Vergadering
organiseren

De locatie van de vergadering heeft veel invloed op de sfeer en de productiviteit. Afhankelijk van het doel van de vergadering, selecteer je een eventlocatie. Wil je bijvoorbeeld de jaarcijfers bespreken, dan wil je een kamer of zaal die niet te veel afleidt van de boodschap. Is het een brainstormsessie voor een nieuwe marketingcampagne? Dan wil je mensen inspireren. Kijk ook vooral of je de belichting aan kunt passen, bijvoorbeeld naar jouw huisstijl. En niet onbelangrijk: let goed op of je daglicht hebt. Dat geeft energie zodat mensen minder snel indutten.

Een simpel broodje kaas kan heerlijk zijn, toch verwachten je deelnemers waarschijnlijk wat meer. En eerlijk is eerlijk, het juiste eten zorgt dat mensen scherp blijven. Lange vergadering? Zorg dan ook dat je andere snacks serveert. Of een borreltje aan het eind. Zo hebben de deelnemers iets om naar uit te kijken.

Hoe vaak het wel niet voorkomt dat iemand z’n laptop omdraait om een presentatie te laten zien waar iedereen op moet kijken … Niet echt professioneel. Het is wel zo makkelijk als je toegang hebt tot een groot scherm, goede verlichting en eventueel wat microfoons. Bij de vergaderruimtes van Jaarbeurs (MeetUp) werken we met plug & play. Je hoeft alleen maar je laptop in te pluggen (ja, echt!) en je bent klaar voor je vergadering.