Dat de coronamaatregelen ook een verrijking van hun baan konden betekenen, hadden Leonie van Helten en Christa van den Hurk, eventcoördinator en portfoliomanager, nooit gedacht. Met ongeveer 160 live events, masterclasses en congressen per jaar, was het omschakelen naar digitale events voor hun werkgever Bohn Stafleu van Loghum enorm spannend.
‘In het begin leek het onmogelijk om alles digitaal te draaien, nu draaien we onze hand er niet meer voor om.’
Een event, masterclass, of congres? Dat gebeurde gewoon fysiek bij Bohn Stafleu van Loghum. Door corona kwam daar verandering in. Leonie van Helten, senior eventcoördinator: ‘In eerste instantie hebben we alle events verplaatst. Toen bleek dat dit langer zou aanhouden dan gedacht, zijn we in januari volledig met het team in de online events gedoken.’ Christa van den Hurk, senior portfoliomanager, vult aan: ‘Ik durf geen concreet aantal te noemen, maar ik geloof dat we dit jaar al ongeveer 60 digitale events hebben gedraaid. Inmiddels weten we onze weg wel te vinden.’
Catering achter je bureau
De online events van het grootste mediabedrijf voor de Nederlandse gezondheidszorg ontvangen lovende reacties. Volgens de dames draagt het verwachtingsmanagement daaraan bij. Van Helten: ‘We laten de deelnemers (want het zijn meer dan alleen kijkers) de voordelen zien. Zo is er geen reistijd en krijgen ze óók bij online events hun accreditatiepunten. Om het event meer kracht te geven, sturen wij van tevoren een lunch, een blocnote, koek of andere congresgerelateerde zaken.’
Podium uitbreiden
Onlangs organiseerde Van den Hurk een online event in Jaarbeurs: Topsprekers in de ouderenzorg. Vier sprekers op een podium, 250 deelnemers vanuit huis. Het was een waar succes, met een hoge beoordeling van een 8,3. Volgens Van den Hurk heeft Jaarbeurs hier zeker aan bijgedragen: ‘Het team denkt echt mee. We hadden bijvoorbeeld professor Erik Scherder als spreker over brein en muziek, ondersteund door pianist Cor Bakker. Dan moet je natuurlijk wel een vleugel hebben, dat was allemaal geen probleem. Jaarbeurs gaf aan: vleugel staat klaar, het podium is vergroot.’
Online netwerken
Ook Van Helten is te spreken over de evenementenlocatie. ‘Het fijne aan Jaarbeurs zijn de verschillende ruimtes, met elk een andere setting. De lampen zijn op verschillende manieren in te stellen, om zo diepte en sfeer aan je productie te geven. Bij Jaarbeurs klopt de situatie gewoon.’ Ook het event van Van Helten – Van ketenzorg naar netwerkzorg – was een groot succes. Het congres, dat onder andere in het teken staat van netwerken, kon online gewoon plaatsvinden. Jaarbeurs verzekerde een stabiele verbinding zodat deelnemers via een netwerkcarroussel online met elkaar konden netwerken. Ze kwamen in een virtuele huiskamer terecht waar ze het gesprek met elkaar aangingen.
Professioneel en snel
De techniek achter de schermen is iets nieuws voor de eventcoördinator en portfoliomanager. Zo zegt Van den Hurk: ‘Wij bedienen niet de knoppen en moeten de techniek dus echt door iemand anders laten regelen. Jaarbeurs heeft experts geadviseerd die alles uitdenken en uitwerken. Andere locaties doen dat ook wel, maar het gaat vaak niet op zo’n professionele basis als bij Jaarbeurs.’ Van Helten sluit hierop aan: ‘Wat betreft techniek: je ontkomt er niet aan dat er iets misgaat. Zo heb ik bijvoorbeeld een keer een haperende spreker gehad. Dat kan aan de verbinding liggen, of aan het systeem. Binnen no time wordt er wat aan gedaan. Jaarbeurs pakt het goed op en we zijn heel tevreden over onze samenwerking.’
