Busines Case A State Of Trance 2019

Zo groeit je event van 4.000 naar 35.000 bezoekers | A State Of Trance 2019

In februari verzamelden tienduizenden fans zich om hun passie voor trancemuziek te delen in Jaarbeurs. Ook dit jaar was het jaarlijkse ‘feestje’ van Armin van Buuren een groot succes. Ruim 35.000 bezoekers uit maar liefst 100 verschillende landen, gingen los op hun favoriete muziek. De organisatie vertelt ons hoe ze zo’n groot event elk jaar weer succesvol kunnen realiseren en hoe je meegroeit met de groei van je event.

De hoofdshow in Nederland
Al 12 jaar is Dennis de Bruin (COO van evenementenbureau ALDA) betrokken bij de organisatie van A State Of Trance. Het event, dat oorspronkelijk begon als celebration van elke 50ste gelijknamige radio-uitzending van Armin van Buuren, is inmiddels een  wereldwijde tour geworden. Omdat de roots van de dj in Nederland liggen, vindt ook hier de hoofdshow plaats. En met succes: jaarlijks reizen duizenden fans uit alle landen van de wereld naar Jaarbeurs om de show bij te wonen. Hoe dat gelukt is? Hij tipt ons drie van zijn geheimen.

Tip 1: Kies een mega-centrale locatie
Hoewel het evenementenbureau ook de Ziggo Dome of Ahoy kan afhuren, kiest ALDA bewust voor Jaarbeurs. ‘Toen we jaren geleden begonnen met het eerste grote event in Nederland, trokken we zo’n 4000 bezoekers.’ zegt De Bruin. ‘We hebben allerlei locaties gehad, van de Maassilo in Rotterdam tot de Brabanthallen in Den Bosch. Maar we groeiden steeds uit ons jasje, inmiddels hebben we een locatie nodig die meer vijfendertig duizend mensen kan verwelkomen. En laten we eerlijk zijn: Jaarbeurs is een top venue qua indeling én bereikbaarheid. Het ligt op een mega-centrale locatie met goede uitvalswegen én de trein stopt voor de deur.’

Tip 2: Creëer iets vertrouwds voor de fans
Dankzij de verhuizing naar een grotere locatie, kon A State of Trance aanzienlijk groeien. Niet alleen schaalde het event op van 20.000 bezoekers naar 35.000 fans, maar werd Jaarbeurs ook een ‘huis van de show’ voor onze bezoekers.

De Bruin: ‘A State of Trance is niet zomaar een festival of event, het is een fan based community event. Onze fans zijn allemaal nauw betrokken met elkaar en de respons op onze communicatie is enorm hoog. We hebben een trouwe doelgroep en meer dan de helft van de bezoekers komt jaarlijks terug. Je moet dan ook iets doen voor deze mensen. Daarom hebben we bijvoorbeeld speciale ontmoetingsplekken en vijf muziekzalen gecreëerd waar mensen elkaar konden opzoeken om bij te praten. En bezoekers maken een live radio-uitzending mee in Jaarbeurs, waarbij Armin van Buuren 12 uur lang te volgen is.’

Tip 3: Denk vooruit
Dat een organisatiebureau het event evalueert, is niks nieuws. ALDA gaat een stapje verder en doet dit al voordat het event begint. Een slimme truc om eventuele problemen voor te zijn. De Bruin: ‘Vooraf stellen we bezoekers wat vragen. Denk aan: hoe ga je naar de venue toe, hoe laat kom je? Koop je een kluisje vooraf of regel je dat op het moment zelf? Zo kunnen we meten waar de piekmomenten liggen en hoe druk het ergens wordt. We kijken samen met Jaarbeurs hoe we deze grote groep mensen zo soepel mogelijk kunnen begeleiden, zonder dat er lange wachtrijen ontstaan.’

Ook de afgelopen editie was weer een gigantisch succes. Niet alleen verliep de samenwerking met Jaarbeurs vrijwel vlekkeloos, ook de fans waren weer te spreken over hun thuisbasis in Utrecht. Een goed teken volgens De Bruin: ‘In 2021 is de duizendste aflevering van Armin. Vooralsnog gaan we ervanuit dat het weer in Jaarbeurs is, maar ik doe er nog geen echte uitspraken over. Wat ik wel kan beloven is dat we met iets groots bezig zijn. Dit wordt een heel bijzondere celebration!’