Ga je een evenement organiseren, dan wil je dat alles vlekkeloos verloopt. Het registeren bijvoorbeeld. Dat moet zo makkelijk mogelijk gaan. Net als de catering, de beleving en de evaluatie. Er zijn verschillende tools die je hierbij helpen. Een daarvan is de QR-code. Het kleine blokje met zwart-witte pixels maakt je evenement interactiever, verrassender en een hoop efficiënter. We leggen je alles uit wat je moet weten over een QR-code voor jouw evenement.
Waarom een QR-code maken voor jouw evenement?
Ongetwijfeld heb je zelf weleens een QR-code gebruikt. Bijvoorbeeld op een ticket. Bij een poster of om een betaling te doen. Ideaal! Je scant de code en binnen een seconde ben je op de juiste pagina, app of formulier. En dát gemak wil je jouw bezoekers natuurlijk ook geven. Maar dat is nog niet alles: een QR-code heeft meer voordelen.
- Minder lange wachtrijen
Zet je een QR-code op het toegangsbewijs, dan kunnen je deelnemers sneller naar binnen. Hoe? Scannen, piep, doorlopen en klaar! Organiseer je een groot event? Dan is dat ideaal. Het scheelt je lange rijen en gefrustreerde mensen. En natuurlijk voor je medewerkers ook: minder papierwerk, minder gedoe en meer rust. - Duurzaam alternatief voor papier
Programmaboekje, plattegrond of papieren flyer? Prijzig. Maar belangrijker nog: niet zo duurzaam. Sla je printwerk over en zet alle belangrijke informatie achter een QR-code. Goed voor je portemonnee én het milieu. - Goed om data te verzamelen
Wil je je event goed en effectief meten? Maak dan een QR-code en vraag wat bezoekers van het event vonden. Perfect om te evalueren. Het is ook handig om e-mailadressen te verzamelen voor een nieuwsbrief of andere follow-up. Perfecte data om ook na je event slim in te zetten. - Beleving toevoegen
Het klinkt wat gek, beleving dankzij een QR-code. Toch kan het: je kunt mensen bijvoorbeeld laten stemmen via die code. Of direct toegang geven tot exclusieve content, een digitale goodiebag of een interactieve plattegrond. Dit maakt de beleving groter en interactiever. En dat zonder complexe techniek of installaties.
Hoe kan je een QR-code maken voor jouw event?
Een QR-code maken is makkelijker dan je denkt. Met de juiste tools heb je er zo eentje aangemaakt.
Stap 1. Bedenk het doel
Waarvoor je de QR-code wil gebruiken? Er zijn verschillende mogelijkheden. Mensen doorsturen naar een website bijvoorbeeld. Of een registratieformulier. Of moet je code dynamisch zijn zodat je die later nog kunt aanpassen? Als je weet wat de code moet doen, kan je verder met de tweede stap.
Stap 2. Kies een QR-code generator
Er zijn een hoop verschillende generators waarmee je een QR-code kunt maken. Bijvoorbeeld QR Tiger, Me QR of QRCodeChimp. Kijk op voorhand goed of je een statische of dynamische variant wil maken. Kijk bovendien wat je verwacht te bereiken met de QR-code. Niet elke tool is gratis en soms zitten er voorwaarden aan. Bijvoorbeeld de hoeveelheid scans, vervaldatum of bestandopslag. Zoek dit goed uit.
Stap 3. Vul alle benodigde gegevens in
Vul jouw gegevens in. Plak de URL en voeg eventueel het bestand toe dat je wil koppelen. Soms zijn er extra opties: kleuren, je logo of het aanpassen van de vorm. Dat zijn leuke opties, want hierdoor maak je de code herkenbaar voor jouw merk of event.
Stap 4. Test, test, test!
Maak eerst de QR-code. Daarna is het tijd voor de meest logische (en vaak vergeten) stap: het testen van de QR-code. Het zou toch knap vervelend zijn als blijkt dat ‘ie helemaal niet werkt. Controleer daarom of de QR-code het doet. Doe dit op verschillende apparaten en met verschillende scanners.
Stap 5. Zet de QR-code op al je materialen
Aan een moeilijk te scannen QR-code, heb je niet veel. Zet de code daarom op logische plekken. Bijvoorbeeld tickets, banners, displays, badges, posters en op presentatieslides. Niet onbelangrijk: gebruik een grote code, voldoende contrast en een achtergrond die niet afleidt.
Haal het optimale uit je QR-code
Tot slot nog wat tips om het meest uit jouw QR-code te halen. Want als je de moeite neemt om er eentje te maken, wil je natuurlijk ook dat het goed gebruikt wordt.
- Communiceer duidelijk wat mensen ermee kunnen
Vermeld wat de bedoeling is van de QR-code. Bijvoorbeeld: ‘Scan hier om je aan te melden’, ‘Stem voor de meest interessante spreker” of “Bekijk hier het programma”. - Denk aan de wifi en het bereik
Gebruik je QR-codes die naar online content leiden die mensen gelijk op het event moeten bekijken? Zorg dat er voldoende wifi en/of bereik is. - Flexibiliteit nodig? Gebruik dynamische QR-codes
Verwacht je een lastminutewijziging? Of wil je één QR-code gebruiken voor verschillende elementen? Dan kan je een dynamische QR-code gebruiken. Hier kan je de achterliggende link of URL aanpassen zonder een nieuwe code aan te maken. - Meten = weten
Kijk of de generator van jouw QR-code ook statistieken aanbiedt. Zo kan je zien hoeveel mensen de code hebben gescand. En soms zelfs ook wanneer en waar. Handige data die je kunt gebruiken in de toekomst om je event te verbeteren.
Meer weten over het organiseren van een event? We helpen je graag. Onze accountmanagers staan klaar om je te helpen jouw evenement zo succesvol mogelijk te organiseren.
