Online events organiseren UAF award

Een spetterende show online uitzenden: De UAF-Award 2021 live vanuit Jaarbeurs Studio

‘Gaan we het event verplaatsen of annuleren?’ Het was dé vraag die menig organisator de tijdens de coronacrisis bezig hield. Gelukkig is er nog een derde optie, het evenement online organiseren. Voor Stichting voor Vluchteling-Studenten UAF stond er namelijk één ding buiten kijf: de UAF-Award moet hoe dan ook in 2021 uitgereikt worden. En zo het geschiedde; ze kozen voor een spetterende online awarduitreiking via de Jaarbeurs Studio.

Het UAF is de oudste vluchtelingenstichting in Nederland. De stichting helpt vluchtelingen zichzelf verder te ontwikkelen op het gebied van studie en werk. Als non-profitorganisatie leeft de stichting van donaties. Ze organiseert daarom jaarlijks een campagne rondom de UAF-Award om de impact te tonen, donateurs te werven en de naamsbekendheid te vergroten. Met de UAF-Award vraagt het UAF aandacht voor het potentieel en het doorzettingsvermogen van gevluchte studenten en professionals. De winnaar wordt bepaald door een vakjury en een publieke stemming. Normaal gesproken wordt de UAF-Award uitgereikt bij UAF Live! voor iedereen die dat jaar een baan kreeg of is afgestudeerd en voor andere relaties van het UAF. Het event staat volledig in het teken van proosten op successen en netwerken met gelijkgestemden.

Maar corona strooide roet in het eten en door de maatregelen kon het event opnieuw niet doorgaan. Dat betekende ook geen uitreiking van de UAF-Award. En dát was geen optie voor campagneleider Lise van Zuilekom. ‘Met deze verkiezing laten we onze impact zien. Het draait om het aanspreken van onze achterban en het inspireren van andere vluchtelingen. We hadden al een jaar niks kunnen doen, daarom besloten we er een digitale uitzending van te maken'.

UAF

Vertrouwen op expertise van anderen
Het UAF streek neer in Jaarbeurs Studio: een vaste opnamestudio, ontwikkeld voor online events. Deze wordt verhuurd met ondersteuning van ervaren technici zodat je zelf kunt focussen op het onderwerp. Van Zuilekom: ‘We kozen hiervoor omdat het echt een professionele setting is. Bij ons had niemand ervaring in het uitwerken van een talkshow. We zochten dus naar een ruimte waar we zowel de studio als de techniek samen konden huren. Jaarbeurs Studio is echt plug & play.’

Focus op kernzaken
Vanuit de regiekamer keek Van Zuilekom mee met de uitzending die opzet was als een gelikte talkshow met diverse sprekers en natuurlijk de uitreiking van de award. ‘Een talkshow is stiekem behoorlijk hectisch. Iemand staat op van tafel, moet een nieuw oortje, de camera krijgt een andere invalshoek en tegelijkertijd komen de muzikanten in beeld. Jaarbeurs werkt daarom samen met Heuvelman Sound & Vision om te zorgen dat alles omtrent techniek soepel verloopt. Zo konden wij ons focussen op de mensen die aanwezig waren. Eigenlijk was ik heel ontspannen. Ik kon me richten op de voor mij belangrijke zaken: laten zien wat voor mooie mensen er zijn en wat hun potentieel is.’

Jaarbeurs is een mooie locatie met een fijn team dat meedenkt. De digitale awarduitreiking opende onze ogen.

Het moment suprême mooi vastgelegd
Via de livestream zien honderden kijkers hoe scheikundedocente, Norhan Alsheikh Hidar uit Syrië, de award wint. Het bleek voor de docente vrijwel onmogelijk om haar carrière als apotheker te hervatten in Nederland, daarom liet ze zich in sneltreinvaart omscholen via het project Statushouders voor de Klas van het UAF en Windesheim. Nu geeft ze scheikunde aan middelbare scholieren.

De bekendmaking werd prachtig in beeld gebracht. Van Zuilekom: ‘In de studio zitten vaste camera’s om de mensen aan tafel te filmen. De uitreiking wilden we staand doen en dus meer mensen in beeld brengen. Jaarbeurs regelde daarom ook een mobiele cameraman die het emotionele moment wist vast te leggen.’

Terug in hybride vorm
Van Zuilekom kijkt positief terug op het evenement. ‘We vonden het spannend om te doen, maar we zijn heel blij met het resultaat. Jaarbeurs is een mooie locatie met een fijn team dat meedenkt. En ze zijn flexibel. Alleen om die redenen zou ik al overwegen om terug te komen. De digitale awarduitreiking opende onze ogen. UAF Live! blijft, maar we gaan zeker kijken of we er een hybride event van kunnen maken.’

Bas Sterrenburg

Ook een online event organiseren?

Bas, accountmanager congressen en online events

Meer weten over Jaarbeurs Studio? Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden!

events@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 81