Congreshacks: 3 essentiële tips voor een goede voorbereiding van je event

Het lijkt een beetje een open deur, maar bijtijds beginnen is ontzettend belangrijk. Daarnaast is de definitie van ‘op tijd’ behoorlijk veranderd de afgelopen jaren. Waar je voorheen meestal goed wegkwam met een half jaar voorbereidingstijd, mis je nu dan echt vaak de boot als het aankomt op locaties, sprekers en artiesten. Voor evenementen boven de 300 man is het verstandig om een jaar van tevoren te starten met de voorbereiding. Vooral als je evenement plaatsvindt in een drukke periode of op een gewilde dag. Fleur: “Het najaar is echt de drukste periode van het jaar, dat geldt niet alleen voor onze locatie. Over het algemeen zijn juni, september, oktober en november nu drukke maanden. Als je dan een half jaar van tevoren begint, heb je bijna geen keuze meer.”

Iets wat goed aansluit op het feit dat je bijtijds moet beginnen, is het belang van strenge deadlines. Daarbij kun je ook slim anticiperen op deadlines van de externe partijen waar je mee te maken krijgt. Als je bijvoorbeeld twee weken voorafgaand aan je event de aantallen voor catering moet doorgeven, moet je dus zorgen dat de deadline voor cateringwensen van je gasten nog vóór die twee weken is. Zo zorg je dat jij de benodigde informatie op tijd in handen hebt.

Als je een helder antwoord op bovenstaande vragen kunt geven, sta je al met 1-0 voor. Dit zal je ook helpen bij het kiezen van de juiste locatie en volgende stappen van de organisatie. Op basis van die informatie kan een Congrescoach je ook passend advies geven om te zorgen dat het doel van je event bereikt wordt. Lieke en Fleur: “Bij een intake gaan we echt de diepte in. We zorgen dat we de juiste vragen stellen: waarom organiseer je dit evenement, wat is de doelgroep die erop afkomt, wat wil je bereiken met het organiseren van deze dag… Dan kunnen wij advies geven over de beste zaalopstelling, indeling van het programma, het aantal en de duur van de pauzes en meer.”

Het is niet alleen belangrijk om deze informatie helder te hebben voor jezelf en stakeholders zoals je locatie en Congrescoach, je moet ook je deelnemers goed kunnen informeren. Eigenlijk wil je voorafgaand aan het event zoveel mogelijk vragen, twijfels en onzekerheden wegnemen bij alle partijen. Zo zorg je voor een soepel lopend evenement. Fleur en Lieke: “Hoe meer informatie van tevoren bij de deelnemer ligt, hoe beter. Een linkje naar de routebeschrijving richting je locatie, parkeergelegenheid, dieetwensen, zo voorkom je hick-ups op de dag zelf. Dat is zowel voor jou als opdrachtgever als voor ons prettig. Een win-win dus.”

Maar hoe kies je welke informatie je deelt, zonder dat je een vloedgolf aan informatie over je gasten uitstort? Lieke: “Het is belangrijk om het beknopt te houden. Je wilt dat mensen vooraf alle informatie bij de hand hebben, bijvoorbeeld via een eventpagina met handige linkjes naar de benodigde informatie.” Het is dus niet per se een kwestie van informatie schrappen, maar van kort, bondig en duidelijk zijn. Mensen moeten vooral weten waar ze welke informatie kunnen vinden.

Daarnaast is het ook fijn om op de locatie zelf een contactpersoon aan te wijzen, zowel iemand die een aanspreekpunt is voor medewerkers van de locatie als iemand bij wie gasten terechtkunnen met vragen. Communiceer ook hierbij vooraf wie deze aangewezen persoon is en hoe deze te herkennen is. Pro tip: check vooraf ook wat voor mogelijkheden er op locatie zijn om te communiceren met je bezoekers om ze van de nodige informatie te voorzien. Denk aan verplaatsbare schermen, projectietools en apps.