshops en plenaire sessies. Het hielp dat Utrecht compact is en alles dicht bij elkaar ligt. Becky: “We waarderen de gemoedelijke sfeer en je staat zo in de binnenstad. Er zijn genoeg hotels, restaurants en gezellige winkels. Utrecht heeft alle ingrediënten die een congresstad nodig heeft.”

Drie dagen vol inhoud en beleving
Het forum duurde drie dagen. De eerste dag stond in het teken van workshops en acht bezoeken aan onder andere ziekenhuizen en zorginstellingen in Utrecht en omgeving. Groepen van twintig tot zestig deelnemers kregen zo een inkijkje in Nederlandse innovaties op het gebied van kwaliteit en patiëntveiligheid. De tweede en derde dag stroomde Jaarbeurs vol: 2.221 deelnemers bezochten keynotes, parallelsessies en de expositie. De organisatie koos voor verschillende ruimtes bij Jaarbeurs: de grote hallen én de direct daarboven gelegen  congresgebieden Supernova en Media Plaza.

Jaarbeurs maakt het levendig
Becky was zeer te spreken over Jaarbeurs: “De flexibiliteit van de hallen was een groot voordeel. Het voelde als een blanco canvas waarin we onze eigen indeling konden maken, van registratie en expositieruimte tot plenaire zaal en posterboards.” De Polarzaal in het congresgebied Media Plaza bleek bijzonder goed te passen bij het programma en voegde een creatieve draai toe aan de dag. De sessies die daar gehouden werden, kregen door een ronde opstelling een interactief karakter. “Dat bood ons echt iets nieuws. We vroegen programmamakers om de zaalopzet actief in hun sessies te gebruiken. Dat werkte goed en maakte de beleving sterker.”

Als één team
Ook over de samenwerking met het team van Jaarbeurs was Becky tevreden: “We hadden dagelijks contact, soms wel de hele dag door. Dat gaf ons het vertrouwen dat alles geregeld werd.” En dát was ook zo, vertelt Jannemarije Spruitenburg, key accountmanager bij Jaarbeurs. Dit was volgens haar een uniek visitekaartje: “Dit was het eerste grote internationale congres dat ik mocht begeleiden. Dat betekende scherpte in de voorbereiding en constant meedenken. Alles moest gewoon kloppen, tot in de details.”

Geen stress
Een congres van deze omvang vraagt veel van de organisatie. Toch kijkt Becky en haar team terug op een soepel proces. Becky: “Het klinkt misschien vreemd, maar het voelde bijna kalm. Dat komt doordat we – zowel wij als Jaarbeurs – zoveel tijd samen in de voorbereiding hebben gestoken. Iedereen wist wat er moest gebeuren.” Deelnemers waardeerden de overzichtelijke indeling van de ruimtes en de vele plekken om informeel te ontmoeten. Ook de stad leverde een belangrijke bijdrage. Hotels zaten bomvol, maar doordat alles op loopafstand lag, ontstond er vanzelf een gevoel van verbondenheid.

Ambitie en aanbeveling
Voor Jaarbeurs sluit de samenwerking met BMJ Group en IHI naadloos aan bij de ambitie om meer internationale congressen naar Utrecht te halen, met speciale focus op life sciences & health, duurzaamheid en digitalisering. Jannemarije: “Utrecht heeft hierin veel te bieden. Niet alleen onze locatie, maar het hele ecosysteem van kennisinstellingen en partners maakt ons én de stad aantrekkelijk voor internationale congressen.”

Ook Becky kijkt positief terug: “We zouden Jaarbeurs zeker aanbevelen. Het team denkt mee en investeert in je succes. Utrecht zelf is een verrassende en gastvrije stad. Voor onze deelnemers was het een ervaring die ze niet snel vergeten.”