Ga je aan de slag met een nieuw project, een andere strategie of wil je het nieuwe jaar goed inluiden? Dan verdient dat een goede start. En die maak je met een kick-off. Maar wat is het precies? En hoe organiseer je een dusdanig goede kick-off meeting die van waarde én succesvol is? Wij helpen je op weg met het organiseren van een kick-off die barst van de energie.
Wat is een kick-off?
Een kick-off is hét startmoment van een nieuw project, periode of strategie. Tijdens deze bijeenkomst komt iedereen samen om de start aan te kondigen. Hier bespreek je doelen, verwachtingen en werkwijze. Het idee? Alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Maar dat is nog niet alles. Want je kunt zoveel meer met een goede kick-off. Enthousiasme kweken bijvoorbeeld. Of duidelijkheid scheppen over iedereens rol. En bovendien: elkaar inspireren.
De stappen om een kick-off te organiseren
Elke succesvolle kick-off meeting is uniek. Maar ze hebben wel allemaal iets met elkaar gemeen: een goede voorbereiding. Wij vroegen onze eventmanagers naar de beste tips om een kick-off te organiseren. Dit zijn volgens hen de 8 meest belangrijkste stappen.
- Bepaal het doel
Vraag jezelf af: waarom organiseer je deze kick-off? Wat is je doel: informeren, inspireren of stimuleren? Of een combinatie van allemaal? Bepaal je doelstelling voordat je begint met het organiseren. Een goede en duidelijke doelstelling helpt je ook om keuzes te maken tijdens het organiseren. Maak het doel zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: “Na deze kick-off weet iedereen zijn rol in het project.” Of: “Dankzij deze kick-off is het team weer geïnspireerd om alles op alles te zetten het komende jaar.”
- Bedenk wie er moeten komen
Voor wie organiseer je deze kick-off eigenlijk? Het is belangrijk dat je de juiste mensen uitnodigt. Dat betekent niet alleen het kernteam. Maar ook stakeholders bijvoorbeeld. Of partners. Of andere afdelingen waarmee je samenwerkt en invloed kunnen hebben op het project. Hoe sneller je iedereen betrekt bij je project of strategie, hoe groter de kans op een betere samenwerking.
- Kies een geschikte locatie
Je voelt hem al aankomen hè? De locatie. Absoluut belangrijk voor de sfeer en impact van je kick-off meeting. En het hangt bovendien nauw samen met je doel. Wil je bijvoorbeeld een creatieve brainstorm creëren? Kies dan niet voor een eentonige vergaderruimte op kantoor. Een locatie is van grote toegevoegde waarde op je event en welke sfeer je wil uitdragen. Daar kunnen wij je uiteraard mee helpen. Bij Jaarbeurs hebben we allerlei soorten eventlocaties voor kick-offs. Van grote zalen met een podium tot intieme vergaderzalen.
- Besteed aandacht aan het programma
Een sterk programma maakt je kick-off interessant. Denk daarom goed na hoe de dag eruit moet zien. Wissel informatie af met interactie en inspiratie. Bijvoorbeeld een plenaire aftrap gevolgd door break-out sessies in kleine groepen. Of een keynote speaker met een verfrissende kijk op zaken, inclusief interactieve elementen zoals Q&A’s. Vergeet het entertainment niet, want dit maakt de dag lekker luchtig. Kies bijvoorbeeld voor live muziek of een inspirerende workshop tussendoor.
- Zorg voor goede catering
Een goed gevulde maag zorgt dat we beter opletten. En ook: dat de beleving omhooggaat. Bezuinig daarom niet op de catering. Een broodje kaas is lekker, maar misschien verwachten je deelnemers net wat meer. Bij Jaarbeurs hoef je je hier overigens geen zorgen over te maken. Onze culinaire chefs denken met je mee om de catering bij jouw kick-off te laten passen. Bijvoorbeeld door het thema door te trekken in de gerechten. Of de manier waarop we het serveren. Bovendien geldt bij ons overal: ontzettend lekker én supervers.
- Sprekers? Bereid ze goed voor
Zorg dat sprekers weten wat er van ze verlangd wordt. Gaat de CEO het podium op om het nieuwe jaar in te luiden? Help diegene dan door het verhaal kort en krachtig te houden. Externe sprekers geboekt? Vertel ze wat de bedoeling is. We hebben het helaas al regelmatig zien gebeuren dat het niet helemaal goed gaat. Bijvoorbeeld dat de spreker net de concurrent aanprijst of toch te weinig kennis heeft van het onderwerp.
- Vergeet de techniek niet
Licht? Check! Geluid? Check! Zorg dat alles klopt voor een vlekkeloze ervaring. Niks is zo vervelend als een lege microfoon of een haperende verbinding. Controleer daarom van tevoren al je techniek zodat je weet dat dit goed verloopt. Bij Jaarbeurs hoef je je daar overigens geen zorgen over te maken. Als je ons vertelt wat je nodig hebt, zetten wij alles klaar en testen we het voor je.
- Allerbelangrijkste: voeg beleving toe
Het is misschien wel de beste tip uit ons rijtje. Beleving. Een kick-off is meer dan inhoud. Het is een ervaring. Hier wordt de toon gezet. Beleving kan je op verschillende manieren toevoegen. Door een spectaculaire plenaire opening bijvoorbeeld. Of juist met een knallend einde. Of allebei! En vergeet de details niet. Want beleving is een opstelsom van fijne momenten. Een lekkere lunch, goede sfeer, fijne mensen, een verrassende spreker en inspirerende locatie.
Kick-off meeting organiseren bij Jaarbeurs
Zoek je een locatie om een fantastische kick-off te organiseren? Dan zit je bij ons goed. In het midden van het land én fantastische ruimtes waar je je kunt uitleven. Voor een spannende kick-off of juist een traditioneel start van het nieuwe jaar.
Meer weten? We helpen je graag verder. Tot snel!
