Busines Case A State Of Trance 2019

A State Of Trance 2019 - Zo groeit je event van 4.000 naar 35.000 bezoekers

In februari verzamelden tienduizenden fans zich om hun passie voor trancemuziek te delen in Jaarbeurs. Ook dit jaar was het jaarlijkse ‘feestje’ van Armin van Buuren een groot succes. Ruim 35.000 bezoekers uit maar liefst 100 verschillende landen, gingen los op hun favoriete muziek. De organisatie vertelt ons hoe ze zo’n groot event elk jaar weer succesvol kunnen realiseren en hoe je meegroeit met de groei van je event.

De hoofdshow in Nederland
Al 12 jaar is Dennis de Bruin (COO van evenementenbureau ALDA) betrokken bij de organisatie van A State Of Trance. Het event, dat oorspronkelijk begon als celebration van elke 50ste gelijknamige radio-uitzending van Armin van Buuren, is inmiddels een  wereldwijde tour geworden. Omdat de roots van de dj in Nederland liggen, vindt ook hier de hoofdshow plaats. En met succes: jaarlijks reizen duizenden fans uit alle landen van de wereld naar Jaarbeurs om de show bij te wonen. Hoe dat gelukt is? Hij tipt ons drie van zijn geheimen.

Tip 1: Kies een mega-centrale locatie
Hoewel het evenementenbureau ook de Ziggo Dome of Ahoy kan afhuren, kiest ALDA bewust voor Jaarbeurs. ‘Toen we jaren geleden begonnen met het eerste grote event in Nederland, trokken we zo’n 4000 bezoekers.’ zegt De Bruin. ‘We hebben allerlei locaties gehad, van de Maassilo in Rotterdam tot de Brabanthallen in Den Bosch. Maar we groeiden steeds uit ons jasje, inmiddels hebben we een locatie nodig die meer vijfendertig duizend mensen kan verwelkomen. En laten we eerlijk zijn: Jaarbeurs is een top venue qua indeling én bereikbaarheid. Het ligt op een mega-centrale locatie met goede uitvalswegen én de trein stopt voor de deur.’

Tip 2: Creëer iets vertrouwds voor de fans
Dankzij de verhuizing naar een grotere locatie, kon A State of Trance aanzienlijk groeien. Niet alleen schaalde het event op van 20.000 bezoekers naar 35.000 fans, maar werd Jaarbeurs ook een ‘huis van de show’ voor onze bezoekers.

De Bruin: ‘A State of Trance is niet zomaar een festival of event, het is een fan based community event. Onze fans zijn allemaal nauw betrokken met elkaar en de respons op onze communicatie is enorm hoog. We hebben een trouwe doelgroep en meer dan de helft van de bezoekers komt jaarlijks terug. Je moet dan ook iets doen voor deze mensen. Daarom hebben we bijvoorbeeld speciale ontmoetingsplekken en vijf muziekzalen gecreëerd waar mensen elkaar konden opzoeken om bij te praten. En bezoekers maken een live radio-uitzending mee in Jaarbeurs, waarbij Armin van Buuren 12 uur lang te volgen is.’

Tip 3: Denk vooruit
Dat een organisatiebureau het event evalueert, is niks nieuws. ALDA gaat een stapje verder en doet dit al voordat het event begint. Een slimme truc om eventuele problemen voor te zijn. De Bruin: ‘Vooraf stellen we bezoekers wat vragen. Denk aan: hoe ga je naar de venue toe, hoe laat kom je? Koop je een kluisje vooraf of regel je dat op het moment zelf? Zo kunnen we meten waar de piekmomenten liggen en hoe druk het ergens wordt. We kijken samen met Jaarbeurs hoe we deze grote groep mensen zo soepel mogelijk kunnen begeleiden, zonder dat er lange wachtrijen ontstaan.’

Ook de afgelopen editie was weer een gigantisch succes. Niet alleen verliep de samenwerking met Jaarbeurs vrijwel vlekkeloos, ook de fans waren weer te spreken over hun thuisbasis in Utrecht. Een goed teken volgens De Bruin: ‘In 2021 is de duizendste aflevering van Armin. Vooralsnog gaan we ervanuit dat het weer in Jaarbeurs is, maar ik doe er nog geen echte uitspraken over. Wat ik wel kan beloven is dat we met iets groots bezig zijn. Dit wordt een heel bijzondere celebration!’ 

Cases

Carend palliatieve zorg congres maart 2023 jaarbeurs beatrixtheater
Case

Anders dan anders: Carend organiseert congres over palliatieve zorg bij Koninklijke Jaarbeurs

Het was niet de eerste keer voor Inge van Drongelen dat ze een event organiseerde. Maar dat ze voor Carend zo’n groot congres vrijwel alleen met eigenaar Sander de Hosson wist te realiseren, dát had ze ook niet verwacht. We blikken met haar terug op de aanloop naar het event en de dag zelf: ‘We hebben de lat hoog gelegd en het was een gigantisch succes. Dit gaf zo’n kick!’
Lees meer
Passie voor je Product lanceren
Case

EssilorLuxottica Varilux organiseert ultramodern product launch event in Jaarbeurs

Een product launch event organiseren voor het meest innovatieve multifocale brillenglas op de markt; dát moet natuurlijk ook in een moderne en vernieuwende ruimte. Louise Versavel, productmanager van het evenementenbureau Fast Forward Events uit Gent, twijfelde niet om de product launch te...
Lees meer
data driven healthcare congres jaarbeurs
Case

Al 10 jaar op rij kiezen voor dezelfde evenementenlocatie: SBO kan lezen en schrijven met Jaarbeurs

Wie ongeveer 50 congressen per jaar organiseert, weet hoe de vork in de steel zit. Zo ook Igor Dirkx, Business Leader Healthcare bij SBO Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid (onderdeel van Euroforum), waar hij onder andere verantwoordelijk is voor de tientallen zorgcongressen die de organisatie...
Lees meer
20230530-Impact-fair-by-MichielTon-websize52.jpg
Case

Inspirerende ALV organiseren? Zo doe je dat bij Jaarbeurs!

Het beleid bespreken, een jaarverslag presenteren, moties behandelen of statuten wijzigen; algemene ledenvergaderingen staan niet per definitie bekend als de meest inspirerende bijeenkomsten. Hoe kan je het tij keren en ervoor zorgen dat mensen er wél graag bij willen zijn? Door er een kennisevent...
Lees meer
2
Case

ROC Midden Nederland zet medewerkers in het zonnetje in het Beatrix Theater

Dat er een hoge werkdruk binnen het onderwijs is, is geen geheim. Reden genoeg voor ROC Midden Nederland om haar medewerkers een hart onder de riem te steken en hen een fijne dag te bezorgen. Met als doel: de energie en positiviteit van medewerkers een boost geven en het trotsgevoel op je werk en...
Lees meer
20230907-Jaarbeurs-Campagne-shoot-HR80.jpg
Case

Nieuwjaarsontbijt voor 1.100 medewerkers: Kuijpers kiest voor Jaarbeurs vanwege duurzaam karakter

De eerste week van je nieuwe baan en gelijk een nieuwjaarsontbijt organiseren voor meer dan duizend medewerkers. Het overkwam Ruben van den Nieuwenhof, medewerker Marketing & Communicatie bij Kuijpers. Het ontbijt moest een combinatie worden van de lancering van de nieuwe huisstijl en om alle...
Lees meer