Waarom een goede samenwerking cruciaal is voor succesvolle evenementen

‘Bij SOLA hebben we een diepgewortelde motivatie om bedrijven te helpen. Dat varieert van het organiseren van congressen tot ondersteunend werk. We zijn de motor van een bedrijf; we organiseren bijvoorbeeld webinars en ondersteunen daarnaast ook het secretariaat. We gaan niet zozeer over de inhoud, wel over het meedenken en de uitvoering. Omdat we zoveel uit handen nemen, is het fijn om bij de uitvoering met vaste partijen te werken. Dat schakelt snel.’ 

Inmiddels komt ze meerdere malen per jaar bij Jaarbeurs en kan ze, zoals ze zelf zegt, lezen en schrijven met de Utrechtse evenementenorganisatie. ‘Jaarbeurs is easy going. Het gaat gewoon makkelijk. Mijn contactpersoon Bas voelt ons haarfijn aan. In het begin was het een ontdekkingstocht met elkaar; we zagen bijvoorbeeld elke keer verschillende mensen van de techniek. Ik heb dat aangegeven bij Bas. Het is bijzonder om te zien hoe hij omgaat met feedback, hij heeft dat goed opgepakt. We hebben nu altijd dezelfde contactpersonen. Zij weten hoe ik werk en wat ik belangrijk vind. Dit is top geregeld. Als ik aankom ligt de sleutel klaar, kan ik naar binnen, zijn er voldoende microfoons en is de lunch geregeld. We weten wat we aan elkaar hebben en kunnen snel schakelen met z’n allen. Dat scheelt echt een hoop tijd.’    

We weten wat we aan elkaar hebben en kunnen snel schakelen met z’n allen.

Ingrid moet ondertussen lachen, want ze denkt terug aan een moment waarop iedereen ineens letterlijk snel moest schakelen. ‘Een paar webinars geleden waren we bezig met een live opname en werd er ergens in het pand geboord. Niet gek natuurlijk, want iemand op de derde verdieping kan niet weten dat er beneden een opname bezig is. Het was machtig mooi om te zien hoe snel iedereen hierop anticipeerde. De techniek belde met Bas en hij ging er als een speer achteraan. Het was snel afgelopen. Soms gaan er nou eenmaal dingen anders dan gepland, maar áls dat gebeurt, dan wordt het gelijk opgepakt.’