Privacy statement

PRIVACY STATEMENT


Algemeen
Jaarbeurs B.V. (“Jaarbeurs”)  is een internationale beurs- en congresorganisatie. Wij organiseren en bieden ruimte aan grootschalige publieks- en vakbeurzen, evenementen, zakelijke bijeenkomsten en congressen. Daarnaast biedt Jaarbeurs diverse online media- en communicatie diensten. Bij het uitvoeren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. In dit privacy statement kunt u lezen welke persoonsgegevens Jaarbeurs van u verzamelt en gebruikt en hoe wij daarmee omgaan. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. 

Jaarbeurs is de verwerkingsverantwoordelijke. Onze contactgegevens zijn:
    
Jaarbeurs B.V.
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
Bezoekers: 
•    info@jaarbeurs.nl
•    +31(0)30 295 5911
Deelnemers/organisatoren:
•    service@jaarbeurs.nl
•    +31(0) 30 295 2999
    
Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van Jaarbeurs en haar Europese gelieerde ondernemingen. 

Omgang met uw persoonsgegevens
Jaarbeurs vindt uw privacy belangrijk en zal zo zorgvuldig en veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Jaarbeurs zal zich daarbij aan de privacyregelgeving houden.

Jaarbeurs legt in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens vast. Bijvoorbeeld wanneer u deelneemt aan een beurs of congres, u zich inschrijft voor één van onze nieuwsbrieven, u uw badge laat scannen tijdens een beursbezoek, whitepapers downloadt, uw interesse opgeeft of op een andere wijze contact heeft met Jaarbeurs. Dat kunnen persoonsgegevens zijn, maar ook gegevens die door ons gebruikt worden voor het maken van analyses over het gebruik van onze websites, zoals het aantal keer dat onze websites bezocht worden en welke pagina’s worden bekeken. 

Indeling privacy statement
In dit privacy statement geven we aan welke persoonsgegevens wij van u kunnen verwerken. Welke persoonsgegevens dat zijn is afhankelijk van welke diensten u gebruik maakt en welke gegevens u op onze websites achterlaat. Zo zullen wij andere persoonsgegevens verwerken van onze bezoekers van fysieke of online diensten dan van onze (potentiële) exposanten of (potentiële) huurders van Jaarbeurs locaties. 

Om u zo goed mogelijk te informeren hebben wij een onderscheid gemaakt tussen de verwerking van persoonsgegevens voor een aantal specifieke diensten van Jaarbeurs en het gebruik van onze websites en social media kanalen. In dit deel treft u algemene informatie aan over de verwerking van uw persoonsgegevens die voor al deze diensten en voor de verwerking van persoonsgegevens via onze websites en social media kanalen geldt. Hieronder treft u een aantal links aan. Door op een link te klikken kunt u lezen welke persoonsgegevens Jaarbeurs verwerkt voor die specifieke dienst of verwerking en waarom:

    Beurzen en evenementen
    Congres- en vergadercentrum
    Horecavoorzieningen Jaarbeurs
    Online mediadiensten 
    Websites en social media

Sollicitanten
Voor sollicitanten hebben wij een afzonderlijke vacaturesite met een apart privacy statement. In het privacy statement sollicitanten op de website werkenbijjaarbeurs.nl kunt u lezen hoe Jaarbeurs met uw persoonsgegevens omgaat als u daar persoonsgegevens achterlaat.

Grondslag voor verwerking
Jaarbeurs gebruikt de onder de buttons genoemde persoonsgegevens onder meer voor de uitvoering en de afhandeling van een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de overeenkomst met u als bezoeker of exposant van een beurs of evenement. Of de overeenkomst voor de huur van een vergaderruimte of parkeerplaats. Tevens kan Jaarbeurs een wettelijke verplichting hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals fiscale verplichtingen.

Jaarbeurs kan uw persoonsgegevens ook gebruiken omdat Jaarbeurs hier gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor heeft. Deze belangen zijn onder meer het bieden van een goede dienstverlening, de beveiliging van gebouwen en systemen, een efficiënte interne bedrijfsvoering, het genereren van inkomsten, het beschermen van de financiële belangen en het op de hoogte houden van klanten van (nieuwe) producten en diensten van Jaarbeurs. 

Als Jaarbeurs persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Jaarbeurs deze afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken, maar de gegevens die tot aan het moment van intrekking zijn verwerkt blijven wel rechtmatig verwerkt. 

Doorgifte buiten de EU
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven naar landen buiten de EU in het kader van de organisatie van internationale beurzen en evenementen. Het kan daarbij voorkomen dat deze landen niet hetzelfde beschermingsniveau kennen als binnen Europa, waaronder de Verenigde Staten. Jaarbeurs treft in dat geval passende waarborgen.  

Daarnaast kunnen persoonsgegevens buiten de EU worden verwerkt, omdat bepaalde dienstverleners van Jaarbeurs in een land buiten de EU zijn gevestigd, zoals Microsoft en Mailchimp. Ook kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen vanwege het gebruik van diensten van Google Analytics, Facebook, Twitter en LinkedIn. Om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die buiten de EU worden verwerkt een gelijkwaardig beschermingsniveau houden, treffen we de noodzakelijke en passende maatregelen.

Profilering 
Jaarbeurs zal de informatie die wordt verzameld op haar websites en via andere bronnen combineren met elkaar, om u de beste (online) ervaring en dienstverlening te bieden. Jaarbeurs kan met uw toestemming informatie toesturen die afgestemd is op uw persoonlijke voorkeuren. Die voorkeuren worden afgeleid uit de gegevens die u heeft achtergelaten en/of gecombineerd met uw klikgedrag op onze websites.

Bewaartermijnen
Jaarbeurs bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doelen van de verwerking. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. 

Bepaalde persoonsgegevens moeten wij wel langer bewaren, omdat Jaarbeurs zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht. 

Beveiliging
Jaarbeurs heeft uiteraard beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onbevoegde toegang. 

 

Uw rechten, vragen en verzoeken 

Uw rechten: op grond van de privacyregelgeving heeft u een aantal rechten die hieronder staan beschreven.

•    Inzage: u heeft het recht om te vragen of Jaarbeurs persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, het recht op inzage in uw persoonsgegevens; 

•    Rectificatie: u heeft het recht om Jaarbeurs te vragen om uw gegevens te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn; 

•    Wissen: u kunt een verzoek doen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht op vergetelheid’);

•    Beperken: u kunt een verzoek doen om de verwerking van uw persoonsgegevens door 
Jaarbeurs te laten beperken, bijvoorbeeld als u meent dat jaarbeurs uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt of de verwerkte gegevens mogelijk onjuist zijn; 

•    Bezwaar: u kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden; 

•    Dataportabiliteit: u kunt een verzoek doen tot overdracht van uw digitale persoonsgegevens als de persoonsgegevens zijn verstrekt op basis van uw toestemming of een overeenkomst met Jaarbeurs.

Wilt u uw rechten uitoefenen of heeft u vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door Jaarbeurs? Stuur dan een bericht naar:

Jaarbeurs B.V.
Afdeling Legal
Postbus 8500
3503 RM Utrecht
of een e-mail aan: privacy@jaarbeurs.nl  

Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. 

Meer informatie over uw privacyrechten kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Jaarbeurs, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacy statement
Jaarbeurs kan haar privacy statement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op onze websites gepubliceerd.

Datum laatste wijziging: 2 september 2021