Organiseer jouw congres, bedrijfsevenement, conferentie of bijeenkomst bij Jaarbeurs in Utrecht.

Zó organiseer je het beste evenement

7 tips voor een solide basis

Het organiseren van een evenement is niet niks. Maar ondanks dat geen enkel event hetzelfde is, steken in het begin van de organisatie vaak toch dezelfde vragen en struikelblokken de kop op. Sommigen zitten met de handen in het haar bij het plannen. Anderen vragen zich af hoe je event doelstellingen behaald. Om juist die issues te tackelen geeft Moniek, account- en eventmanager congressen bij Jaarbeurs, 7 tips voor een solide basis van jouw evenement.

Moniek is al 15 jaar werkzaam in de hospitality, waarvan 6 jaar bij Jaarbeurs. Met haar ervaring in deze functie weet zij als geen ander hoe ze gasten kan ontzorgen én hoe je het beste evenement neer kan zetten.

event organiseren  - wat wil je bereiken - organiseer bij jaarbeurs

Weet wat je wil bereiken

Nog voordat het idee van een evenement uitgewerkt kan worden, is het formuleren van een concreet doel het belangrijkste. Het is een essentieel onderdeel van de voorbereiding, want met jouw eventdoelstelling bepaal je álles. De locatie, de catering, de aankleding, de verlichting en zelfs de kleuren en geuren. Kan je wel wat hulp gebruiken bij het formuleren van een doelstelling? Aan de hand van dit artikel heb je straks genoeg inspiratie om uit te kiezen.

Organiseren is groots dromen

Is de doelstelling geformuleerd? Dan is het tijd voor de volgende stap, namelijk het concept. De tip hierbij: zet hét droomscenario op papier. Noteer alles waar jouw ideale dag aan moet voldoen. Zowel in de praktische elementen, maar ook jouw ideale sfeerbeeld en emotie. Hoe wil je dat jouw gasten zich gedurende het event voelen en met welk gevoel moeten ze weer naar buiten lopen? Denk niet in beperkingen, maar wees creatief. Zo kom je sneller met out-of-the-box ideeën.

Juist met dat droomscenario en het juiste gevoel, kunnen accountmanagers goed uit de voeten. Het bijschaven van een concept is bijna onvermijdelijk, maar dat hoeft niet negatief te zijn. Door in oplossingen te denken, flexibel te zijn en het doel en droomscenario voor ogen te blijven houden. Daarmee krijgt jouw droom evenement écht vorm en kan het gerealiseerd worden.

festival event in expozaal Beatrix Theater congres Jaarbeurs organiseren

Organiseren is plannen

Een goed uitgestippelde planning is ontzettend belangrijk, vooral als je met meerdere mensen in de organisatie zit. Mocht je al eens eerder een evenement hebben georganiseerd, dan lijken veel dingen voor de hand liggend. Maar voor een ander zijn deze ‘kleine’ details misschien een enorm struikelblok. Personenaantallen, capaciteit, het globale programma, wensen, bijzonderheden en ga zo maar door.

Of al die elementen nu appeltje-eitje voor je zijn of juist een worsteling; onthoud dat een goede planning ontstaat door te blijven vragen en communiceren met alle betrokken partners. Vragen stellen is, vanaf het intakegesprek tot uitvoering van het event, enorm waardevol voor beide partijen. Gekke vragen bestaan niet. We kunnen er tenslotte vaak alleen maar van leren en samen komen we tot het beste resultaat.

Verzorg entertainment

Zitten er nog gaten in de planning of is de dag van ‘s ochtends vroeg tot laat in de middag volgepland? Het toevoegen van entertainment aan jouw programma is dan een absolute tip.

We hebben ooit een evenement in huis gehad met een programma van vroeg in de ochtend tot laat in de middag. Een flinke uitdaging om het publiek scherp en fris te houden. Daarom was er een muzikaal trio dat tijdens iedere korte pauze een intermezzo verzorgde. Dat gaf iedereen zichtbaar energie en plezier!

Je kan er allerlei kanten mee op. Misschien zorgt een liveband voor een knallende borrel of laat je een striptekenaar op een creatieve manier een samenvatting van de dag tekenen. Entertainment zorgt voor betrokkenheid, een hoge energie en saamhorigheid.

Congreslocatie van het Jaar 2022 winnaar Jaarbeurs

Kies de juiste locatie

Met een doelstelling, concreet concept en ijzersterke planning, heb je alle informatie op zak om op zoek te gaan naar de meest geschikte locatie. Naast het doen van research, is het aanvragen van een rondleiding een aanrader. Hiermee wordt het tastbaar en krijg je gevoel bij de ruimtes waarin jouw evenement straks misschien plaats gaat vinden.

Bij Jaarbeurs lopen we tijdens een rondleiding altijd de route van de gasten zoals die er op de dag van het event uit zou zien. Zo kan de organisator zich verplaatsen in zijn publiek en een beeld vormen van de customer journey bij onze locatie.

