De evenementenbranche staat nooit stil. Waar vroeger alles fysiek plaatsvond, zien we de afgelopen jaren een verschuiving. Een trend. Want digitale ontmoetingen zijn harstikke normaal geworden. Oók bij evenementen. En wat krijg je als je beide werelden combineert? Precies. Een hybride evenement. We leggen je uit wat een hybride event is, wat de voordelen zijn en hoe je het succesvol organiseert.
Wat is een hybride evenement?
Je hebt er bij een auto weleens van gehoord: een hybride variant. Eentje die op zowel fossiele brandstof als elektriciteit rijdt. Twee vormen dus. Dat is met een evenement net zo. Een hybride evenement is namelijk zowel een fysiek als online evenement. Kortgezegd: publiek in de zaal én publiek achter een scherm.
Maar alleen een camera neerzetten bij een fysiek event, dát werkt niet. Je moet namelijk allebei de doelgroepen aanspreken en erbij betrekken. Je weet immers zelf ook hoe kort je aandacht achter een scherm is. Is een stukje minder interessant of niet helemaal je ding? Dan is het makkelijk om op het kruisje te drukken. Daarom zijn interactie en goede techniek essentieel bij een hybride evenement.
Voordelen van een hybride evenement
- Groter bereik
Iemand ziek, een te strakke agenda of aan de andere kant van de wereld? Normaal gesproken zouden deze mensen afhaken. Dat hoeft met de hybride variant niet: ze sluiten gewoon online aan. Datzelfde geldt natuurlijk ook voor je sprekers. Ook zij kunnen online ‘invliegen’ als ze niet fysiek aanwezig kunnen zijn. - Interactief
Steeds vaker worden tijdens een event de fysieke deelnemers in contact gebracht met de online bezoekers. Laat bijvoorbeeld de online kijkers ook vragen stellen, die de presenator bijvoorbeeld live behandelt. Een mooie manier om beide doelgroepen met elkaar te verbinden. - Content hergebruiken
Bij een hybride evenement neem je ook veel content al van tevoren op. Je wil immers dat jouw online kijkers net zoveel beleving ervaren als de mensen die live aanwezig zijn. En die content is een goudmijn. Perfect om op verschillende kanalen te gebruiken. - Duurzaam
Ja, je hebt data nodig om alles te streamen … maar tegelijkertijd heb je minder uitstoot omdat mensen vanuit hun huis mee kunnen kijken. En dat scheelt een hoop brandstof van auto’s, treinen en vliegtuigen. - Laagdrempeliger
Er zijn altijd wel bepaalde thema’s of onderwerpen die mensen minder relevant vinden. Soms betekent het dat iemand daardoor niet naar het event wil. En dat is zonde! Door het event hybride te maken, kunnen die mensen alsnog het event bijwonen en de onderwerpen skippen die ze wat minder vinden. - Meer data
Data op een fysiek event is soms moeilijk te verzamelen. Online gaat dat makkelijker. Bovendien kan je zo extra data krijgen. Denk aan kijktijd, interacties, downloads of antwoorden op polls. Ideale inzichten die je helpen om het volgende event nog beter te organiseren.
Wat heb je nodig voor een hybride evenement?
Zoals we eerder al aangeven: met alleen een camera kom je er niet. Een goed hybride event heeft meer nodig. Bijvoorbeeld goede techniek, content en beleving. Dit zijn (als je het ons vraagt) de belangrijkste onderdelen:
- Een goede locatie
Dit is natuurlijk een gevalletje ‘wij van wc-eend’… Maar: de boodschap wordt er niet minder om. Want de eventlocatie moet natuurlijk geschikt zijn voor zowel live publiek als voor camera’s en techniek. De akoestiek moet kloppen en de belichting moet in orde zijn. En wat dacht je van de juiste technische mogelijkheden? Of überhaupt de internetverbinding om het event te streamen? - Professionele techniek
Niks is zo vervelend als een haperende verbinding, een microfoon die niet werkt of een wazige camera. Kies je voor een hybride versie van je event, dan moet je de techniek professioneel aanpakken. Bij Jaarbeurs kunnen we je daarbij helpen, we brengen je graag in contact met de juiste partijen. - Interactie
Zoals we al eerder aangaven, het rode kruisje boven in het scherm is snel gedrukt. Zorg daarom dat je jouw online kijkers betrekt bij het event. Stel hen vragen, gebruik polls, chats, online break-rooms. Er zijn verschillende mogelijkheden om de online bezoekers actief te betrekken bij de fysieke variant. Gebruik ze! - Regie. Regie.
Zorg dat je een goede regisseur inschakelt die je hierbij helpt. Wie komt wanneer in beeld, wat laat je tijdens de pauzes zien, hoe switch je tussen live en online? Wanneer wissel je van camera? Tal van vragen die extreem belangrijk zijn voor de beleving van de online kijker. Denk als een film- of televisiemaker! - Denk aan de online kijker
Als je een hybride variant maakt, dan ben je geneigd om het te organiseren voor de bezoeker. Vergeet vooral de online kijker niet. Instrueer je sprekers bijvoorbeeld dat ze ook af en toe in de camera kijken en niet alleen naar het publiek praten. Of gebruik geen PowerPoints die slecht leesbaar zijn. Denk aan goede visuals en een verhaal dat klopt. Ook voor het scherm.
Ook een hybride evenement organiseren?
We kunnen ons voorstellen dat je niet elke dag een hybride evenement organiseert. Wij wel. Of nou ja … in ieder geval regelmatig. Bij Jaarbeurs hebben we namelijk meer dan 100 jaar ervaring in het organiseren en hosten van allerlei soorten evenementen. En de laatste jaren is daar een online focus bij gekomen. Die ervaring gebruiken we om andere evenementen nog succesvoller te maken. Hulp nodig bij het organiseren van een hybride evenement? Wil je sparren of kijken wat we kunnen betekenen voor je? Neem contact met ons op, we staan voor je klaar!
