Wat is nu een goed event? Alles staat of valt met de voorbereiding. En vergis je niet: er komt heel wat bij kijken. Denk daarbij aan het vinden van een locatie, het samenstellen van een programma, het strikken van sprekers, etc. En wie denkt weg te komen met drie statafels en wat bitterballen, begaat een grote vergissing. Maar eigenlijk zijn we al een stap te ver. Een evenement begint namelijk met een (goed) idee en een concreet doel voor ogen.
Stel, je gaat een event organiseren bij ons in Jaarbeurs. Een van de eerste vragen die je dan ook voorgeschoteld krijgt, is: “Wat wil je met dit event bereiken?”
Met andere woorden: wat is de doelstelling van je event? Je doel bepaalt namelijk álles. De locatie, de catering, de aankleding, de verlichting en zelfs de kleuren en geuren. Bepaal als eerst je doelstelling, dan wijst de rest zich vanzelf.
6 doelstellingen voor succesvolle events
Events zijn bij uitstek hét middel om gedrag te beïnvloeden. Zo kun je mensen kennis laten maken met en enthousiast krijgen voor je merk, organisatie, product en/of dienst. Je kunt jezelf echt op de kaart zetten, als autoriteit en thought leader bijvoorbeeld.
Door je producten en diensten te koppelen aan de beleving, creëer je ook meerwaarde. Er gaat nu eenmaal niets boven het live moment. Pak je dat effectief aan, dan kun je zelfs een blijvende (positieve) indruk achterlaten.
Er zijn honderden, dan wel duizenden doelen voor een event. Maar kijk je met een overkoepelende blik, dan zijn er zes thema’s te ontdekken:
- Imago versterken
- Mensen motiveren
- Relaties beheren
- Teambuilding
- Draagvlak creëren
- Kennis delen
“People do not buy goods and services. They buy relations, stories, and magic.” Seth Godin
Elke doelstelling vraagt om haar beurt weer om een specifieke aanpak. Om het gesprek van de dag te worden zul je moeten proberen om zoveel mogelijk, dan wel alle, zintuigen te prikkelen. Iets zien, horen, ruiken, proeven én voelen kan voor een intense beleving zorgen, die vervolgens in het geheugen wordt gegrift. En dat is natuurlijk je uiteindelijke doel: het bezorgen van een onvergetelijke ervaring.
Juiste handvatten
Welke keuzes heb je dan? We geven je per doel een aantal handvatten. Want nee, niet elk event vraagt om champagne en confetti. Een (onvergetelijke) ervaring is wellicht ook het kweken van begrip voor een lastige situatie. Een ‘moeilijk gesprek’ is een ‘succes’ te noemen als de betrokkenen het gevoel hebben dat ze gezien en gehoord worden. Een creatieve brainstormsessie is geslaagd als iedereen weer geïnspireerd naar huis gaat.
Elke doelstelling vraagt om een andere aanpak. Soms is dit voor de hand liggend – je serveert bijvoorbeeld geen vrolijk versierde cupcakes bij een slechtnieuwsgesprek. Of je huurt geen theaterzaal als je een brainstormsessie met twintig mensen gaat doen. Andere beslissingen zijn misschien wat lastiger: heb je nou wel of niet die vergaderruimte met technische snufjes nodig als je ‘alleen’ een Powerpointpresentatie geeft? Het wordt een stuk gemakkelijker als je eerst je doel bepaalt.
Elke doelstelling heeft een paar handvatten die het makkelijker maken om de beste keuzes te maken. Tijd om na te
denken over het creëren van de perfecte setting.
Gebruik de volgende handvatten om op basis van jouw doel de juiste setting neer te zetten:
- Welke sfeer wil ik creëren?
- Welke kleuren kan ik gebruiken?
- Wat serveren we daarbij (catering)?
- Welke opstelling & techniek is daarbij nodig?
- Wat is het resultaat?
Wil je graag dat je gasten na jouw event de echte WOW-factor van jouw merk hebben gezien? Zodat ze onder de indruk zijn van jouw product, plan of organisatie? Denk aan een pitch, productiepresentatie, een diner of een awarduitreiking. Denk dan aan de volgende handvatten en zorg dat je top of mind blijft:
- Sfeer: ik laat zien wie ik ben en iedereen maakt het mee. Het is wat overdreven, maar ik val op en heb een verhaal.
- Kleuren: zwart of paars. Dit wordt geassocieerd met een luxe uitstraling.
- Catering: we eten uitzonderlijke hapjes.
- Opstelling & techniek: de techniek staat voor alles. Elk detail heeft een functie. Het is een oase. Strak. Het is hier mooi!
- Resultaat: ik word niet meer vergeten.
Rood is een goede kleur bij een kick-off event. Het zorgt voor focus en energie.
