Een schaatsbaan van 1500 m2, curling, quad rijden over de Polar Trail, een 30 meter hoge zweefmolen en een muziektheater. En dat was nog niet eens alles! Het Winterspektakel toverde Jaarbeurs afgelopen winter om tot een heus wonderland. Een nieuwe winterse traditie is geboren.
Jaarbeurs is de grootste venue van Utrecht en ligt supercentraal. Het heeft landelijk bereik. Als je daar iets neerzet, heeft dat meteen uitstraling. En voor een event als dit heb je gewoon veel ruimte nodig.Huub van de Vecht, Vecht Concepts
Het idee voor het Winterspektakel ontstond vanuit een gedeelde wens: Amsterdam en Brabant kenden al hun grote winterfestivals, maar Utrecht nog niet. Huub van de Vecht, van Vecht Concepts, liep al langer rond met het plan om een groot, toegankelijk winterevent neer te zetten. Hij bundelde krachten met productiepartner ONA, met Iko Claassens. Samen zagen zij in Jaarbeurs de logische plek om het concept op te schalen. “Jaarbeurs is de grootste venue van Utrecht en ligt supercentraal,” vertelt Van de Vecht. “Het heeft landelijk bereik. Als je daar iets neerzet, heeft dat meteen uitstraling. En voor een event als dit heb je gewoon veel ruimte nodig.”
“Een bak koffie, een idee op tafel en gáán”
De eerste gesprekken met Jaarbeurs verliepen volgens Huub verrassend laagdrempelig. “We gingen een bakje koffie doen met key accountmanager Jasper Peeters en hebben het idee op tafel gegooid, daarna hebben we veel gemaild en gebeld. Het ging heel ongedwongen. En wat fijn is: ze denken mee in het mogelijk maken.”
Het mooie van dit concept: Jaarbeurs heeft al langer de wens om een groot landelijk dekkend kerstevent te organiseren. Jasper vertelt: “We hebben natuurlijk Disney on Ice en eerder al een kerstcircus gehad. Maar we wilden nóg iets groots, thematisch en magisch. In de eerste verkennende gesprekken merkten we; alles komt hier samen! En zie het resultaat.”
Facts & Figures
- Aantal bezoekers/deelnemers: 100.000
- Gebruikte locatie + sessiezalen: hal 3, 4 en buitenplein
- Meerwaarde van Jaarbeurs aan het event: Jaarbeurs heeft een groot netwerk. De teamleden kunnen je koppelen aan mensen die kunnen aansluiten op zo’n groot event.
- Doel van de bijeenkomst: Mensen samenbrengen rond de feestdagen
Samen bouwen aan iets moois
Het Winterspektakel was geen standaard ‘huur de ruimte’-constructie. Jasper: “Het gaat verder dan de hal en faciliteiten laten zien en dan een sleutel afgeven. We hebben ons hier opgesteld als meedenkend partner om comfort te creëren in het ondernemerschap.” Die keuze zat vooral in de manier van samenwerken en het denken in de lange termijn. “Deze partnership is gericht op groei en continuïteit. Dit ga je niet aan voor één editie, maar voor meerdere jaren. Dan moet je elkaar de ruimte geven om te bouwen.”
Overzichtelijke samenwerking
Tijdens de eventperiode draaide het Winterspektakel in nauwe afstemming met alle partijen. Iko: “Het is best een overzichtelijke samenwerking: Jaarbeurs als venue, wij de rest. Maar als er dingen waren, zoals schoonmaak, logistiek, dagelijkse afstemming, werd dat altijd fijn en flexibel opgepakt. Er was altijd een eventmanager aanwezig, het contact liep goed.”
Huub vult aan dat Jaarbeurs duidelijk de rol van partner pakte, door mee te denken én actief verbindingen te leggen met partijen en kansen die bijdroegen aan de verdere ontwikkeling van het event. “Jaarbeurs heeft een groot netwerk. De teamleden kunnen je koppelen aan mensen die kunnen aansluiten op zo’n groot event. Bijvoorbeeld aan de zakelijke kant zoals arrangementen bedenken en bedrijven benaderen die iets zoeken in deze setting.”
Een event voor jong en oud
Voor Jaarbeurs is een publieksevent in december niet alleen ‘leuk’, het is ook van strategisch belang. Jasper: “December valt voor Jaarbeurs net na het traditionele hoogseizoen. Dan zoeken we invulling die reuring brengt en mensen naar Jaarbeurs trekt. Het Winterspektakel trekt veel publiek en sluit naadloos aan bij Jaarbeurs: een event dat draait om het samenbrengen van mensen en gezinnen. Kinderen komen hier al jong binnen, hopelijk keren ze later weer terug.
Op naar de volgende editie
Het werd tussen neus en lippen door al even benoemd: de hoop op een nieuwe winterse traditie bij Jaarbeurs. De exacte data zijn nog niet bekend, maar dat het Winterspektakel terugkomt in de kerstvakantie, misschien zelfs ook een week eerder, staat vast. Huub zegt: “We hebben meer dan 100.000 mensen verwelkomt. We zien veel potentie en bouwen graag verder.” Iko is het daarmee eens en sluit af: “Volgend jaar weer. Zeker!”
En dat blijft niet alleen bij de winter. Deze zomer krijgt het concept namelijk al een vervolg! Namelijk: met het Utrechtse Zomerspektakel. Van 2 juli tot 2 augustus wordt Jaarbeurs omgetoverd tot zomers tafereel vol vermaak en verrassingen op elke hoek. Hier kan je bijvoorbeeld ontspannen op het stadsstrand, losgaan op een festivalterrein of klimmen in een avonturenbos. Zo bouwen Jaarbeurs en de organisatie van de spektakels aan een jaarronde publieksbeleving.
