vergadering meetup jaarbeurs congres symposium

Inspirerende ALV organiseren? Zo doe je dat bij Jaarbeurs!

Het beleid bespreken, een jaarverslag presenteren, moties behandelen of statuten wijzigen; algemene ledenvergaderingen staan niet per definitie bekend als de meest inspirerende bijeenkomsten. Hoe kan je het tij keren en ervoor zorgen dat mensen er wél graag bij willen zijn? Door er een kennisevent van te maken en mensen de gelegenheid te geven om daarna te netwerken bijvoorbeeld. Joëlle van Baren, traffic- en projectmanager bij VDH Bestuurszaken vertelt hoe ze leden van het NGFG wist te inspireren om naar de ALV te komen. 

Van Baren werkt voor VDH Bestuurszaken, een organisatie die optreedt als ‘de handjes en het hoofd van besturen van stichtingen, vereniging en vermogensfondsen’. VDH ondersteunt de bestuurders onder andere met taken op het gebied van financiën, (bestuurs)vergaderingen, secretariaat, communicatie én het organiseren van events. Zo ook sinds mei 2022 voor het NGFG, het Nederlands Genootschap van Functionarissen voor de Gegevensbescherming. Van Baren organiseert onder meer de algemene ledenvergaderingen voor het NGFG. In het verleden was de opkomst van leden relatief laag en waren er klachten geweest over de locatie, bereikbaarheid, service en internetverbinding bij diverse andere locaties. Daar moest verandering in komen. 

joelle eventcase case blog

Een locatie die past bij de wensen

Van Baren adviseerde daarom om de algemene ledenvergaderingen bij Jaarbeurs Meetup te organiseren. Dit omdat naar haar mening het pakket dat Jaarbeurs aanbiedt, goed past bij het NGFG. De eerlijke offertes, de bereikbaarheid, de hoge servicegraad, de flexibiliteit, de diverse mogelijkheden qua catering en de korte lijntjes sloten volgens haar perfect aan bij de wensen van het NGFG. Van Baren: ‘Ook het duurzaamheidsaspect van Jaarbeurs vinden we een mooie ambitie. We werken vanuit VDH namelijk onder andere ook voor de Koning Willem I Stichting die naast de Koning Willem I prijs voor moedig, veerkrachtig en duurzaam ondernemerschap, ook een plaquette uitreikt aan ondernemingen die uitblinken in duurzaam ondernemerschap. En dat laatste is nu juist iets dat ook bij Jaarbeurs hoog op de prioriteitenlijst staat.’ 

meetup vergadering duurzaam jaarbeurs

Een inspirerende middag

‘Een algemene ledenvergadering duurt bij het NGFG ongeveer anderhalf uur. Dat is voor veel mensen niet de moeite waard om een stuk te reizen. We besloten daarom er complete middagen van te maken’ zegt Van Baren. ‘Omdat uit eerdere vergaderingen bovendien bleek dat men behoefte had aan meer inhoudelijke informatie uit de branche, koppelen we nu aan de ALV’s een kennissessie. En om de FG’s de mogelijkheid te geven met elkaar te sparren – de functie Gegevensbeschermer is namelijk vaak een vrij solistische functie – sluiten we de middagen af met een netwerkborrel.’ 

 Je denkt van tevoren: Jaarbeurs is zo’n grote locatie, dat zal onpersoonlijk zijn. Maar dat is echt niet waar, de korte lijnen, duidelijke afspraken en flexibiliteit waren echt top. We zijn gewoon super enthousiast!’

Hoge evaluatiescores

De algemene ledenvergaderingen bij Jaarbeurs MeetUp zijn een succes: een goede opkomst én enthousiaste leden. Uit evaluatie bleek dat men ook erg te spreken was over de locatie: de bereikbaarheid werd gescoord op een 8,1 en de locatie an sich een 7,7. Goede cijfers volgens van Baren: ‘We zijn er blij mee. De ALV’s verlopen erg soepel. Dat komt zéker ook dankzij de betrokkenheid van Jaarbeurs. Jaarbeurs en haar medewerkers zijn erg flexibel en kunnen snel handelen in geval van calamiteiten of veranderingen in het programma, zelfs gedurende de dag zelf. De korte lijnen tussen de medewerkers intern is ook echt een pré. Daarnaast hebben wij een fijne contactpersoon, die het écht perfect doet. En als zij even niet bereikbaar is, kunnen haar collega’s het heel goed waarnemen. Je denkt van tevoren: Jaarbeurs is zo’n grote locatie, dat zal onpersoonlijk zijn. Maar dat is echt niet waar, de korte lijnen, duidelijke afspraken en flexibiliteit waren echt top. We zijn gewoon super enthousiast!’ 

jaarbeurs meetup vergadering organiseren duurzaam
Elmi

Jouw vergadering bij Jaarbeurs organiseren?

