Je event organiseren bij Jaarbeurs is Plug & Play - jij doet je verhaal, wij regelen de rest/

10 Tips voor het organiseren van een online event

Voor een professionele uitstraling van jouw online event kies je voor een livestream vanuit een echte studio. Hiermee creëer je direct meer impact dan bij de zoveelste Zoom of Teams bijeenkomst. 

Maar hoe doe je dat? Het is ontzettend logisch dat dit vragen bij je oproept, zoals:

→ Waar moet ik rekening mee houden bij het organiseren van een online gestreamd event?

→ Hoe zorg ik ervoor dat mijn event online net zoveel impact maakt als offline?

→ Met welke technische aspecten moet je rekening houden?

 

Top 10 tips voor het organiseren van een succesvol online of hybrid evenement

  1. Bereid je goed voor. Zorg dat je de meeste energie en tijd steekt in de inhoud en vorm van je programma. Betrek vervolgens je technische partij daarbij in een vroeg stadium. Dan wordt al snel duidelijk wat er kan, wat niet en met welke kosten je te maken krijgt.
     
  2. Weet dat techniek geld kost. Denk liever aan de waarde van je event en hoe de kijker het beleeft dan te bezuinigen op een camera of lamp. Als je het doet, doe het dan goed. 
     
  3. Zorg voor stabiel bekabeld internet met voldoende bandbreedte. Wifi is door veel invloeden van buitenaf geen veilige optie.
     
  4. Hou rekening met technische zaken die niets met de kijker te maken hebben. Zoals kijkmonitoren voor sprekers of dagvoorzitter. Een aftelklok voor de presentator. Een ‘oortje’ zodat de regisseur naar de presentator kan communiceren. Voldoende ruimte voor de regie zodat die op veilige afstand van elkaar kan werken.
Online evenement organiseren bij Jaarbeurs Studio

​​​​​​5. Repeteer het hele programma. Eerst technisch, maar ook met alle betrokkenen. Je zult dingen tegenkomen die je niet had voorzien. 

6. Zorg voor een mooie achtergrond (decor) achter elk camera-shot. Maar wel met de persoon als belangrijkste onderwerp.

7. Zet een professionele dagvoorzitter of presentator in. Hij of zij kan de kijker echt ‘meenemen’ in het programma.

8. Maak bij wat uitgebreidere programma’s ook gebruik van een stagemanager/floormanager of opnameleider. Deze zorgt op aangeven van de regisseur dat alle sprekers in het programma op tijd op hun plaats zijn, een microfoon hebben, of andere dingen die belangrijk zijn.

9. Gebruik ‘teasers’ om de kijker gemotiveerd te houden (‘straks praten we nog met…, of ‘zo meteen nog een belangrijke mededeling, award uitreiking, leuke quiz, geweldige artiest’ etc.). En gebruik daarvoor ook video.

10. Gebruik video en tekst in beeld om helder te communiceren en de kijker doorlopend te informeren.

interactie online event organiseren

Bij Jaarbeurs hebben we ruime ervaring met het organiseren van online events vanuit onze vaste studio, of vanuit een van onze andere eventlocaties. We helpen je graag om jouw online event succesvol te maken, en denken met je mee van begin tot het eind zodat jij volledig ontzorgd bent. Jij doet je verhaal en wij regelen de rest.

Meer weten? Ga naar www.jaarbeurs.nl/studio of vraag hieronder de brochure aan.

 

Deze tips zijn samengesteld in samenwerking met Eventbranche.nl

Blogs

Wielergala 2023
Blog

Oscaruitreiking voor het wielrennen bij Jaarbeurs

In ons beurs- en congresgebouw is de rode loper uitgerold voor de wielerhelden van 2023. Bekende (oud)wielrenners als Annemiek van Vleuten, Demi Vollering en Tom Dumoulin schitteren samen met ruim 350 genodigden op het toneel van congreszaal de Polar voor hét eerste Nationale Wielergala in Utrecht. Wie gaat er vanavond naar huis met de felbegeerde trofee voor de wielrenner van het jaar?
Lees meer
Eerste Hulp bij Organiseren Jaarbeurs Fleur van den Berg
Blog

EHBO: Duurzaam evenement? 7 tips om dat aan te pakken

Wil jij als eventorganisator jouw evenement op een duurzame manier neerzetten? Goed idee, want duurzaamheid wordt alsmaar belangrijker. Steeds meer mensen kiezen dan ook bewust voor een evenementenlocatie die klimaatbewust bezig is. Maar hoe kies je die? Wat zijn de voordelen ervan? En hoe pak je het organiseren van een groen evenement het beste aan? Daar helpen we je graag bij in dit derde artikel van de reeks ‘EHBO: Eerste Hulp Bij Organiseren’.
Lees meer
Corine Dijkhuizen Jaarbeurs
Blog

“De impact op de business staat altijd centraal”

Te midden van de jaarlijkse LEGO-manifestatie in Koninklijke Jaarbeurs in Utrecht, vertalen Corine Dijkhuizen en Bernard Sluis de dieperliggende symboliek van dit evenement naar hun eigen wereld van projectbouw. Net als bij het bouwen met LEGO vereisen complexe projecten een grondige voorbereiding, duidelijke richtlijnen en naadloze samenwerking. “Het feitelijke bouwproces is vaak slechts een derde van de totale inspanning”, vertelt Bernard van het projectmanagementbureau Plan B. Corine, verantwoordelijk voor de faciliteiten en operations binnen Jaarbeurs, vult aan: “Het denkwerk vooraf en de continuïteit in samenwerking zijn de bouwstenen voor een succesvol project”. Samen bespreken ze het geslaagde partnerschap tot nu toe en richten ze hun blik op de toekomst.
Lees meer
Klantfeedback Koninklijke Jaarbeurs
Blog

Aan de slag met klantfeedback

Bij Koninklijke Jaarbeurs zijn we continu aan het verbeteren om samen nog succesvollere evenementen te organiseren. We vragen daarbij input van onze klanten en bezoekers. Een van die manieren is door met onze bezoekers te evalueren over hun bezoek. Dit keer gingen we wat verder: we nodigden 10 mysteryshoppers uit om de Kampeer & Caravan Jaarbeurs 2023 (KCJ) te testen. Elsbeth Kottelenberg, Data & Insights Manager bij Jaarbeurs, vertelt er meer over. 
Lees meer
Olympische spelen voor jonge impactmakers bij Jaarbeurs
Blog

Olympische spelen voor jonge impactmakers bij Jaarbeurs

In ons Beatrix Theater, waar normaal gesproken musicalsterren op het podium schitteren, komen dit keer jonge impactmakers van over de hele wereld samen voor de feestelijke opening van de Enactus World Cup. Drie dagen lang pitchen 1.500 internationale studenten hun meest impactvolle duurzaamheidsidee aan inspirerende leiders vanuit het bedrijfsleven en vanuit maatschappelijke organisaties. De Enactus World Cup is niet zomaar een evenement; het is een platform waar jonge impactmakers hun ideeën en projecten kunnen delen met de wereld en waar innovatie en passie hand in hand gaan met een duurzame toekomst.
Lees meer
michelle ravesteijn trade mart blog
Blog

Jaarbeurs door de ogen van: Michelle Ravesteijn

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Jaarbeurs speelt en hoe we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Michelle Ravesteijn is Brand Marketing Manager van Trade Mart Utrecht, dé beurs waar retailers inkopen en inspiratie opdoen voor de segmenten Jewels & Watches, Fashion & Lifestyle, Kitchen & Dining en Home & Living.
Lees meer