Online evenement organiseren bij Jaarbeurs Studio

10 Tips voor het organiseren van een online event

Voor een professionele uitstraling van jouw online event kies je voor een livestream vanuit een echte studio. Hiermee creëer je direct meer impact dan bij de zoveelste Zoom of Teams bijeenkomst. 

Maar hoe doe je dat? Het is ontzettend logisch dat dit vragen bij je oproept, zoals:

→ Waar moet ik rekening mee houden bij het organiseren van een online gestreamd event?

→ Hoe zorg ik ervoor dat mijn event online net zoveel impact maakt als offline?

→ Met welke technische aspecten moet je rekening houden?

Top 10 tips voor het organiseren van een succesvol online of hybrid evenement

1. Bereid je goed voor. Zorg dat je de meeste energie en tijd steekt in de inhoud en vorm van je programma. Betrek vervolgens je technische partij daarbij in een vroeg stadium. Dan wordt al snel duidelijk wat er kan, wat niet en met welke kosten je te maken krijgt.
2. Weet dat techniek geld kost. Denk liever aan de waarde van je event en hoe de kijker het beleeft dan te bezuinigen op een camera of lamp. Als je het doet, doe het dan goed. 
3. Zorg voor stabiel bekabeld internet met voldoende bandbreedte. Wifi is door veel invloeden van buitenaf geen veilige optie.
4. Hou rekening met technische zaken die niets met de kijker te maken hebben. Zoals kijkmonitoren voor sprekers of dagvoorzitter. Een aftelklok voor de presentator. Een ‘oortje’ zodat de regisseur naar de presentator kan communiceren. Voldoende ruimte voor de regie zodat die op veilige afstand van elkaar kan werken.

Jaarbeurs Studios

​​​​​​5. Repeteer het hele programma. Eerst technisch, maar ook met alle betrokkenen. Je zult dingen tegenkomen die je niet had voorzien. 
6. Zorg voor een mooie achtergrond (decor) achter elk camera-shot. Maar wel met de persoon als belangrijkste onderwerp.
7. Zet een professionele dagvoorzitter of presentator in. Hij of zij kan de kijker echt ‘meenemen’ in het programma.
8. Maak bij wat uitgebreidere programma’s ook gebruik van een stagemanager/floormanager of opnameleider. Deze zorgt op aangeven van de regisseur dat alle sprekers in het programma op tijd op hun plaats zijn, een microfoon hebben, of andere dingen die belangrijk zijn.
9. Gebruik ‘teasers’ om de kijker gemotiveerd te houden (‘straks praten we nog met…, of ‘zo meteen nog een belangrijke mededeling, award uitreiking, leuke quiz, geweldige artiest’ etc.). En gebruik daarvoor ook video.
10. Gebruik video en tekst in beeld om helder te communiceren en de kijker doorlopend te informeren.

Bij Jaarbeurs hebben we ruime ervaring met het organiseren van online events vanuit onze vaste studio, of vanuit een van onze andere eventlocaties. We helpen je graag om jouw online event succesvol te maken, en denken met je mee van begin tot het eind zodat jij volledig ontzorgd bent. Jij doet je verhaal en wij regelen de rest.

Meer weten? Ga naar www.jaarbeurs.nl/studios of vraag hieronder de brochure aan.

 

Deze tips zijn samengesteld in samenwerking met Eventbranche.nl

Blogs

Flexibele plug & play audiovisuele technologie licht geluid event

De enige checklist die je nodig hebt om een congres te organiseren

Je hebt besloten een congres te organiseren. Je bent goed voorbereid, je weet waar je naar toe wil en in grote lijnen heb je de dag voor ogen. Toch blijkt het organiseren lastiger dan gedacht. Hoe selecteer je leveranciers en wanneer moet je een spreker boeken? Gebruik deze checklist om een succesvol congres te organiseren.
Lees meer
Beurs duurzaamheid evenementensector installatiesector - VSK

De VSK-beurs bewijst: duurzaamheid is hét thema in de installatiesector

De VSK-beurs 2022, die vorige week plaatsvond in de Jaarbeurs, was vanaf het startschot al een bijzondere editie. Minister Hugo de Jonge (Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening) maakte er namelijk bekend dat het vanaf 2026 verplicht wordt om een hybride of volledig elektrische warmtepomp te installeren. Werk aan de winkel voor installateurs dus. De beursvloer weerspiegelde dat en liet zien dat duurzaamheid meer dan ooit op het netvlies van de installatiewereld staat.
Lees meer
Trends in  events 2022 post-corona - Jaarbeurs Blog

3 post-corona trends waar je rekening mee moet houden

Een tijdje geleden hebben we met een grote glimlach de coronamaatregelen uitgezwaaid. Wat is het fijn om weer oude routines op te pakken. En toch is niet alles hetzelfde: de afgelopen twee jaar hebben namelijk hun sporen achtergelaten. Niek Krebbers, Salesmanager Acquisitie en Concepten Derden, vertelt over de ontwikkelingen, verschuivingen en trends die hem opvallen.
Lees meer
Online evenement Jaarbeurs

Online events: 6 tips om de aandacht vast te houden

KLIK! En met één simpele druk op de knop is een online kijker vertrokken. Bij een online event is de drempel om weg te ‘lopen’ nou eenmaal een stuk lager dan bij een fysiek event. Aan jou, als organisator, de taak om hen geboeid te houden achter dat scherm. Met deze 6 tips trek je die online deelnemers het scherm in en blijven ze kijken tot de laatste minuut. 
Lees meer
Zo zorg je dat jouw beursdeelname succesvol wordt - Jaarbeurs Event Exchibition Centre

Zo zorg je dat jouw beursdeelname succesvol wordt

Vroeger was een beursdeelname de enige manier om een deal te sluiten. Deed je een beetje goed je best, dan zat je voor een jaar gebakken. Tientallen jaren later zijn er veel meer manieren om zaken te doen. Deals worden op kantoor gesloten, productlanceringen gaan online en potentiële leads krijg je via social media. En toch zijn beurzen effectiever dan ooit. Want wie succesvolle beursmarketing toepast, ziet kansen stijgen. Majid Abou, Exhibitor Succes Manager bij Jaarbeurs, geeft tips hoe je het meest uit je beursdeelname haalt én hoe je dat succes kunt meten.
Lees meer
KreaDoe Lentefestival Jaarbeurs

5 zaken die mensen belangrijk vinden als ze een event bezoeken

Onze deuren staan wijd open en we hebben de eerste bezoekers alweer met open armen mogen ontvangen. Maar toch nog even een kleine opfriscursus: wat vinden mensen nou écht belangrijk wanneer ze een event bezoeken? Dit zijn vijf cruciale factoren.
Lees meer