Door een training te geven kun je kennis overbrengen, mensen inspireren, activeren, verbinding versterken… Kortom: redenen genoeg om een training te geven. Of je nu als bedrijf of particulier trainingen wil organiseren: hoe zorg je dat het een succes wordt voor zowel jou als organisator als voor je deelnemers?
Waar moet je voor, tijdens en na de training aan denken? In dit artikel ontdek je de do’s en dont’s en deelt expert Elmi Evers, accountmanager bij Vergadercentrum Jaarbeurs Meetup, hoe je jouw deelnemers een onvergetelijke trainingsdag geeft. Goede voorbereiding is even belangrijk voor jou als organisator als voor je deelnemers. Dan weet je beide waar je aan toe bent. Voor de deelnemers is het fijn om te weten wat er van hén verwacht wordt.
Door van tevoren de opzet van het programma van de training te delen werk je aan een stukje verwachtingsmanagement. Moeten je bezoekers voorbereidende opdrachten doen, filmpjes kijken, artikelen lezen, vragen bedenken? En hoeveel tijd gaat dat kosten?
Zorg ook dat je inzicht krijgt in wat deelnemers verwachten. Misschien denken zij op voorhand aan andere dingen dan jij, dan is het fijn als je die verwachtingen mee kunt nemen en kunt inspelen op die verwachtingen door bijvoorbeeld het programma nog wat bij te sturen.
De locatie is een essentieel onderdeel van een training. Bij het selecteren van een trainingslocatie wil je dat deze goed gelegen is en over de juiste voorzieningen beschikt. Qua locatie is het belangrijk dat deze goed bereikbaar is. Komen je bezoekers vanuit het hele land, of van over de hele wereld, kies dan voor een centrale ligging die gemakkelijk te bereiken is. Denk daarbij ook aan de bereikbaarheid met het OV: niet alleen is dat gemakkelijk en voordelig voor de bezoekers, het is ook nog eens milieubewust.
“Communiceer goed en op tijd wat je wensen zijn.”
Qua voorzieningen wil je minstens aan de basisverwachtingen van je gasten voldoen, maar het liefst overtref je deze natuurlijk. Zorg er in ieder geval voor dat er goede techniek is: werkende wifi, genoeg stopcontacten, etc. Hier schuilt ook gelijk een valkuil, vertelt Elmi. “De afgelopen jaren hebben organisatoren hun bijeenkomsten vaak verplicht in hybride vorm moeten organiseren. Omdat dit nu normaal is geworden, wordt er vaak vanuit gegaan dat hybride middelen standaard bij de zaal zijn inbegrepen. Onze zalen beschikken uiteraard over de standaard AV middelen, zoals een projector, beamer, AVG en HDMI-aansluiting en een geluidsinstallatie. Maar om een hybride evenement te organiseren, is er vaak meer nodig. Denk dan aan versterkt internet, camera, microfoons en/of technische ondersteuning. Dit kunnen wij uiteraard faciliteren, maar het is voor beide partijen wel fijn om dit van tevoren goed af te stemmen. Communiceer goed en op tijd wat je wensen zijn, zodat wij de tijd hebben om een succesvol hybride evenement op te zetten.”
Ook de sfeer op de eventlocatie is belangrijk: mensen moeten zich op hun gemak voelen en vrij voelen om dingen te leren en fouten te maken. Natuurlijk verschilt het per gelegenheid hoe je ‘de juiste sfeer; vorm geeft, maar denk bijvoorbeeld na over vragen als; wil ik een school-gevoel creëren of juist een totaal andere setting? Werkt een kring of een tafelschikking in groepen beter? Blijven we op één locatie of switchen we tussendoor?
Wij hebben bij Jaarbeurs MeetUp gekozen voor een combinatie: op iedere verdieping is naast de vergaderzalen ook een centrale hal te vinden, gedeeld door alle zalen van dezelfde verdieping. Waar onze zalen rust uitstralen voor opperste concentratie en focus zijn de hallen kleurrijk en creatief uitgerust. De hal zorgt voor interactie en ontmoetingen, hier vinden bijvoorbeeld ook alle cateringmomenten plaats.
Onderschat de waarde van goede catering dan ook niet. Daarmee bevorder je de sfeer, algemene gesteldheid van je gasten (je komt de dag prettiger door met een goed gevulde maag) én je kunt ook bepaalde waarden uitdragen. Dat klinkt misschien een beetje vaag. Maar ga maar eens na hoe je kijkt naar een organisatie die alléén broodjes met ham serveert versus een organisatie die ook vegan, halal en koosjer opties biedt. Of maak bijvoorbeeld bewuste keuzes omtrent je leveranciers en cateraars: steun lokale ondernemingen en kies voor producten die niet van ver hoeven te komen. Zo kun je je van je groenste kant laten zien.
