Je zit midden in de organisatie van een evenement. De ruimte staat in optie, de gastenlijst krijgt vorm en de sprekers zijn geboekt. En toen kwam er een vraag in je op: welke zaalopstelling gaan we gebruiken? Met andere woorden: hoe richt je de ruimte eigenlijk in? De juiste zaalopstelling is van grote invloed op het succes van je event. Het bepaalt namelijk hoe mensen door de ruimte bewegen én met elkaar in contact komen. Hier lees je alles wat je moet weten over zaalopstellingen.
Een juiste zaalopstelling is belangrijk
Hoe je de tafels en stoelen in je evenementenlocatie plaatst, is essentieel voor het succes van je event. Waarom? Omdat het invloed heeft op de interactie. Op de kennisoverdracht. Of de discussie bijvoorbeeld. Vraag jezelf daarom af wat het doel is van de bijeenkomst. Wil je dat mensen voornamelijk luisteren? Discussiëren? Netwerken? Of is het een diner – en zo ja: staand of zittend? Kies je een verkeerde opstelling, dan creëer je onrust. Of een afstandelijke sfeer. Kies je de juiste opstelling, dan ondersteunt het je programma. Je vergroot de interactie en krijgt een prettige flow in de ruimte.
Welke zaalopstellingen zijn er?
Er zijn veel verschillende zaalopstellingen, inclusief variaties. Soms zelfs combinaties. Wij zetten de meest gekozen zaalopstellingen op een rij.
- Theateropstelling
De naam verraadt het al: dit is de klassieke opstelling zoals je ook in een theater zit, bijvoorbeeld ons Beatrix Theater. Alle stoelen zijn gericht op het podium of het scherm. Een theateropstelling is een ideale opstelling voor presentaties, lezingen, keynotes of andere plenaire sessies. Het draait hier namelijk volledig om de boodschap. Bovendien kan je op deze manier veel mensen kwijt in je ruimte én iedereen kijkt dezelfde kant op. Perfect voor de focus!Maar … wil je een discussie op gang brengen of moeten mensen notities maken? Dan is de theateropstelling wat moeilijker. Er zijn namelijk geen tafels en mensen kunnen elkaar niet goed aankijken.
- Cabaretopstelling
Waarom deze term is gekozen, is ons niet helemaal duidelijk. Misschien wel omdat het lijkt alsof je in een comedyclub zit: de stoelen staan namelijk in rijen, met kleine tafels ertussen. Het wordt veel gebruikt voor luchtige presentaties, interactieve sessies of evenementen waar je catering tussendoor krijgt. Het voordeel is de tafel: plek om wat op te schrijven of een drankje neer te zetten. Een cabaretopstelling heeft een informele sfeer.Hoewel een cabaretopstelling wat meer gemak heeft dan een theateropstelling, is het qua capaciteit wat minder. De tafels nemen namelijk veel ruimte in. En daarnaast: niet alle stoelen hebben goed zicht op het presentatiegedeelte.Zoek je specifiek een ruimte voor een zaalopstelling cabaret? Let dan goed op de verhouding tussen het aantal deelnemers en het zicht op het podium. Want: hoe groter de zaal, hoe slimmer je om moet gaan met de opstelling.
- U-opstelling
Bij een U-opstelling staan tafels en stoelen in een U-vorm, allemaal gericht naar een spreker of scherm. Dit is een fijne opstelling voor vergaderingen, omdat iedereen elkaar kan zien en aankijken. Bovendien leent het ook perfect voor brainstormsessies, pitches en trainingen. Het bevordert interactie met elkaar. Je kunt elkaar goed zien, en je hebt genoeg ruimte voor een opschrijfboekje, lunch en laptop.Een U-opstelling is wat minder geschikt voor grote groepen, omdat het vrij veel ruimte inneemt. Daarnaast zien de deelnemers de spreker of presentatie van opzij. Heb je een lange presentatie of vergadering, dan kan dat wat ongemakkelijk worden.
