Congressen organiseren in Jaarbeurs Utrecht - Media Plaza

Online, live of hybride event: welk type kies je?

Corona heeft de evenementenindustrie door elkaar geschud: we werden gedwongen om buiten de gebaande paden te treden. En dat was in het begin best even wennen. Maar het heeft ook voor nieuwe inzichten gezorgd, want de online events kwamen in een stroomversnelling. En wat blijkt? Voor sommige evenementen is de online variant een perfecte oplossing. Maar hoe weet je welk event het beste bij jouw strategie past? Online, live of een combinatie van de twee?

Lang verhaal kort: er is geen standaard antwoord

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen; er is geen standaard antwoord wanneer je voor welke vorm moet kiezen. Dat is volledig afhankelijk van de situatie. We zetten daarom een aantal belangrijke ins en outs van de verschillende vormen op een rij. Zo kan je zelf bepalen of dit zaken zijn waar je je mee bezig wil houden of niet.   
 

Online live of hybride events kiezen

Online events

De online events maakten in een rap tempo hun opmars. En dat is niet gek, het was immers een tijd lang de enige (toegestane) manier om toch nog samen te komen. Er zijn verschillende soorten online events, maar over het algemeen is er een rode draad: het event kent alleen online deelnemers. Het digitaal. Er kan publiek in de studio zitten, maar voor de rest vindt alles digitaal plaats. 

Online live of hybride events kiezen

1. Onbekende zaken

Ben je een eventmanager en voornamelijk bekend met het organiseren van ontmoetingen ‘in het echt’? Dan zal het wennen zijn om een online event te organiseren. Een studio, make-up, belichting, een livestream, format en regie; allemaal zaken waarmee je te maken krijgt. 

2. Korte aandachtboog

Daar waar je met een live event nog wel een foutje kunt permitteren (zoals een te laat komende spreker – mensen kunnen nog even netwerken, een rondje lopen of een drankje halen), is dat bij een online event uit den boze. Mensen achter de computer hebben een korte aandachtboog en ergeren zich snel. Ze verwachten niks minder dan een heuse televisieshow of ze klikken op het rode kruisje in de hoek. 

Mensen achter de computer hebben een korte aandachtboog

Online live of hybride events kiezen

3. Interactie is bij online events extreem belangrijk 

Hoewel het wel gedacht wordt, is een online event NIET alleen om te zenden. Juist bij een online event moet je je kijkers erbij betrekken door interactie te gebruiken. Het is immers erg makkelijk om weg te klikken en iets anders te doen. Laat de kijker dus meedoen en bijvoorbeeld vragen stellen of stemmen via een poll. 

interactie online event organiseren

4. Multi-inzetbare content

Kies je voor een online event in een professionele studio, dan kun je de livestream voor meerdere kanalen inzetten. Zo kun je quotes of snippets gebruiken of specifieke delen van de opname naar verschillende doelgroepen sturen.

5. Niet geschikt voor productlanceringen

Een online event kent enorm veel voordelen, maar het mist ook een belangrijk element. Wil je een nieuw product lanceren dat men echt moet proberen, ruiken, voelen of zien? Dan is online wellicht niet de vorm die je moet gebruiken. 

Online live of hybride events kiezen

Live events 

Alle events waar je NIET thuis vanachter de computer kunt deelnemen op hetzelfde moment, noemen we live events. Je moet hier dus live aanwezig zijn om het event te kunnen zien. Vroeger was dit de norm, tegenwoordig zien we het (mede door corona) steeds minder. 

1. Kracht van beleving

Misschien wel de grootste reden om een live event te organiseren; beleving. En hoewel camera’s en microfoons een hoop kunnen filmen en opnemen ... het is toch anders in het echt. Het voelen trillen van muziek, een product proberen of een idool in het echt ontmoeten. Sommige zaken zijn live gewoon honderd keer beter. 
 

Online live of hybride events kiezen

2. Exclusiviteit

Een groot pluspunt van een live ontmoeting is exclusiviteit. Een speciale lancering of een bijzonder (bedrijfs)feest bijvoorbeeld. Of wat dacht je van het samenbrengen van een community en/of netwerk? Wil je exclusieve ontmoetingen mogelijk maken of inspelen op FOMO (Fear Of Missing Out)? Dan is een live event een goede optie. 

“Gebruik FOMO bij een live event” 

3. Je sluit mensen uit

Het klinkt logisch, maar met een live event zit je natuurlijk ook vast aan de locatie. Dat betekent ook dat je mensen uitsluit. Bijvoorbeeld die ene spreker die aan de andere kant van de wereld zit. Of een complete groep mensen die het niet redt om fysiek aanwezig te zijn, maar wel interesse heeft in je event. 

4. Facilitaire randzaken

Een groot deel van je organisatietijd zal je spenderen aan facilitaire zaken. Denk aan afval, catering, schoonmaak, bewegwijzering, EHBO, garderobe etc. Allemaal zaken waar je rekening mee moet houden. Plan dit van tevoren in. Het lijken misschien bijzaken, maar ze hebben een enorme impact op de beleving van de bezoeker. 
 

Prullenbakken

Hybride events

Dan is er ook nog zoiets als een hybride event: het type evenement dat de twee bovenstaande events combineert. Dit is een mix van een live event, met een verbinding voor mensen die online willen meekijken – of het achteraf willen zien. 

1. Twee programma’s

Vergis je niet: een hybride event is meer dan enkel een cameraatje in de hoek. Het vraagt veel tijd en inspanning om een programma te creëren dat voor zowel online als live bezoekers aantrekkelijk is. Zo heeft het event ‘in het echt’ veel meer pauzes – iets wat op het scherm behoorlijk vervelend kan zijn. Bedenk van tevoren goed hoe je dit inricht en wat je wel en niet gaat filmen.

“Een hybride event heeft twee programma’s; dubbel zoveel werk, maar ook dubbele impact.”  

Online live of hybride events kiezen

2. Enorm bereik

Met een hybride event bereik je iedereen. Je hebt immers geen grenzen en de wereld ligt aan je voeten. Bovendien zit je niet vast aan een maximale hoeveelheid bezoekers, want je kunt online zoveel opschalen als je wilt. Dat betekent dat je ook mensen selectief kunt uitnodigen: de ene helft doet digitaal mee, terwijl een selectief clubje ook daadwerkelijk fysiek aanwezig mag zijn.  

3. Veel tijd en geld

Een hybride event is wat ons betreft de toekomst. Het biedt het beste van twee werelden: de kracht van ontmoeten, zowel fysiek als digitaal. Dit vraagt wel veel tijd, kennis en daarmee ook geld. Je bent namelijk verantwoordelijk voor alle onderdelen van zowel live als online. En dat tegelijkertijd. Het is daarom bij een hybride event verstandig om een groot organisatieteam samen te stellen of een extern bureau in te huren. 

 

Moeite met kiezen?  

Laat ons je helpen. Onze accountmanagers laten je de mogelijkheden zien van de studio’s, de hallen of een combinatie daarvan. Samen zorgen we ervoor dat jouw event een groot succes wordt.