Jaarbeurs door de ogen van: Bo Scheermeijer

Bo is samen met twee collega’s eindverantwoordelijk voor de uitvoering van evenementen bij de congreszalen Media Plaza en Supernova. Hij heeft wekelijks vergaderingen met verschillende afdelingen zoals sales, de keuken, logistiek en banqueting over de komende evenementen. Met die informatie schat hij in op welke uitdagingen hij zijn afdeling zich moet voorbereiden. Denk aan de indeling van de locatie, bewegwijzering, het inplannen van het personeel, materialen inhuren en het prepareren van het draaiboek voor de Assistent Supervisors en de Events Hosts. Hij houdt een-op-een-gesprekken met medewerkers, stuurt het team aan en zorgt dat alles op de dag van het event staat zoals het hoort te staan. En tot slot is hij het aanspreekpunt voor de assistent supervisors van die dag. 

Een van de taken die Bo enorm serieus neemt, heeft te maken met het enthousiasmeren van zijn collega’s. Bo: ‘Ik ben trots op het verantwoordelijkheidsgevoel van onze vaste medewerkers om de organisatoren van onze gast evenementen zo goed mogelijk te ondersteunen. Tegelijkertijd werken we ook met uitzendkrachten voor wie dat misschien niet altijd even natuurlijk komt. Ik kan ze dat niet kwalijk nemen, we zijn allemaal jong geweest. Toch spelen zij een ongekend belangrijke rol in de ervaring van zowel de organisatie als bezoekers. Het is mijn doel om iedereen te verbinden met Jaarbeurs. Dat doe ik bijvoorbeeld door even een rondje te lopen en te vragen hoe het met iedereen gaat die op de vloer werkt. En of ik ergens mee kan helpen. Of gewoon door eventjes een kort kletspraatje te maken. Het zijn maar een paar minuutjes, maar het zorgt er wel voor dat ze verbintenis voelen met Jaarbeurs. En verbintenis op de vloer straalt door naar bezoekers, organisatie en collega’s. Iedereen kan een glimlach opzetten. Maar bij Jaarbeurs voel je dat die echt is.’

Zelf springt Bo ook af en toe bij en heeft hij contact met de bezoekers. Hij noemt het de ‘hospitality check’. Bo: ‘Dat is een rol die ik heel serieus neem. Die verbintenis waar ik het net over had, is ook door te helpen op drukke momenten. En mensen te motiveren tijdens zwaardere werkzaamheden. Ik vind dat er altijd ruimte moet zijn voor gezelligheid en een grap. Tegelijkertijd verlang ik discipline en strikte navolging van de instructies op een werkdag. Voor het team moet het duidelijk zijn of er een moment is waar iedereen keihard door moet werken, of dat tijd is om kort te kletsen met elkaar. Bij hospitality wordt vaak gedacht aan de gedragingen en formaliteiten richting de organisatie of bezoekers. Ik wil deze gedachte verbreden. Gastvrijheid heeft betrekking op iedereen die zijn of haar dag in de Jaarbeurs doorbrengt.’

Soms staat Bo zelf aan de andere kant van het speelveld, namelijk op het podium tijdens evenementen. Naast zijn werk als supervisor is hij freelance presentator en main stage host. Onlangs deed hij dat bij GameForce, een groot gaming-evenement die in Jaarbeurs plaatsvindt. Het voelde voor hem als een thuiswedstrijd: ‘Hoewel dat evenement in de hallen plaatsvindt waar ik normaal niet werk, voelde het wel vertrouwd. Ik ervaarde aanzienlijk minder spanning dan als ik dit bij een andere locatie doe. Jaarbeurs is toch een beetje mijn toko. Daarnaast is het grappig om al die verbaasde reacties van collega’s te zien. Zij horen ineens de hele dag mijn stem door de microfoon. Ook is het goed om ‘mijn wereld’ eens vanaf de andere kant te ervaren en het vanuit de ogen van een bezoeker of klant te bekijken. Dat is een goed leermoment voor mijn werk bij Jaarbeurs.’ 

Volgens Bo zit er ongekend veel raakvlak in zijn twee passies. Zo zegt hij: ‘Ik vind leidinggeven heel leuk om te doen. Maar presenteren ook. Dat is niet gek, want er zit veel overlap in. Als je presenteert sta je ook aan het hoofd van het programma. Je leidt de mensen ergens naartoe. Dat doe je als supervisor net zo. Je werkt van het begin van een programma naar het eind in een logische volgorde. En als er dingen veranderen, moet je daarop inspelen.’ Bo kan zijn freelance opdrachten goed combineren met zijn werk bij Jaarbeurs: ‘Ik heb ongeveer 1 tot 2 keer per week een freelance opdracht. Natuurlijk is het soms even puzzelen als er een belangrijk event is en ik heb ook een hosting gig rond die tijd. Maar de meeste opdrachten staan lang van tevoren gepland, dus we komen er altijd uit. Voor mij is het belangrijk dat mijn week variërend is. En tegelijkertijd dat ik mijn vaardigheden kan inzetten om een mooi programma of event te draaien. Jaarbeurs heeft van nature zoveel verschillende soorten events, dat elke week mij kan verrassen. Dit, in combinatie met een eigen bedrijf, voelt alsof ik goud te pakken heb.’