Duizend bezoekers per dag, demo’s vol data, persoonlijke ontvangst én een openingsvideo die de toon zet voor de rest van het event. Uit alles bleek: Esri Connect is geen doorsnee software-bijeenkomst. Het is hét jaarlijkse moment waarop Esri Nederland haar klanten samenbrengt bij Koninklijke Jaarbeurs.
Dagelijks werken er meer dan 2.400 organisaties in Nederland met de software van Esri. Het bedrijf helpt organisaties om met locatiegegevens betere beslissingen te nemen. Met het platform ArcGIS combineren organisaties data op een kaart, waardoor iedereen letterlijk hetzelfde beeld heeft. Makkelijker gezegd: Esri ontwikkelt geo-informatiesoftware. Hiermee kan een waterschap bijvoorbeeld sloten inspecteren of een retailer de beste locatie zoeken voor een nieuwe vestiging. Om te zorgen dat klanten alles uit de software halen en op de hoogte zijn van de nieuwste trends en ontwikkelingen, organiseert Esri jaarlijks een grootschalig klantevent: Esri Connect. Afgelopen april voor de tweede keer in Jaarbeurs.
Centrale locatie
Esri Nederland koos bewust voor Jaarbeurs als evenementenlocatie. Eventmanager Ilona Leuvenkamp: “We groeiden uit onze oude locatie in Rotterdam. We zochten een centrale plek die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. Jaarbeurs is dat. Bovendien is het voor ons de juiste combinatie van een grote plenaire zaal, voldoende sessieruimtes en plaats voor een expo.” De keuze viel op het Beatrix Theater, dat náást het station ligt. Ilona voegt toe: “En de theaterzaal is natuurlijk prachtig om een plenaire sessie te hebben. Je zit daar in die mooie rode stoelen, dat doet echt wat voor de beleving.”
Een dag vol beleving
Ilona benadrukt het belang van beleving tijdens het event. “Met Esri Connect willen we onze klanten inspireren. En een mooie belevenisvolle dag brengen waarna mensen met een glimlach weer naar huis gaan. We startten daarom met een impactvolle video. Die video zoomde in op maatschappelijke thema’s zoals klimaat, energie en leefomgeving en liet zien hoe onze software daarin betekenis kan geven.” Accountmanager van Jaarbeurs, Corry Neggers, was er ook bij en vult aan: “Het was de combinatie van licht, geluid en beeld dat een heel sterk begin vormde. Dit kwam echt binnen. En direct was duidelijk bij iedereen: dit wordt geen standaard evenement.”
Persoonlijk tintje
Het evenement werd een mix van keynotes, demo’s en klantverhalen, afgewisseld met live muziek of een zangeres in de pauze. En hoewel er meer dan duizend mensen per dag aanwezig waren, voelde het verrassend persoonlijk. Dat kwam onder andere doordat Esri zoveel mogelijk eigen medewerkers inzette op allerlei plekken. Bij de entree bijvoorbeeld. Of de registratiebalie. Ilona: “We huurden hier geen hostessen voor in. Alle mensen bij de ontvangst, de deur, bij de zalen … waren allemaal mijn collega’s. Ook de mensen die achter de balie stonden, waren collega’s die bijvoorbeeld veel contact met klanten hebben. Dat gaf een stukje herkenning en laagdrempeligheid.”
Ilona blikt tevreden terug op het evenement. Ze is erg te spreken over de flexibiliteit van Jaarbeurs. Esri werk namelijk al jaren met een vaste externe AV-partner, Bourgonje. “Zij weten precies wat we nodig hebben voor onze evenementen. We nemen hen dus graag met ons mee. Jaarbeurs doet daar niet moeilijk over. Mijn collega’s en Bourgonje werken moeiteloos samen met Gert, de technicus van het Beatrix Theater. Dat geeft rust en vertrouwen. Alles liep zoals afgesproken.”
Serieuze uitdaging
Voor Jaarbeurs geldt dat hetzelfde. Daarnaast zegt Corry dat Esri Connect niet zomaar een evenement is, maar een waar project waar alles samenkomt: inhoud, techniek en teamwork. Corry: “Het is technisch behoorlijk uitdagend, in elke sessiezaal worden live demo’s gegeven, met eigen systemen, veel stroompunten en stevige internetcapaciteit. Soms draaiden er zelfs 150 laptops tegelijk. Dan moet elk detail kloppen. Maar het is juist die complexiteit die het extra leuk maakt. Want elke schakel telt: techniek, schoonmaak, routing, signage. We konden hier echt iets neerzetten waar we samen trots op kunnen zijn.”
Langdurige samenwerking
Die prettige samenwerking is inmiddels uitgegroeid tot een meerjarige afspraak tussen Esri en Jaarbeurs. De volgende editie van Esri Connect staat alweer gepland in april 2026. Ilona is er blij mee, want samenwerken met Jaarbeurs noemt ze een ‘verademing’. “De communicatie is duidelijk en we hebben korte lijnen. Ik gooi alles wat ik van mijn collega’s binnenkrijg, zo op tafel bij Corry. En ik weet, als zij zegt: ‘ik regel dat’, dan wordt het ook goed geregeld. Daar hou ik van.”
