Het beleid bespreken, een jaarverslag presenteren, moties behandelen of statuten wijzigen; algemene ledenvergaderingen staan niet per definitie bekend als de meest inspirerende bijeenkomsten. Hoe kan je het tij keren en ervoor zorgen dat mensen er wél graag bij willen zijn? Door er een kennisevent van te maken en mensen de gelegenheid te geven om daarna te netwerken bijvoorbeeld. Joëlle van Baren, traffic- en projectmanager bij VDH Bestuurszaken vertelt hoe ze leden van het NGFG wist te inspireren om naar de ALV te komen.Â
Van Baren werkt voor VDH Bestuurszaken, een organisatie die optreedt als ‘de handjes en het hoofd van besturen van stichtingen, vereniging en vermogensfondsen’. VDH ondersteunt de bestuurders onder andere met taken op het gebied van financiën, (bestuurs)vergaderingen, secretariaat, communicatie én het organiseren van events. Zo ook sinds mei 2022 voor het NGFG, het Nederlands Genootschap van Functionarissen voor de Gegevensbescherming. Van Baren organiseert onder meer de algemene ledenvergaderingen voor het NGFG. In het verleden was de opkomst van leden relatief laag en waren er klachten geweest over de locatie, bereikbaarheid, service en internetverbinding bij diverse andere locaties. Daar moest verandering in komen.
Van Baren adviseerde daarom om de algemene ledenvergaderingen bij Jaarbeurs Meetup te organiseren. Dit omdat naar haar mening het pakket dat Jaarbeurs aanbiedt, goed past bij het NGFG. De eerlijke offertes, de bereikbaarheid, de hoge servicegraad, de flexibiliteit, de diverse mogelijkheden qua catering en de korte lijntjes sloten volgens haar perfect aan bij de wensen van het NGFG. Van Baren: ‘Ook het duurzaamheidsaspect van Jaarbeurs vinden we een mooie ambitie. We werken vanuit VDH namelijk onder andere ook voor de Koning Willem I Stichting die naast de Koning Willem I prijs voor moedig, veerkrachtig en duurzaam ondernemerschap, ook een plaquette uitreikt aan ondernemingen die uitblinken in duurzaam ondernemerschap. En dat laatste is nu juist iets dat ook bij Jaarbeurs hoog op de prioriteitenlijst staat.’
‘Een algemene ledenvergadering duurt bij het NGFG ongeveer anderhalf uur. Dat is voor veel mensen niet de moeite waard om een stuk te reizen. We besloten daarom er complete middagen van te maken’ zegt Van Baren. ‘Omdat uit eerdere vergaderingen bovendien bleek dat men behoefte had aan meer inhoudelijke informatie uit de branche, koppelen we nu aan de ALV’s een kennissessie. En om de FG’s de mogelijkheid te geven met elkaar te sparren – de functie Gegevensbeschermer is namelijk vaak een vrij solistische functie – sluiten we de middagen af met een netwerkborrel.’
 Je denkt van tevoren: Jaarbeurs is zo’n grote locatie, dat zal onpersoonlijk zijn. Maar dat is echt niet waar, de korte lijnen, duidelijke afspraken en flexibiliteit waren echt top. We zijn gewoon super enthousiast!’
De algemene ledenvergaderingen bij Jaarbeurs MeetUp zijn een succes: een goede opkomst én enthousiaste leden. Uit evaluatie bleek dat men ook erg te spreken was over de locatie: de bereikbaarheid werd gescoord op een 8,1 en de locatie an sich een 7,7. Goede cijfers volgens van Baren: ‘We zijn er blij mee. De ALV’s verlopen erg soepel. Dat komt zéker ook dankzij de betrokkenheid van Jaarbeurs. Jaarbeurs en haar medewerkers zijn erg flexibel en kunnen snel handelen in geval van calamiteiten of veranderingen in het programma, zelfs gedurende de dag zelf. De korte lijnen tussen de medewerkers intern is ook echt een pré. Daarnaast hebben wij een fijne contactpersoon, die het écht perfect doet. En als zij even niet bereikbaar is, kunnen haar collega’s het heel goed waarnemen. Je denkt van tevoren: Jaarbeurs is zo’n grote locatie, dat zal onpersoonlijk zijn. Maar dat is echt niet waar, de korte lijnen, duidelijke afspraken en flexibiliteit waren echt top. We zijn gewoon super enthousiast!’
Accountmanager Elmi
Wil je meer weten over het huren van een vergaderruimte bij Jaarbeurs MeetUp? Neem contact met mij op voor alle mogelijkheden.
meetings@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 88
