Je speelt met het idee om een evenement te organiseren. Maar voor je begint, loop je vast op een belangrijk onderdeel: geld. Want hoe bepaal je het budget van een event? Dát leggen we je uit.
Hoe stel je een begroting op?
Een goede begroting is misschien wel het belangrijkste onderdeel om je event te laten slagen. Want weet je niet hoeveel geld je kunt uitgeven, dan kan je ook geen slimme keuzes maken tijdens het organiseren. Dit zijn de stappen die neemt om je begroting op te stellen.
- Kies een locatie en denk na over de basis
De eventlocatie vraagt meestal een groot deel van je budget. Dat gaat namelijk verder dan alleen de ruimte huren. Soms kan je er ook andere zaken bij krijgen. Bijvoorbeeld de techniek, meubilair en catering. Ben je van plan om bij Jaarbeurs een evenement te organiseren? Dan maken we graag een offerte voor je waar alles in staat. Zo weet je op voorhand precies waar je wat aan kwijt bent.
- Techniek, productie en personeel.
Een andere kostenpost waar je genoeg budget voor moet reserveren, is techniek. Het is tegelijkertijd essentieel én onmisbaar voor een succesvol evenement. Geluidsinstallaties, licht, camera’s … je wil hier niet op bezuinigen. Want stel je toch eens voor: je wil een livestream aanbieden, maar de wifi valt weg. Oei! Dat mag niet gebeuren. Vergeet bovendien niet het personeel dat je hiervoor nodig hebt. Bijvoorbeeld de cameraman en coördinatoren. Of de hosts bijvoorbeeld.
- Sprekers en andere programmaonderdelen
Denk goed na over wat jouw programma mag kosten. Hoeveel ben je bereid te betalen voor een spreker? En hoe zit dat met eventuele reis- en verblijfkosten van diegene? Denk bovendien na over andere programmaonderdelen. Bijvoorbeeld iemand die een workshop geeft. Of band of dj. Denk op voorhand na over hoeveel je (ongeveer) wil uitgeven, dan weet je beter wie je kunt benaderen.
- Promotie en communicatie
Je wil je event ook verkopen aan het grote publiek. Reserveer daarom ook een deel van je budget aan de promotie van het evenement. Socialmediacampagnes bijvoorbeeld. Of advertenties. Heb je een evenementenwebsite nodig, of plaats je iets op je eigen website? En hoe verkoop je tickets? Sommige platformen vragen hier ook geld voor.
- Denk aan onvoorziene kosten
Er zijn altijd uitgaven die je op voorhand niet berekend had. Soms zijn dat kosten die snel kunnen oplopen, soms juist kleine uitgaven. Denk aan een extra microfoon, een lastminutewijziging in het programma of een langere opbouwtijd (en dus meer personeelsuren). Reserveer in ieder geval 5 tot 10 proces van het totale budget voor onvoorziene kosten.
Let op: jouw begroting staat nooit stil. Het is, zoals we dat met mooie woorden zeggen, een levend document. Check dus regelmatig of de daadwerkelijke uitgaven ook kloppen met je schatting. En zo niet, schaaf dan bij. Door een bestand up to date te houden, zie je precies of je je houdt aan je budget. En ga je eroverheen, dan kan je dit misschien nog rechttrekken met andere kosten.
Het is ingewikkeld om een daadwerkelijke begroting te geven van een event. De daadwerkelijke kosten hangen namelijk nauw samen met het doel, de hoeveelheid mensen, de ruimte, de catering etc. Vraag daarom op voorhand goed uit wat verplicht is bij de locatie en wat je zelf kunt (of wilt) regelen.
Maar, een opzet kan er zo uitzien:
- Locatiehuur: zaal voor x aantal mensen €….
- Catering: lunch en een snack €….
- Techniek €….
- Sprekers €….
- Marketing en communicatie €….
- Decoratie en inrichting €….
- Personeel (hosts, beveiliging, etc) €….
- Onvoorziene kosten (10%) €….
- Totaal €….
Organiseer strategisch jouw event
Een eventbegroting maken is meer dan alleen bedragen bedenken. Het is een strategisch proces waar je continu keuzes maakt over wat écht belangrijk is voor jouw evenement. Zeg je overal ‘ja’ op, dan weet je zeker dat je over het budget heen zal gaan (tenzij je een onbeperkte pot met geld hebt, maar dat lijkt ons sterk!).
Een ander onderdeel is de opbrengst. Is jouw event gratis of betaald voor de deelnemers? Kies je daarnaast voor sponsoren, en zo ja: hoe kunnen ze bijdragen? Ook dat verdient een plek in je begroting.
Vraag hulp aan professionals
Wij begrijpen dat je niet elke dag een begroting maakt. Het is een ingewikkeld, maar enorm belangrijk onderdeel bij het organiseren van een event. Daarom helpen we je graag. Wij weten namelijk precies waar de meeste kosten zitten en welke onderdelen misschien wat minder aandacht nodig hebben. Vraag je een offerte aan bij Jaarbeurs, dan krijg je transparante prijzen. En als je wil, denken we ook mee in alternatieven. Bij ons krijg je de veelzijdigheid en flexibiliteit die jij nodig hebt om jouw event tot een succes te maken. We zijn er voor je!
