Vergaderen gebeurt allang niet meer alleen aan de lunchtafel of in dat (te kleine) stoffige hokje in de hoek. Online, hybride, met AI of juist kort en to-the-point: er zijn ontzettend veel vergadertools die je helpen om slimmer te werken. Wanneer gebruik je idealiter welke? En wat voegt het toe aan je vergadering?
Dit zijn 10 online vergadertools die je helpen om efficiënter te vergaderen, van plannen tot notuleren en samenwerken.
1. Microsoft Teams
Een van de meest gebruikte online vergadertools. Met Microsoft Teams kun je videobellen, chatten, bestanden delen en vergaderingen opnemen.
Handig voor:
- Dagelijkse meetings
- Hybride vergaderen
- Samenwerken in één omgeving
2. Zoom
Zoom staat bekend om de stabiele videoverbinding en makkelijk gebruik. Het is ideaal voor grotere meetings en webinars.
Handig voor:
- Grote online vergaderingen
- Webinars
- Externe meetings
3. Google Meet
Werk je met Google Workspace? Dan is Google Meet een logische keuze. Snel opstarten, makkelijk delen en weinig gedoe.
Handig voor:
- Snelle online meetings
- Samenwerken binnen Google-omgeving
4. Miro
Miro is geen standaard vergadertool, maar een digitaal whiteboard. Perfect voor brainstorms en creatieve sessies. Dankzij handige digitale post-its schrijf je gemakkelijk alle ideeën, mindmaps en schema’s op.
Handig voor:
- Brainstormsessies
- Workshops
- Visueel samenwerken
5. Notion
Notion is een ‘alles-in-één’ digitale werkplek-app voor het organiseren van notities, projecten en documenten. Makkelijker gezegd: alles voor jouw werk, op één plek. Het helpt je rondom je vergadering te organiseren: agenda’s, notulen en actiepunten.
Handig voor:
- · Structuur in vergaderingen
- · Documentatie en opvolging
6. AI-tools om te notuleren
Er zijn verschillende AI-tools die je kunt gebruiken tijdens je vergadering om te notuleren. Bijvoorbeeld Otter.ai, Notta, Fireflies.ai of Amberscript. Deze tools zetten gesprekken automatisch om in tekst. Ideaal voor het notuleren van vergaderingen.
Handig voor:
- Automatisch notuleren
- Transcripties
- Samenvattingen
7. Microsoft Copilot
Copilot helpt je tijdens meetings met samenvattingen, actiepunten en inzichten. Wij vinden het een slimme aanvulling op Teams.
Handig voor:
- AI-ondersteuning tijdens meetings
- Sneller notuleren
- Overzicht houden
8. Trello
Trello is geen vergadertool in de klassieke zin, maar wel handig voor wat er ná de vergadering gebeurt. Hier hou je alle taken en notities overzichtelijk bij elkaar. Ook kun je werken met zogenaamde ‘borden’ en ‘kaarten’ waar je taken en acties onder kunt plaatsen. Ben je klaar? Dan verschuif je eenvoudig de taak naar een andere kaart.
Handig voor:
- Actiepunten bijhouden
- Taken verdelen
- Overzicht houden
9. Slido
Wil je je vergadering wat interactiever maken? Dan is Slido misschien wel een fijne tool voor jullie. Je kunt hier gemakkelijk live peilingen toevoegen, quizzen maken of anonieme vragen laten insturen die je vervolgens klassikaal bespreekt.
Handig voor:
- Presentaties
- Grotere groepen
- Interactie stimuleren
10. Calendly
Net als tip 8 (Trello) is dit niet helemaal een klassieke vergadertool. Maar: vergaderen begint wel met plannen. Met Calendly kan je gemakkelijk afspraken plannen zonder dat je heen en weer moet mailen om een gaatje te vinden in jullie drukke agenda’s.
Handig voor:
- Meetings plannen
- Beschikbaarheid delen
- Tijd besparen
Welke vergadertools heb je echt nodig?
Je hoeft ze niet allemaal te gebruiken. Sterker nog: te veel tools maken het vaak juist onoverzichtelijk. Vaak kom je ook al uit de voeten met een tool voor online meetings, eentje voor samenwerking en eentje voor notulen. Helemaal ideaal is natuurlijk een tool die het allemaal combineert.
Online vergadertools of toch fysiek samenkomen?
Inmiddels is het zo normaal geworden: online werken. We zijn eraan gewend en kunnen eigenlijk niet meer zonder. Vergadertools maken samenwerken makkelijker. Zeker als je team bestaat uit mensen die van verschillende steden moeten komen of als je snel wil schakelen.
Maar: als je het ons vraagt, is fysiek samenkomen toch het beste. Want als mensen samenkomen, gebeuren en mooie dingen. Vooral bij brainstorms, strategische sessies of belangrijke beslissingen. Daar ontstaat vaak meer energie en interactie dan online.
Bij Jaarbeurs MeetUp vind je ruimtes die perfect aansluiten op zowel online vergaderingen als de fysieke varianten. Geschikt voor hybride meetings én voor de momenten waarop je juist wél samen aan tafel wilt zitten. Moet het toch echt een online bijeenkomst worden? Kijk ook eens naar de mogelijkheden bij Jaarbeurs Studios.
