Je organiseert een event, regelt alles tot in de kleinste details en dan … komen er veel minder mensen dan oorspronkelijk gedacht. Balen! En het meest vervelende: deze mensen hadden zich wél aangemeld. Dit noem je een no-show. Maar wat is het nou precies? En misschien nog wel belangrijker, wat kun je doen om no-shows te voorkomen of te minimaliseren? We helpen je op weg.
Wat is een no-show?
Een no-show is een persoon die zich heeft aangemeld voor je event, een afspraak heeft gemaakt of een kaartje heeft gekocht, maar uiteindelijk toch niet komt opdagen. En dat zonder zich af te melden of te annuleren.
Waarom diegene toch niet komt? Dat kan verschillende redenen hebben. Bijvoorbeeld omdat deze persoon het vergeten is. Een dubbele afspraak heeft. Ziek. Of simpelweg geen zin. Maar hoe dan ook, het heeft altijd impact op jou als organisator. Lege stoelen, verspilde catering of omzetverlies bijvoorbeeld.
Waarom zijn no-shows vervelend?
Eén deelnemer die niet komt opdagen is niet zo’n ramp. Maar als je een groot congres organiseert en de opkomst is ineens veel lager, dan heb je een probleem. Bijvoorbeeld omdat je zo financiële schade lijdt. Je hebt immers kosten gemaakt voor deze mensen, terwijl ze er geen gebruik van maken. Bovendien heb je rekening gehouden met de capaciteit van de eventlocatie, de opstelling, goodiebags en de catering. Ook is de impact van je evenement een stuk minder. Een plenaire sessie met tientallen lege stoelen geeft toch een minder krachtige boodschap af dan een bomvolle zaal met geïnteresseerden.
Tips om een no-show te minimaliseren
Voorkomen is beter dan genezen, zeggen ze weleens. Alleen geldt dat niet helemaal bij no-shows. Je kunt no-shows namelijk helaas nooit helemaal voorkomen. Gelukkig zijn er wel manieren om het te minimaliseren.
- Tip 1: Communiceer duidelijk en vaak
Je kent de uitdrukking vast nog wel van je moeder van vroeger: “Hoe vaak moet ik het nou nog zeggen?!” Ze zei dat niet voor niets… Mensen vergeten sneller dan je denkt. Voor jou heeft het evenement de prioriteit, maar voor je deelnemers waarschijnlijk niet. Gebruik daarom duidelijke communicatie en doe dat vaak. Verstuur bevestigingen, herinneringen en praktische informatie via e-mail, Whatsapp of sms. En vergeet vooral niet te vertellen hoe belangrijk hun deelname is. - Tip 2. Geef alvast een inkijk in het programma
Maak mensen nieuwsgierig! Wakker dat enthousiasme aan en deel vooraf al wat informatie over het programma. Wat kunnen mensen verwachten? Denk aan een preview van een spreker, een spannende teaser, een aankondiging of vertel iets over een verrassend element. Speel in op die FOMO (fear of mission out – oftewel: de angst om iets te missen). - Tip 3. Creëer een gevoel van exclusiviteit
Iedereen wil zich graag speciaal voelen. Mensen voelen zich nou eenmaal meer betrokken bij een event als ze het gevoel hebben dat hun aanwezigheid gewaardeerd wordt. Vermeld bijvoorbeeld dat er beperkte plaatsen zijn of dat je alleen op uitnodiging kunt deelnemen. Power words doen het hier ook goed. Woorden als ‘exclusief ’en ‘uniek’ blijven publiekstrekkers. - Tip 4. Beloon aanwezigheid
Geef jouw deelnemers een reden om te komen, los van de inhoud natuurlijk. Koop ze om! Nee, flauw … omkoping is natuurlijk wat ver gezocht. Maar toch loont het wel om mensen iets tastbaars of extra’s te geven. Een goodiebag bijvoorbeeld. Of toegang tot exclusieve content. Een certificaat of accreditatiepunten. Dit zorgt er namelijk voor dat mensen het aantrekkelijker vinden om te komen. - Tip 5. Betrek deelnemers al voor het event
Mensen vinden het fijn om inspraak te hebben. Geef ze daarom een podium voordat het event begint. Bijvoorbeeld door het insturen van vragen voor een spreker. Of laat ze stemmen op een onderwerp dat aan bod moet komen. Of een poll waar je de resultaten van deelt op het event zelf. Manieren genoeg om deelnemers op voorhand bij je programma te betrekken. Een deelnemer die zich betrokken voelt zal sneller geneigd zijn om te komen.
- Tip 6. Werk met een gastenlijst
Heb je een gewild event of congres? Werk dan met een gastenlijst zodat je een afmelding kunt opvullen met andere geïnteresseerden. Zo weet je zeker dat jij je plaatsen vult. En bovendien: het zorgt ervoor dat mensen weten dat hun plek van waarde is. Ook dit kan motiverend werken om te komen. - Tip 7. Maak afmelden gemakkelijk
Dat klinkt wat gek … gemakkelijk afmelden terwijl je liever wil dat deelnemers gewoon komen. Maar als je op tijd weet dat iemand verhinderd is, dan kan je daar nog op inspelen. Bijvoorbeeld bij de locatie, de catering of door de plek op te vullen. In de praktijk blijkt dat het soms te moeilijk is voor deelnemers om zich af te melden. Het resultaat is een no-show. Maak het afmelden daarom eenvoudig. Bijvoorbeeld met een duidelijk button in de e-mail, een reply-optie of een link naar een afmeldmogelijkheid.
Het voorkomen van een no-show is dus lastig. Maar met een slimme combinatie van verschillende elementen kan je er wel voor zorgen dat je opkomst zo hoog mogelijk is. Denk vooruit, prikkel je gasten en maak het aantrekkelijk om erbij te zijn. Meer weten over hoe je je event organiseert met zo min mogelijk no-shows? Onze eventmanagers helpen je graag!