Accountmanager Elmi

Wil je meer weten over het huren van een vergaderruimte bij Jaarbeurs MeetUp? Neem contact met mij op voor alle mogelijkheden.

meetings@jaarbeurs.nl   +31(0)30 295 58 88

Cases

PTG
Case

PTG/e kiest voor Jaarbeurs als vaste opleidingslocatie

Van ‘incidenteel’ een vergaderruimte huren bij Koninklijke Jaarbeurs naar 25 dagen per jaar een vaste zaal om postacademische cursussen te geven. Polymer Technology Group Eindhoven (PTG/e BV) heeft sinds een jaar ‘een nieuwe strategische plek’ gevonden bij het vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp in het Beatrixgebouw in Utrecht. Tijd voor een evaluatie. Waarom kiest deze onderzoeks- en kennispartner specifiek voor Jaarbeurs en wat maakt het een geschikte locatie voor hun opleidingen?
Lees meer
Vakbeurs Openbare Ruimte
Case

Jaarbeurs en Vakbeurs Openbare Ruimte: samen naar succes

Verdubbeld in oppervlakte. Dát gebeurde er toen ExpoProof besloot om de Vakbeurs Openbare Ruimte te verplaatsen naar de hallen van Koninklijke Jaarbeurs. Wat volgt is een nauwe samenwerking waar ‘begrip voor elkaars situatie’ de boventoon voert. Marcel Beelen, COO ExpoProof, vertelt er meer over.
Lees meer
Geheugenpolidag
Case

Kracht van vertrouwdheid: Jaarbeurs als gastheer van Geheugenpolidag

‘Dit voelt weer als thuiskomen’ zegt Ellis Verpoort, projectmanager van Congress Care, als ze weer bij Koninklijke Jaarbeurs binnenstapt. Sinds een paar jaar organiseert Congress Care in opdracht van Nederlands Geheugenpoli Netwerk (NGN) elk jaar in de eerste week van november, de Geheugenpolidag bij Jaarbeurs. Ze is nog steeds blij met de keuze voor de congreslocatie in Utrecht.
Lees meer
WHO congres Beatrix Theater Jaarbeurs
Case

WHO congres schittert in Beatrix Theater van Jaarbeurs

Utrecht: Heart of Health. Dé regio waar we samenwerken aan een gezondere, duurzame toekomst. Dat is ook wereldwijd niet onopgemerkt gebleven, want afgelopen november was Utrecht de gastheer van het internationale European Healthy Cities Network Conference. Het congres vond plaats op meerdere dagen en bij verschillende locaties, waaronder Koninklijke Jaarbeurs. Elke dag startte het programma in het rode pluche van het Beatrix Theater. We blikken terug met Miriam Weber, healthy city coordinator bij gemeente Utrecht.
Lees meer
IPON 24 Reshift
Case

Een dik decennium samenwerken: de band tussen Reshift en Jaarbeurs

Betrouwbaarheid. Dát is wat Anita de Jonge, projectmanager bij Reshift, het meest waardevol vindt aan samenwerken met Koninklijke Jaarbeurs. Al meer dan vijftien jaar organiseert het bedrijf uit Haarlem events in Utrecht. En dat blijven ze doen. Inmiddels organiseren ze drie keer per jaar een congres in Supernova en een tweejaarlijkse vakbeurs, IPON, in de hallen.
Lees meer
SocialToday Event in Beatrix Theater
Case

Frankwatching SocialToday Event 2024: de toekomst van social media

Hoe kan je een evenementenruimte voor je laten werken? Laila van der Linden, Eventmanager bij Frankwatching, vertelt hoe zij de MeetUp-locaties van het Beatrixgebouw complementeerde aan het Beatrix Theater tijdens het SocialToday Event 2024. "De locaties hebben echt bijgedragen aan het succes!''
Lees meer