Als je tijd, energie en geld steekt in het organiseren van een evenement, dan wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk mensen mee kunnen doen. Oók de deelnemers die er verwacht of onverwacht, niet bij kunnen zijn. En dat kan door het event te streamen. Maar een streaming is meer dan alleen het filmen van je evenement. We leggen je uit hoe je het aanpakt.
Waarom een event streamen?
Een online event organiseren heeft verschillende voordelen. Bijvoorbeeld het vergroten van je bereik. Of de impact. En wat dacht je van al die digitale content die je ineens voorhanden hebt? Perfect om te hergebruiken en in te zetten als marketingmateriaal. Dit zijn wat ons betreft de grootste voordelen van het streamen van je event:
- Groter bereik
Vanuit huis, kantoor of zelfs langs de kant van de weg: deelnemers kunnen vanuit alle hoeken ter wereld het event bijwonen. Kort gezegd, meer bereik dan een fysiek evenement. - Meer deelnemers
Soms vinden deelnemers het spannend om fysiek aanwezig te zijn. Of ze wonen veel te ver weg. Dan is een gestreamde versie ideaal, want het verlaagt de drempel om toch het event te volgen. - Duurzaam alternatief
Minder reisbewegingen betekent automatisch ook minder CO2-uitstoot. Een duurzaam alternatief dus! - Meer zichtbaarheid
Door je event online aan te bieden, vergroot je je zichtbaarheid. Je hebt immers meer deelnemers én je kunt overal ter wereld je kennis delen. - Meetbare resultaten
Je kan precies zien wie er mee kijkt en hoe lang diegene het bekijkt. Handige resultaten die je kunnen helpen bij het verbeteren van je inhoud voor een toekomstig evenement.
Wat heb je nodig om te streamen?
Je komt er niet als je alleen je telefoon of camera neerzet. Eventstreaming heeft meer nodig. Denk aan:
- Professionele apparatuur
Een camera met haarscherp beeld is essentieel. Net als microfoons. Je wil immers dat iedereen goed verstaanbaar is. En vergeet vooral de internetverbinding niet, want zonder dat kan je überhaupt je event niet streamen. Met andere woorden: HD-camera’s, voldoende microfoons van studiokwaliteit en een stabiele én snelle internetverbinding. - Ervaren medewerkers
Een livestream is niet iets wat je er ‘even’ bijdoet. Zie het als een hele uitzending. Je hebt mensen nodig die weten wat ze doen. Van het bedienen van de camera tot de regisseur in de regiekamer. Zeker weten dat je goed zit? Doe het niet zelf, maar laat dit door een externe partij regelen. Zo voorkom je fouten en geef je een betere beleving aan je deelnemers. - Interactiviteit
Naar een scherm staren verveelt snel. De aandachtsboog achter een scherm is nou eenmaal korter. Maar, hoe zorg dat je deelnemers niet op het kruisje drukken? Door ze te betrekken bij het event. Laat ze deel uitmaken van jouw bijeenkomst. Voeg interactieve elementen toe zoals polls Q&A’s, chats of mensen die live inbellen. - Het goed platform
Heb je al nagedacht waar je het event gaat streamen? Daar zijn namelijk verschillende platforms voor. Als je het doet, doe het dan goed en kies voor een betrouwbaar platform. Denk aan YouTube, Vimeo, Zoom of een besloten platform. Welke je kiest, hangt ook af van je doelgroep. En natuurlijk: wil je dat het openbaar is of kunnen mensen alleen ‘naar binnen’ met een persoonlijke uitnodigingslink? - Draaiboek
We zeggen het wel vaker: zie de streaming als een live uitzending. Alsof je een film of tv-serie maakt. Dit verhoogt de beleving van de deelnemers. Om dit goed te regisseren heb je een draaiboek nodig. Hierin staat alle belangrijke informatie, soms zelfs tot op de minuut. Een goed draaiboek beschrijft wie wanneer praat, welk beeld je getoond wordt en wanneer er pauzes zijn.
Wat is een geschikte locatie om je event te streamen?
Niet elke evenementenlocatie is geschikt om het event te streamen. Sterker nog, soms is het zelfs niet eens mogelijk. Omdat de verbinding het niet toelaat bijvoorbeeld. Of omdat er te weinig ruimte is voor alle medewerkers. Een goede eventlocatie heeft daarom:
- Een betrouwbare en snelle internetverbinding met wifi
- Genoeg ruimte voor camera’s en medewerkers, bij voorkeur een eigen regiekamer
- Ruimte(s) met goede akoestiek
- Flexibiliteit in opstelling van techniek en meubilair
- Professionele ondersteuning op de vloer
Stream je event bij Jaarbeurs
Bij Jaarbeurs hebben we jarenlange ervaring met het organiseren en hosten van evenementen. En goed om te weten: tijdens de coronaperiode hebben we enorm gepionierd met hybride events en livestreams. We hebben zelfs een eigen livestream studio gebouwd!
Bovendien zijn onze zalen ingericht met de juiste apparatuur en voorzien van goede akoestiek. Hierdoor weet je zeker dat alles op beeld net zo mooi overkomt als in het echt. Benieuwd wat al onze mogelijkheden zijn of wat we samen kunnen bereiken? Neem contact met ons op, we laten het je graag zien.