2. Mensen motiveren
Organiseer je een kick-off event of een pitch en wil je dat je deelnemers de zaal vol motivatie en positieve energie verlaten? Maak dan de volgende keuzes voor de juiste setting:
- Sfeer: ik wil snelheid met mijn team. Uptempo. Geen slappe hap. De ruimte is mijn decor. Interactie staat centraal. Beweging!
- Kleuren: de kleur rood stimuleert hartslag en bloeddruk. Het zorgt bovendien voor focus en energie.
- Catering: we serveren sterke koffie en spicy gerechten. Spannende hapjes.
- Opstelling en techniek: grote schermen met beeldpresentaties, opzwepende speeches en muziek.
- Resultaat: we zitten op het puntje van onze stoel. Focus. Iedereen is vurig en energiek.
3. Relaties beheren
Gaat jouw event écht om de relaties versterken? Wil je elkaar in de ogen kijken en elkaar écht ontmoeten zoals bij een netwerkevent, een relatie- of fandag? Ga dan voor:
- Sfeer: ik wil mijn relaties waarderen. Het gesprek staat centraal. Samen kijken we naar de toekomst. Mijn gasten zijn belangrijk.
- Kleur: de kleur geel is zacht en het licht is als de lentemorgen (warm flatterend). Geel is stimuleert bovendien de concentratie en maakt ons nieuwsgierig.
- Catering: bij de koffie zachte en romige petitfours. Kleine luxe hapjes die subtiel aan bod komen.
- Opstelling & techniek: de omgeving voelt als een warme deken.
- Resultaat: ik word niet afgeleid. Ik omarm mijn relaties.
4. Teambuilding
Gaat jouw event om saamhorigheid creëren, de collegialiteit bevorderen en samenwerken aan een doel? Dan doe je het volgende:
- Sfeer: positief en open. Samen doen we het. Op een leuke en ongedwongen manier samenwerken, bijvoorbeeld aan een nieuwe strategie. Lachen. Delen.
- Kleur: oranje staat voor warmte en voor het Nederlands elftal. Het stimuleert het gevoel van samenzijn.
- Catering: oudhollands bittergarnituur, ongecompliceerde hapjes, share-food.
- Opstelling & techniek: het is gezellig en informeel.
- Resultaat: iedereen heeft er weer zin in. Alle neuzen staan dezelfde kant op.
5. Draagvlak creëren
Bij een goede company meeting, kick-off of pitch staan aan het eind van de dag alle neuzen dezelfde kant op. Hoe zorgt je dat je iedereen aan dezelfde kant krijgt?
- Sfeer: samen een oplossing bedenken. Iedereen wordt gehoord. Er is ruimte voor discussie. Respect.
- Kleur: groen. Dit staat voor duurzaam, jeugdig en gezondheid. Groen creëert rust.
- Catering: puur eten en drinken, biologisch en natuurlijk.
- Opstelling en techniek: een ronde opstelling. Niemand kiest een kant. En iedereen is gelijkwaardig en doet mee.
- Resultaat: mijn deelnemers staan open voor nieuwe ideeën.
“Kennis overbrengen? Serveer verfrissende watertjes. Dat houdt de deelnemer scherp.”
6. Kennis delen
Is het doel van je event kennis delen? Zoals bij een wetenschappelijke conferentie, training, workshop of congres? Denk dan aan de volgende handvatten om de juiste sfeer te creëren:
- Sfeer: ik ga of laat zenden.
- Kleur: blauw (daglicht). Blauw is een stabiele kleur en zorgt voor vertrouwen en verantwoordelijkheid.
- Catering: verfrissende watertjes en licht, vezelrijk eten.
- Opstelling en techniek: de spreker is uitgelicht en krijgt alle aandacht. Het is koel in de ruimte. Ik ben bij de les.
- Resultaat: ik kan er weer tegenaan. Mijn deelnemers zijn geïnspireerd.
Welk type event?
Met de juiste doelstelling op zak, wordt het ook makkelijker om te bepalen welk type event je gaat organiseren. Wordt het online, live of hybride? Als je bijvoorbeeld je imago wil versterken met een productlancering, dan is een online event waarschijnlijk niet de beste optie voor je. Maar een event waarbij je kennis wil delen, kan bijvoorbeeld wel weer online of in een hybride vorm.
Moeite met keuzes maken bij je event?
Nu je bekend bent met de verschillende doelstellingen en keuzes die je kunt maken, is het tijd voor actie! Hoe ziet jouw evenement er straks uit? Blijf je het lastig vinden? Laat ons je helpen. Onze accountmanagers zijn er om advies te geven of om samen met jou knopen door te hakken. Samen zorgen we voor een succesvol event.
