vergadering meetup jaarbeurs congres symposium

Inspirerende ALV organiseren? Zo doe je dat bij Jaarbeurs!

Het beleid bespreken, een jaarverslag presenteren, moties behandelen of statuten wijzigen; algemene ledenvergaderingen staan niet per definitie bekend als de meest inspirerende bijeenkomsten. Hoe kan je het tij keren en ervoor zorgen dat mensen er wél graag bij willen zijn? Door er een kennisevent van te maken en mensen de gelegenheid te geven om daarna te netwerken bijvoorbeeld. Joëlle van Baren, traffic- en projectmanager bij VDH Bestuurszaken vertelt hoe ze leden van het NGFG wist te inspireren om naar de ALV te komen. 

Van Baren werkt voor VDH Bestuurszaken, een organisatie die optreedt als ‘de handjes en het hoofd van besturen van stichtingen, vereniging en vermogensfondsen’. VDH ondersteunt de bestuurders onder andere met taken op het gebied van financiën, (bestuurs)vergaderingen, secretariaat, communicatie én het organiseren van events. Zo ook sinds mei 2022 voor het NGFG, het Nederlands Genootschap van Functionarissen voor de Gegevensbescherming. Van Baren organiseert onder meer de algemene ledenvergaderingen voor het NGFG. In het verleden was de opkomst van leden relatief laag en waren er klachten geweest over de locatie, bereikbaarheid, service en internetverbinding bij diverse andere locaties. Daar moest verandering in komen. 

joelle eventcase case blog

Een locatie die past bij de wensen

Van Baren adviseerde daarom om de algemene ledenvergaderingen bij Jaarbeurs Meetup te organiseren. Dit omdat naar haar mening het pakket dat Jaarbeurs aanbiedt, goed past bij het NGFG. De eerlijke offertes, de bereikbaarheid, de hoge servicegraad, de flexibiliteit, de diverse mogelijkheden qua catering en de korte lijntjes sloten volgens haar perfect aan bij de wensen van het NGFG. Van Baren: ‘Ook het duurzaamheidsaspect van Jaarbeurs vinden we een mooie ambitie. We werken vanuit VDH namelijk onder andere ook voor de Koning Willem I Stichting die naast de Koning Willem I prijs voor moedig, veerkrachtig en duurzaam ondernemerschap, ook een plaquette uitreikt aan ondernemingen die uitblinken in duurzaam ondernemerschap. En dat laatste is nu juist iets dat ook bij Jaarbeurs hoog op de prioriteitenlijst staat.’ 

meetup vergadering duurzaam jaarbeurs

Een inspirerende middag

‘Een algemene ledenvergadering duurt bij het NGFG ongeveer anderhalf uur. Dat is voor veel mensen niet de moeite waard om een stuk te reizen. We besloten daarom er complete middagen van te maken’ zegt Van Baren. ‘Omdat uit eerdere vergaderingen bovendien bleek dat men behoefte had aan meer inhoudelijke informatie uit de branche, koppelen we nu aan de ALV’s een kennissessie. En om de FG’s de mogelijkheid te geven met elkaar te sparren – de functie Gegevensbeschermer is namelijk vaak een vrij solistische functie – sluiten we de middagen af met een netwerkborrel.’ 

 Je denkt van tevoren: Jaarbeurs is zo’n grote locatie, dat zal onpersoonlijk zijn. Maar dat is echt niet waar, de korte lijnen, duidelijke afspraken en flexibiliteit waren echt top. We zijn gewoon super enthousiast!’

Hoge evaluatiescores

De algemene ledenvergaderingen bij Jaarbeurs MeetUp zijn een succes: een goede opkomst én enthousiaste leden. Uit evaluatie bleek dat men ook erg te spreken was over de locatie: de bereikbaarheid werd gescoord op een 8,1 en de locatie an sich een 7,7. Goede cijfers volgens van Baren: ‘We zijn er blij mee. De ALV’s verlopen erg soepel. Dat komt zéker ook dankzij de betrokkenheid van Jaarbeurs. Jaarbeurs en haar medewerkers zijn erg flexibel en kunnen snel handelen in geval van calamiteiten of veranderingen in het programma, zelfs gedurende de dag zelf. De korte lijnen tussen de medewerkers intern is ook echt een pré. Daarnaast hebben wij een fijne contactpersoon, die het écht perfect doet. En als zij even niet bereikbaar is, kunnen haar collega’s het heel goed waarnemen. Je denkt van tevoren: Jaarbeurs is zo’n grote locatie, dat zal onpersoonlijk zijn. Maar dat is echt niet waar, de korte lijnen, duidelijke afspraken en flexibiliteit waren echt top. We zijn gewoon super enthousiast!’ 

jaarbeurs meetup vergadering organiseren duurzaam
Elmi

Jouw vergadering bij Jaarbeurs organiseren?

