Alles staat al klaar
Juist omdat ze weinig verstand had van online events, bood Jaarbeurs Studio een uitkomst. ‘De studio is Plug & Play en wordt verhuurd met een techniekpartner. Zij weten precies wat, waar, hoe en hoeveel er nodig is voor een goede uitzending. Of welke setting het best werkt voor het event – aan een tafel, achter een presenteerdesk of als interview in een loungehoek bijvoorbeeld. Eigenlijk hoefden wij alleen maar voor het programma te zorgen, zij deden de rest.’
De studio is Plug & Play. Voor ons was het regelen van het programma belangrijk, zij regelden de rest.
Tip: huur een dagvoorzitter in
En dan is het eindelijk zover. Alles is tot in de puntjes geregeld, iedereen weet wat ‘ie moet doen. En dan... is de eerste spreker te laat. Marleen: ‘Bij een fysiek congres informeren wij de aanwezigen in het theater en vragen we hen om nog even geduld te hebben. Mensen kunnen dan nog op de beursvloer rondlopen. Bij online kan dat niet. We waren al live, dus onze dagvoorzitter moest improviseren. Gelukkig kon ze dat goed.’
Een dagvoorzitter is volgens Marleen sowieso een aanrader. ‘Bij een fysiek event is een dagvoorzitter essentieel, maar online is het echt cruciaal. Hij/zij vat een verhaal samen, stelt vragen of spreekt de online bezoekers rechtstreeks aan. Onze dagvoorzitter vroeg het publiek te reageren in de chat. Via een tablet hield ze de vragen in de gaten en stelde die vervolgens aan de gasten in de studio. Het maakte het programma heel interactief.’
Start later met je communicatie
Marleen kijkt positief terug op het online congres. Haar doelstelling – hetzelfde bereik als bij het live event – is behaald. Mooi nieuws, want dat laat zien dat ze de juiste keuzes heeft gemaakt. Het online congres bracht haar ook inzichten: ‘Het was niet nodig om het over drie dagen uit te smeren. Er kunnen op één dag meerdere sessies tegelijkertijd plaatsvinden. Mensen volgen toch nooit alles, ze kiezen wat voor hen interessant is.’ Ook wat betreft promotie heeft ze een tip: je kunt later beginnen. ‘Met een fysiek congres starten we meestal drie maanden van tevoren met reclame maken. Dat deden we voor het online event ook, er gebeurde echter niks: geen reacties of inschrijvingen. Maar hoe dichter we bij het online congres kwamen, hoe meer inschrijvingen we kregen. Mensen besluiten veel later of ze wel of niet bij een online beurs willen zijn.’
Een combinatie van twee werelden
Op de vraag welk type event haar voorkeur heeft, zegt ze: ‘Een online event heeft mijn ogen geopend, je ziet direct wat het resultaat is. Toch heeft een fysieke beurs altijd iets magisch: je ziet en spreekt elkaar persoonlijk en je ziet dat er ‘iets’ gebeurt op de vloer. Ik geloof daarom in de kracht van een volledig fysieke beurs, dat online ondersteund wordt. Ik bedoel daarmee een hybride event: een mix van live interactie op de beursvloer in Jaarbeurs én online netwerken en (na afloop) kennissessies bekijken.’
