Online evenement organiseren bij Jaarbeurs Studio

10 Tips voor het organiseren van een online event

Voor een professionele uitstraling van jouw online event kies je voor een livestream vanuit een echte studio. Hiermee creëer je direct meer impact dan bij de zoveelste Zoom of Teams bijeenkomst. 

Maar hoe doe je dat? Het is ontzettend logisch dat dit vragen bij je oproept, zoals:

→ Waar moet ik rekening mee houden bij het organiseren van een online gestreamd event?

→ Hoe zorg ik ervoor dat mijn event online net zoveel impact maakt als offline?

→ Met welke technische aspecten moet je rekening houden?

Top 10 tips voor het organiseren van een succesvol online of hybrid evenement

1. Bereid je goed voor. Zorg dat je de meeste energie en tijd steekt in de inhoud en vorm van je programma. Betrek vervolgens je technische partij daarbij in een vroeg stadium. Dan wordt al snel duidelijk wat er kan, wat niet en met welke kosten je te maken krijgt.
2. Weet dat techniek geld kost. Denk liever aan de waarde van je event en hoe de kijker het beleeft dan te bezuinigen op een camera of lamp. Als je het doet, doe het dan goed. 
3. Zorg voor stabiel bekabeld internet met voldoende bandbreedte. Wifi is door veel invloeden van buitenaf geen veilige optie.
4. Hou rekening met technische zaken die niets met de kijker te maken hebben. Zoals kijkmonitoren voor sprekers of dagvoorzitter. Een aftelklok voor de presentator. Een ‘oortje’ zodat de regisseur naar de presentator kan communiceren. Voldoende ruimte voor de regie zodat die op veilige afstand van elkaar kan werken.

Jaarbeurs Studios

​​​​​​5. Repeteer het hele programma. Eerst technisch, maar ook met alle betrokkenen. Je zult dingen tegenkomen die je niet had voorzien. 
6. Zorg voor een mooie achtergrond (decor) achter elk camera-shot. Maar wel met de persoon als belangrijkste onderwerp.
7. Zet een professionele dagvoorzitter of presentator in. Hij of zij kan de kijker echt ‘meenemen’ in het programma.
8. Maak bij wat uitgebreidere programma’s ook gebruik van een stagemanager/floormanager of opnameleider. Deze zorgt op aangeven van de regisseur dat alle sprekers in het programma op tijd op hun plaats zijn, een microfoon hebben, of andere dingen die belangrijk zijn.
9. Gebruik ‘teasers’ om de kijker gemotiveerd te houden (‘straks praten we nog met…, of ‘zo meteen nog een belangrijke mededeling, award uitreiking, leuke quiz, geweldige artiest’ etc.). En gebruik daarvoor ook video.
10. Gebruik video en tekst in beeld om helder te communiceren en de kijker doorlopend te informeren.

Bij Jaarbeurs hebben we ruime ervaring met het organiseren van online events vanuit onze vaste studio, of vanuit een van onze andere eventlocaties. We helpen je graag om jouw online event succesvol te maken, en denken met je mee van begin tot het eind zodat jij volledig ontzorgd bent. Jij doet je verhaal en wij regelen de rest.

Meer weten? Ga naar www.jaarbeurs.nl/studios of vraag hieronder de brochure aan.

 

Deze tips zijn samengesteld in samenwerking met Eventbranche.nl

Blogs

Blog - 5 fouten tijdens vergaderen

Online vergaderen: deze vijf fouten willen we nooit meer zien

Vraag een gemiddelde werknemer wat hij van vergaderen vindt en waarschijnlijk krijg je vaak hetzelfde antwoord. Langdradig, vermoeiend, nutteloos of ongestructureerd. Maar dat hoeft niet (meer) zo te zijn. Die live vergadering van vroeger, moest door corona ineens vanachter een scherm. En zo kwamen we er door schade en schande achter hoe slecht het gesteld was met de gemiddelde vergadercultuur. Stiekem staken we daar best wat van op. Deze 5 fouten hebben we allemaal gemaakt bij online vergaderen (en willen we dus nooit meer terugzien als we wel weer fysiek bij elkaar komen).
Lees meer
Trends in online events 2022 - Jaarbeurs Blog

Online events in 2022: dit zijn de trends om in de gaten te houden

Wel of niet door laten gaan...een maximaal aantal mensen op locatie of toch maar alles online? 2021 was een verwarrend jaar waar we continu aan het puzzelen waren met mogelijkheden. Online events schoten als paddenstoelen uit de grond. We werden massaal gedwongen buiten de gebaande paden te treden en bedachten nieuwe oplossingen. Wat heeft 2022 voor ons in petto?
Lees meer
Online impact maken

Online event organiseren? Hieruit kun je kiezen

De een vindt het een fantastisch alternatief, de ander noemt het noodzakelijk kwaad. Hoe dan ook: een online event is een veilige manier om elkaar te ontmoeten. Overweeg je een online event te organiseren, maar weet je niet precies in welke vorm? Ontdek de verschillende mogelijkheden.
Lees meer
Event support Jaarbeurs - Ondersteuning tijdens jouw vergadering, congres of beurs

Kleurenpsychologie: zo beïnvloeden kleuren een event

Een goede bereikbaarheid, de omvang van de ruimte en voldoende daglicht: Dit zijn vaak de drie belangrijkste punten waar eventmanagers naar kijken bij het uitzoeken van een geschikte locatie. Wellicht heb je er nooit bij stilgestaan, maar ook de kleur van het licht in de ruimte is belangrijk. Kleuren beïnvloeden namelijk onze stemming en dus heeft de kleur van de zaal van jouw meeting enorme invloed op jouw bijeenkomst.
Lees meer
Jaarbeurs Studios

Hoe houd je je publiek geboeid tijdens een online event?

Een goede presentatie of workshop geven op een Live event of beurs is al een vak apart. Wie een sessie presenteert op een hybride or online event heeft ook nog een online publiek dat van achter een scherm geboeid moet blijven. Hoe behoud je de aandacht en zorg je voor voldoende engagement?
Lees meer
Jaarbeurs-studio-shoot-by-MichielTon-websize-45.jpg

Tips om echt impact te maken met je online event

Online en hybride evenementen zijn dit afgelopen jaar razend populair geworden en dat is niet zomaar. Waarbij het fysiek niet altijd mogelijk is om samen te komen, kiest men steeds vaker als vervanging of uitbreiding voor een digitale opname of zelfs een livestream. 
Lees meer