Heb je dé juiste locatie gevonden, maar is er helaas geen beschikbaarheid op de datum van het evenement? Zorg er dan voor dat de datum van volgend jaar al vast staat. Zo kan je favoriete locatie alvast vrijblijvend de editie van het aankomende jaar in de planning zetten.

congreszaal polar awardshow organiseren diner utrecht
Congressen organiseren in Jaarbeurs Utrecht mission supernova
vergaderen Jaarbeurs MeetUp utrecht

Populaire momenten binnen de branche

Over beschikbaarheid en data gesproken: ook dat is een aandachtspunt bij het organiseren van events. Binnen de evenementenbranche zijn specifieke maanden, seizoenen en dagen in de week erg populair. Een opsomming van de drukste periodes in het jaar:

  • Dinsdagen en donderdagen voor zakelijke evenementen.
  • Het hele voorjaar met juni in het bijzonder.
  • September tot Kerst, waarbij november en begin oktober het meest druk.

Wil je op deze momenten een event organiseren? Wees er dan op tijd bij. Buiten deze reguliere drukke tijden voor de hele branche, kan dit ook specifiek gelden voor een locatie.

Organiseren is een (leuke) uitdaging

Een evenement neerzetten blijft een spannende klus. De laatste tip is dan ook om als organisator én locatie altijd transparant naar elkaar te blijven. Over bijvoorbeeld twijfels, vragen en kosten.

Op die manier ontstaat er een nauwe samenwerking waardoor het event en de locatie langzaam samensmelten. Wanneer dat gebeurt, weet je zeker dat je een perfect evenement hebt neergezet.

Organiseren is een uitdaging, maar die uitdaging maakt het nou juist het allerleukste wat er is!

Evenementenlocatie organiseer je in Jaarbeurs Utrecht
Moniek Dirksz-Kuper.jpg

Gebruik de expertise en passie van Jaarbeurs

Als kers op de taart werd Jaarbeurs in 2022 door het publiek gekozen tot de Congreslocatie van het Jaar. Een erkenning voor het jarenlang opbouwen van fijne relaties met opdrachtgevers en het meedenken met events.

Benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jouw evenement?  Neem contact met mij op, ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden!

events@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 81

Blogs

Tom van der zwaag - medewerker Jaarbeurs
Blog

Jaarbeurs door de ogen van: Tom van der Zwaag

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en hoe we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Tom van der Zwaag is beursmanager Bouw & Installatie en verantwoordelijk voor de operationele uitvoering binnen de bouw- en installatiesector van Jaarbeurs.
Lees meer
Jaarbeurs congreslocatie Media Plaza Flame foyer
Blog

Zo organiseer je in ieder seizoen een geslaagd evenement

Of het nou Pasen is, de zomervakantie of oud en nieuw. Het leven zit vol tradities en gewoontes. En dat is ook goed merkbaar in de evenementenbranche. In ieder seizoen zijn er elementen die jij in kunt zetten bij de organisatie van je bijeenkomst, om er een passende beleving van te maken. Bij Jaarbeurs hebben we hier al decennialang ervaring mee en daarom delen we graag onze expertise met jou!
Lees meer
Hong Jansen HR specialist artikel
Blog

Werken in de Wereld van Jaarbeurs; hoe is dat eigenlijk? HR vertelt

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. Ons sterkste punt? Onze mensen. Want samen zijn we Jaarbeurs. Elke dag zetten we ons in om te zorgen dat een bezoek aan onze locatie bijzonder wordt. Maar hoe is het eigenlijk als je zelf in de Wereld van Jaarbeurs werkt? Welke mogelijkheden krijg je als medewerker en hoe ziet het onboardingstraject eruit? Hong Jansen (HR Specialist) vertelt er meer over.
Lees meer
Jaarbeurs medewerker fotografie
Blog

Jaarbeurs door de ogen van: Martijn Harmelink

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Martijn Harmelink is teamlead Logistiek & Cybersecurity en is onder andere verantwoordelijk voor het managen van de salesteams van de evenementen ICT & Logistiek, Logistica, Cybersec Europe & NL. 
Lees meer
Wielergala 2023
Blog

Oscaruitreiking voor het wielrennen bij Jaarbeurs

In ons beurs- en congresgebouw is de rode loper uitgerold voor de wielerhelden van 2023. Bekende (oud)wielrenners als Annemiek van Vleuten, Demi Vollering en Tom Dumoulin schitteren samen met ruim 350 genodigden op het toneel van congreszaal de Polar voor hét eerste Nationale Wielergala in Utrecht. Wie gaat er vanavond naar huis met de felbegeerde trofee voor de wielrenner van het jaar?
Lees meer
Eerste Hulp bij Organiseren Jaarbeurs Fleur van den Berg
Blog

Duurzaam evenement organiseren? 7 tips om dat aan te pakken

Wil jij als eventorganisator jouw evenement op een duurzame manier neerzetten? Goed idee, want duurzaamheid wordt alsmaar belangrijker. Steeds meer mensen kiezen dan ook bewust voor een evenementenlocatie die klimaatbewust bezig is. Maar hoe kies je die? Wat zijn de voordelen ervan? En hoe pak je het organiseren van een groen evenement het beste aan? Daar helpen we je graag bij.
Lees meer