Elmi: “Wij merken dat er steeds vaker om een geheel vegetarische cateringinvulling wordt gevraagd. Omdat wij er naar streven om de duurzaamste eventlocatie van Europa te zijn, is dit uiteraard een trend waar wij graag op inspelen. Ons standaard catering-arrangement biedt sowieso al geen vlees en bevat enkel een broodje met vis op het lunchbuffet. Tijdens het ontvangst serveren we nu zelfs een veganistisch gebakje.”
“Altijd maar hetzelfde, daar raken deelnemers op uitgekeken.”
Iets wat je te allen tijde wil voorkomen is dat deelnemers tijdens de training afhaken. Elmi: ‘Veel trainingen bestaan uit eenzelfde soort standaard programma. En altijd maar hetzelfde, daar raken deelnemers op uitgekeken.” De mens heeft nu eenmaal een bepaalde aandachtsspanne en energieverdeling door de dag heen. Hoe interessant jouw verhaal ook is, van 9 tot 5 informatie zenden is niet verstandig. Houd daarom je deelnemers actief door een interactief en afwisselend programma op te stellen, zodat ze eigenlijk niet eens de kans krijgen om uit te checken. Buiten dat je meer betrokkenheid creëert vergroot je ook het leerrendement. Een aantal manieren om je deelnemers actief te houden zijn:
Verwerk actieve elementen in een training
Zorg dat deelnemers niet de hele dag op één vaste plek hoeven stil te zitten en informatie te absorberen. Wissel van locatie, zorg voor onderdelen in je training waarbij deelnemers moeten bewegen. Dat kan bijvoorbeeld gemakkelijk wanneer je relevante stellingen voorlegt waarbij deelnemers door een bepaalde richting op te lopen moeten aangeven waar zij het mee eens zijn – en stimuleer creativiteit.
Breng kennis over via verschillende middelen
De hele dag luisteren naar een monoloog is niet bevorderlijk voor de informatieopname. Denk maar terug aan die 8 uur durende schooldagen tijdens je middelbareschooltijd: liever niet. Verwerk daarom diverse manieren om je kennis of boodschap over te brengen in een training, en houd daar vooraf ook rekening mee als je een locatie kiest. Houd dan rekening met een ruimte waarin je bewegingsvrijheid hebt, en de juiste uitrusting wat betreft technische faciliteiten. Zo kun je bijvoorbeeld geluidsfragmenten, podcasts en video’s laten zien, en misschien zelf gebruik maken van VR en Metaverses.
Voeg iets origineels aan je programma toe
Zo behoud je de interesse van je deelnemers. Dit kan iets simpels zijn, zoals bijvoorbeeld een spel. Bij Jaarbeurs is het, naast verschuiven van de nodige stoelen en banken of spelopdrachten met schilderstape, ook is mogelijk om gastsprekers uit te nodigen. Elmi vertelt: “Zo is er laatst een valkenier op een van de bijeenkomsten langsgekomen, mét echte roofvogels. Ook de komst van een sneldichter of sneltekenaar geeft een positieve herinnering aan de dag!” Als je van tevoren even overlegt, is er een hoop voor elkaar te krijgen.
Goede ‘nazorg’ is net zo belangrijk als die goede voorbereiding. Waar die nazorg uit bestaat, is natuurlijk afhankelijk van de training. Maar voor je deelnemers is het fijn om de gebruikte materialen achteraf ook nog te kunnen inzien en gebruiken. Denk aan het opsturen van presentatiesheets, video’s, websites en gebruikte platforms. Hiermee zorg je niet alleen voor een betere algemene ervaring voor je deelnemers, je vergroot ook de kans dat ze jou als het ware iets teruggeven. Bijvoorbeeld het invullen van een evaluatie van de training, een goede review achterlaten, positieve word of mouth verspreiden of retentie.
Wil je jouw expertise en vakkennis delen tijdens een training? Vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp kan de ideale locatie zijn. Centraal gelegen naast Utrecht Centraal en met meer dan 100 jaar ervaring in het hosten van evenementen en bijeenkomsten hebben wij de kennis in handen om samen met jou een succes te maken van jouw training.
Naast een compleet uitgeruste trainingsruimte helpen we je graag van catering tot extra faciliteiten voor een optimale ervaring. Jouw persoonlijke accountmanager begeleid je daarbij in het gehele proces en voorziet je van al je wensen rondom de trainingslocatie.
Accountmanager Elmi
Benieuwd hoe wij samen kunnen zorgen voor een onvergetelijke training? Bekijk de mogelijkheden en neem vrijblijvend contact op!
meetings@jaarbeurs.nl +31(0)30 295 58 88