Accountmanager Elmi

Wil je meer weten over het huren van een vergaderruimte bij Jaarbeurs MeetUp? Neem contact met mij op voor alle mogelijkheden.

meetings@jaarbeurs.nl   +31(0)30 295 58 88

Cases

Scherm Power BI in zaal
Case

PowerBI Gebruikersdagen bij Jaarbeurs trekken élk jaar meer bezoekers

Als je al een aantal jaar op rij met elkaar samenwerkt, weet je wat de ander van je verwacht en nodig heeft. Dat kan enorm in je voordeel werken tijdens de aanloop naar een event. Zo is dat ook tussen PBIG en Koninklijke Jaarbeurs. Begin dit jaar organiseerde PBIG voor de zevende keer de PowerBI Gebruikersdagen in de congreslocaties Supernova en Media Plaza van Jaarbeurs. En wederom met succes: het event weet elk jaar meer bezoekers te trekken.
Lees meer
Selfie van twee mensen
Case

MVO Nederland organiseert groot zakelijk duurzaamheidsfestival bij Jaarbeurs

Als je hét grootste zakelijke duurzaamheidsfestival van het jaar organiseert, dan vraagt dat uiteraard om een duurzame locatie. Daarom wilde MVO Nederland de Dag voor DoenDenkers opnieuw bij Koninklijke Jaarbeurs organiseren. Een terugblik met Manager Communicatie & Public Affairs van MVO Nederland, Marije Perdon, over de organisatie van dit groene evenement: ‘We kregen bij Jaarbeurs echt de ruimte om te programmeren wat we wilden.’
Lees meer
Padel 1
Case

Jaarbeurs omgetoverd tot indoor padelbaan

Koninklijke Jaarbeurs is deze zomer de hotspot voor de fervente padelliefhebber. Een beurshal is omgetoverd tot indoor padelbaan met zes wedstrijdbanen. Samen met Rekré Sport, Majesty Padel, The HEINEKEN Company en Ondernemersfonds Utrecht is een sportieve droom werkelijkheid geworden. Twee maanden lang kunnen zowel recreatieve als competitieve padelspelers in Utrecht hun hart ophalen en is de stad nog een faciliteit van het populaire padellen rijker. We blikken met de betrokken partijen terug op de totstandkoming van dit unieke initiatief.
Lees meer
Trading Card Games Jaarbeurs
Case

Waarom Jaarbeurs is uitgegroeid tot dé hotspot voor Trading Card Games

Utrecht en Koninklijke Jaarbeurs zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Want wie Utrecht zegt, zegt Jaarbeurs. En andersom. Tegenwoordig hebben ze nog een gemene deler, want samen hebben ze zich ontpopt tot een mekka voor liefhebbers van Trading Card Games (TCG). Vanuit alle hoeken van de wereld komen TCG-fans naar Jaarbeurs om kaartspellen van onder andere One Piece, Pokémon, Magic the Gathering en Yu-Gi-Oh! te spelen.
Lees meer
Rabobank 125 jaar medewerkersfeest bij Jaarbeurs Utrecht Evenementenlocatie
Case

Rabobank organiseert festival voor 10.000 man bij Jaarbeurs

Een compleet evenement voor 10.000 medewerkers organiseren in ongeveer drie weken tijd. Onmogelijk, zou je zeggen. En toch deed Rabobank het. Ter ere van het 125-jarig bestaan werd alles uit de kast getrokken voor een immens groot feest bij Koninklijke Jaarbeurs. Hoe ze dit klaarspeelden in zo’n korte tijd? Eventmanager bij de Rabobank, Hester Wilms onthult: ‘Wederzijds vertrouwen in elkaar.
Lees meer
PTG
Case

PTG/e kiest voor Jaarbeurs als vaste opleidingslocatie

Van ‘incidenteel’ een vergaderruimte huren bij Koninklijke Jaarbeurs naar 25 dagen per jaar een vaste zaal om postacademische cursussen te geven. Polymer Technology Group Eindhoven (PTG/e BV) heeft sinds een jaar ‘een nieuwe strategische plek’ gevonden bij het vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp in het Beatrixgebouw in Utrecht. Tijd voor een evaluatie. Waarom kiest deze onderzoeks- en kennispartner specifiek voor Jaarbeurs en wat maakt het een geschikte locatie voor hun opleidingen?
Lees meer