Kick-off
organiseren
Kick-off organiseren? Dit moet je weten
Een kick-off vergadering is een mooi moment om een nieuw project, strategie of jaar in te leiden. Een manier om ‘alle neuzen dezelfde kant op te krijgen’. Om mensen te inspireren. Maar wat houdt een kick-off vergadering precies in? Waarom is het belangrijk en welke soorten zijn er?
Wat is een kick-off vergadering?
Je hebt waarschijnlijk weleens van een ‘kick-off’ gehoord. Het is de officiële start van een bepaald moment. Maar wat is een kick-off vergadering dan? Eigenlijk is het niks anders dan een startbijeenkomst van een project of evenement waar je doelen vaststelt. Hier maak je afspraken met elkaar en zorg je dat iedereen weet wat de bedoeling is. Tijdens deze kick-off vergadering zet je de toon voor de rest van het project. Het is daarom extra belangrijk dat je iedereen weet te enthousiasmeren en betrokken maakt.
Verschillende soorten kick-off vergaderingen
Bij Jaarbeurs hebben we al verschillende soorten kick-off vergaderingen voorbij zien komen in onze congreszalen. Niet gek, want ze zijn er in verschillende soorten:Project kick-off
De naam zegt het al: een project kick-off vergadering is de beste manier om een specifiek project af te trappen. Hier bespreek je rollen en verantwoordelijkheden. Bovendien is het dit het moment om te zorgen dat iedereen met dezelfde overtuiging start aan dit nieuwe project. Wat wordt er van wie verwacht en wanneer gaat iets (niet) de goede kant op?
Jaarlijkse kick-off
Regelmatig komen verschillende teams binnen een organisatie bij ons vergaderen om het nieuwe jaar in te luiden. Het marketingteam bijvoorbeeld voor een eerste brainstormsessie voor het nieuwe jaar. Of een salesafdeling die de aankomende strategie gaat bespreken.
Kick-off productlancering
Tijdens een kick-off productlancering kan je een hoop enthousiasme en betrokkenheid creëren. Dit is een ideaal moment om het nieuwe product te introduceren tijdens een laagdrempelige vergadering. Geef medewerkers of externe stakeholders ook de tijd om vragen te stellen en ga het gesprek aan met elkaar.
Sales kick-off
We benoemden het net al eventjes; een kick-off met het salesteam. Tijdens deze kick-off meeting bespreek je specifiek met het verkoopteam een strategie van een nieuwe product of dienst. Met als grootste doel: het motiveren van iedereen die het moet gaan verkopen.
Kick-off ruimtes van Jaarbeurs
Bij Jaarbeurs ontvangen we regelmatig verschillende organisatoren die een geschikte ruimte zoeken voor hun kick-off bijeenkomst. Afhankelijk van de wensen en de hoeveelheid deelnemers, kunnen we daarvoor verschillende gebieden en ruimtes voor adviseren.
Wat is het doel van een kick-off?
Als je iets nieuws introduceert, wil je duidelijkheid. Helderheid. En betrokken mensen. Je wil dat iedereen weet wat hun rol is en wanneer het project geslaagd is. Zo zorg je dat mensen met dezelfde overtuiging aan iets nieuws beginnen. Door een strakke kick-off vergadering te organiseren kan je motivatie verhogen. En niet onbelangrijk: samenwerking versterken en misverstanden wegnemen. Essentieel om je project te starten.
Makkelijker gezegd: het doel van een kick-off vergadering is:
- Doelstellingen bespreken
- Rollen vastleggen
- Mensen enthousiasmeren en overtuigen
- Afspraken maken met elkaar
- Potentiële misvattingen wegnemen
In 6 stappen een kick-off organiseren
Ga je een kick-off organiseren? Dan wil je dat het een succesvolle aftrap wordt die nog lang blijft nagalmen. Zo doe je dat:
Je gaat ook geen boodschappen doen als je niet weet wat je nodig hebt. Dat is bij een kick-off net zo. Formuleer het doel en schrijf op wat je wil bereiken. Is het een doel voor het hele team, wil je duidelijk scheppen over een nieuw project of ga je mensen inspireren en motiveren? Door je doelen duidelijk te formuleren, maak je ook betere keuzes tijdens de organisatie van de kick-off.
Hoe geef je invulling aan de bijeenkomst? Maak een agenda met genoeg ruimte voor specifieke onderdelen. Bijvoorbeeld presentaties, introducties, interactieve momenten en een vragenronde. En niet onbelangrijk: vergeet de pauzes en cateringmomenten niet.
Kijk goed naar je doel, de hoeveelheid mensen en de sfeer die je nodig hebt. Weet je dat? Dan kan je een eventlocatie uitzoeken. Kijk ook waar je doelgroep vandaan komt, of het goed bereikbaar is en of het aansluit bij jouw wensen. Bij Jaarbeurs hebben we verschillende ruimtes die je kunt gebruiken voor een kick-off. Vergaderzalen bijvoorbeeld. En ook grote congreszalen of beurshallen. Het is maar net wat je zoekt en wat past bij jouw kick-off.
Je wil dat mensen nog lang napraten over jouw kick-off. Vergeet dus vooral de inspirerende elementen niet. Boek sprekers bijvoorbeeld. Of voeg een interactieve sessie toe.
Je kan maar één keer een goede start maken. Verwarring over tijd of locatie is dus absoluut verboden. Communiceer duidelijk waar het is, wat het is en waarom je dit doet. En vergeet bovendien niet eventuele instructies door te geven: wat verwacht je van de deelnemers, wel of geen voorbereiding?
Je wil top-of-mind blijven bij de deelnemers. De kracht zit ‘m namelijk in wat er ná de kick-off gebeurt. Volg afspraken op, verdeel acties en stuur een samenvatting. En niet onbelangrijk: communiceer over de voortgang.
Kick-off organiseren bij Jaarbeurs
Bij Jaarbeurs hebben we meer dan 100 jaar ervaring in het organiseren en hosten van kick-offs. We helpen je graag met het organiseren van jouw frisse start, kick-off en vergadering. Heb je vragen of wil je meer weten over hoe en waarom je een kick-off organiseert? We zijn er voor je.
Kick-off organiseren?
Ontdek de mogelijkheden!