- Carré-opstelling
Bij een carré-opstelling staan de tafels in een gesloten vierkant of rechthoek. De stoelen staan (logischerwijs) aan de buitenkant. Dit is een goede opstelling voor vergaderingen of strategische sessies waar je weinig deelnemers hebt. Het is een laagdrempelige opstelling, want iedereen zit gelijkwaardig. Bovendien kunnen alle deelnemers elkaar hierdoor aankijken.Een carré-opstelling is wat minder geschikt voor presentaties of lezingen met een spreker. Dit komt omdat het een gesloten opstelling is. Het vraagt bovendien om veel ruimte.
- Dineropstelling
De term ‘dineropstelling’ dekt eigenlijk al de lading: hier zitten deelnemers aan ronde of rechthoekige tafels, verspreid door de ruimte. Meestal gaat het om tafels met 6 tot 10 stoelen, maar je bent natuurlijk vrij om te variëren. Wij gebruiken het meestal bij gala’s of bedrijfsdiners. Het is zeer geschikt om interactie te bevorderen tijdens het eten. Zeker bij ronde tafels kan iedereen elkaar aankijken en een connectie leggen. Het is perfect om een gezellige sfeer te creëren.Een nadeel van een dineropstelling is dat het wat minder geschikt is bij visuele presentaties die lang duren. Er zijn namelijk deelnemers die zich moeten omdraaien, want niet elke stoel is naar een podium gericht. Door de manier waarop de tafels staan heeft ook niet iedereen goed zicht op het podium of scherm. Wij raden weleens aan om in dit soort situaties de spreker rond te laten lopen.
- Arena-opstelling
Bij een arena-opstelling staat de spreker letterlijk in het middelpunt. Het podium staat namelijk in het midden van de ruimte, met de stoelen daaromheen. Een beetje zoals je in een stadion zit. Het geeft een intieme en energieke sfeer, want het publiek zit letterlijk rondom het onderwerp. Het is zeer geschikt voor inspiratiesessies, debatten of evenementen waar je interactie wil creëren.Een arena-opstelling vraagt wel de nodige skills van de spreker. Diegene moet veel draaien en bewegen om continu het publiek aan te spreken. Er is namelijk altijd wel een moment dat diegene met de rug naar het publiek staat.
- Lagerhuisopstelling
Debatteren? Dan is een lagerhuisopstelling perfect. Denk maar aan het Britse parlement, waar deelnemers in twee groepen tegenover elkaar zitten. Daartussen zit een vrije ruimte, waar gespreksleiders of sprekers zich kunnen bewegen. Ideaal voor een debat, pitch of paneldiscussie waarbij je te maken hebt met twee standpunten. Soms ook leuk om te doen bij een catwalk. Het stimuleert betrokkenheid en volledige aandacht.Wil je enkel presenteren en eenzijdig informatie overbrengen? Dan is een lagerhuisopstelling niet zo geschikt.
Zaalopstellingen voor vergaderingen
Overzicht, interactie en comfort. Dát zijn de belangrijkste elementen van een vergadering. Daarom adviseren wij meestal een U-opstelling, carré-opstelling of boardroomopstelling bij ons vergadercentrum MeetUp. Die laatste opstelling hebben we overigens hierboven niet beschreven: het is een lange tafel met stoelen eromheen. Bij deze indelingen kunnen deelnemers elkaar goed zien en bovendien ook het woord nemen. Uiteraard kunnen we ook combineren of variëren, bijvoorbeeld meerde U-opstellingen.
Kan je niet kiezen? Laat je adviseren
Twijfel je over de juiste opstelling? Dan helpen we je graag. Wij weten precies per ruimte hoeveel mensen je kwijt kunt, met welke opstelling. Bij Jaarbeurs denken we met je mee, want de ideale zaalopstelling is maatwerk. Heb je bijvoorbeeld een complex congres of variërend programma? Dan is een hybride opstelling interessant. Bijvoorbeeld een plenaire sessie in theateropstelling, gevolgd door break-outs in een U-vorm. We adviseren je graag!
