Media Plaza - Polar - feest eventlocatie

5x inspiratie en tips om een uniek eindejaarsevenement te organiseren

Het zit er alweer bijna op: 2022 loopt ten einde. Hét moment om een bewogen jaar af te sluiten en 2023 met een knal te beginnen. Kan je wel wat inspiratie gebruiken om een knallend nieuwjaarsfeest of bijzonder kick-off evenement te organiseren? Onze account- en eventmanager Anke Verstraten deelt inspirerende voorbeelden én tips.

Als account- en eventmanager van het congrescentrum bij Jaarbeurs heeft Anke de meest spetterende evenementen de revue zien passeren. Samen met haar team is ze verantwoordelijk voor de organisatie van evenementen en bijeenkomsten in de congreslocatie van Jaarbeurs. Ze draait haar hand niet meer om voor unieke events.

We legden haar de vraag voor: hoe kan je nou écht goed een jaar afsluiten of beginnen? 

1. Organiseer een dinnershow

‘Een dinnershow is echt een mooi evenement om het jaar af te sluiten’ zegt Anke. ‘Je wil medewerkers of relaties bedanken voor wat ze hebben gedaan. Je wilt uitpakken. En dat kan met een dinnershow. Swingende entertainment, techniek, aankleding, catering: alles is volledig op elkaar afgestemd.'

'Zo hebben we weleens champagnedames gehad in de Progress of de Polar compleet volgehangen met prikverlichting. Het zag er waanzinnig uit.’ Een dinnershow biedt het beste van twee werelden. Culinair genieten terwijl je kijkt naar een compleet spektakel.’ 

Congressen organiseren in Jaarbeurs Utrecht - Media Plaza

“Met een dinnershow sluit je het jaar spectaculair af.”

2. Combineer het event met een prachtige musical in het Beatrix Theater

Als je de beleving wil maximaliseren, is een combinatie met een bijzondere musicalshow een mooie optie. Anke: ‘Een musical brengt je gasten gelijk in de juiste sfeer. Dit is het moment voor hen om even achterover te leunen en gewoon te genieten. Het versterkt echt het ‘uitjes-gevoel’. Voor of na de voorstelling zorgen wij uiteraard voor een feestsetting. Zo bieden wij naast de theaterzaal ook verschillende ruimtes aan waar je je eigen gasten exclusief kunt ontvangen.

Beatrix Theater entree Utrecht Jaarbeurs

3. Laat catering op je evenement aansluiten

Een goed menu dat naadloos past bij het thema van het event: het is de finishing touch die je nodig hebt. Bij een eindejaarsevent denk je natuurlijk aan bubbels, feestelijke tafels, oliebollen etc. Maar wat doe je dan bij een kick-off event bij de start van het nieuwe jaar? 

"Een leuk idee is bijvoorbeeld ‘Vitaal het nieuwe jaar in’. Denk hierbij aan onze duurzame catering met een verfrissende smoothiebar. Origineel en nog gezond ook."

uitstekende catering en food service voor diner, snacks, gezond, lunch en borrel voor jouw evenement in Utrecht

4. Boek inspirerende sprekers voor de beste kick-off

Hoewel het in eerste instantie niet echt logisch lijkt om een spreker te boeken op een personeels- of relatiefeest, is het dé manier om mensen te inspireren. Een goede spreker zet mensen aan het denken of maakt een onderwerp bespreekbaar. Anke: ‘Een goede spreker voegt enorm veel toe aan de groepsdynamiek, het moet alleen wel bij je thema passen. Wij denken graag met je mee over de juiste spreker en kunnen jullie eventueel met elkaar in contact brengen.’ 

5. Voeg een verrassingselement toe

Jouw relaties en medewerkers prikkelen om naar het event te komen? Maak ze nieuwsgierig met een verrassingselement of surprise act. Het is een mooie manier om spanning op te bouwen voor en tijdens het event. Anke: ‘Een verrassingselement kan iets kleins zijn, bijvoorbeeld een unieke lichtshow. Of juist iets groots, zoals de lancering van een nieuw product of de plannen voor het nieuwe jaar. Het maakt het event echt uniek en zorgt ervoor dat mensen er echt bij willen zijn.’  

“Een verrassingselement zorgt ervoor dat mensen bij het event willen zijn.” 

Organiseer jouw congres, bedrijfsevenement, conferentie of bijeenkomst bij Jaarbeurs in Utrecht.

Tot slot

Tot slot nog deze belangrijke tip: Vergeet het draaiboek niet! Stel een programma en draaiboek samen en communiceer dat met de locatie. Anke: ‘Qua techniek is er bij ons gigantisch veel mogelijk. Audio, verlichting, schermen, microfoons ... alles. Maar we moeten wél weten dat je het nodig hebt. Onze technici kunnen veel on the spot regelen, maar het is natuurlijk makkelijker als het al klaarstaat.’ 

Daarnaast is het goed om het event achteraf te evalueren: ‘Dit moet je eigenlijk altijd doen. Evalueer het event achteraf met je gasten én met ons. Zo weet je precies wat de volgende keer anders kan en wat de succesfactor was.’ 

Anke Verstraten

Wil je ook op unieke wijze het jaar afsluiten of spetterend een nieuw jaar beginnen?

Accountmanager Anke

Meer weten over de mogelijkheden bij Jaarbeurs? Ik help je graag verder!

Bij Jaarbeurs krijg je de beste faciliteiten en begeleiding. Niets voor niets wonnen we in 2022 de publieksprijs voor Beste Congreslocatie van Nederland! Samen organiseren we een spetterend event waar je medewerkers het nog lang over hebben. 

Neem contact met mij op via onderstaande gegevens. Of kom langs en ervaar zelf de vele mogelijkheden van onze congreslocaties.

events@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 81

Stel je vraag Brochure aanvragen

Blogs

FleurvandenBerg Accountmanager Congressen Jaarbeurs
Blog
24 april 2024

Jaarbeurs door de ogen van: Fleur van den Berg

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons sterkste punt: onze mensen. Fleur van den Berg is account- en eventmanager congressen en is lid van het ‘Jaarbeurs Green Team’. Ze adviseert klanten en medewerkers graag hoe ze een duurzaam event kunnen organiseren.
Lees meer
Elsbeth
Blog
23 april 2024

Online reis van onze exposanten in kaart

Bij Koninklijke Jaarbeurs brengen we continu verbeteringen aan om samen met onze exposanten nog succesvollere evenementen te organiseren. We vragen daarbij input van onze klanten en bezoekers. Eén van die manieren is onze focusgroep/klantarena, waarbij we een groep exposanten uitnodigen om met elkaar en met ons over een specifiek onderwerp de diepte in te gaan en ervaringen te evalueren. Het onderwerp was deze keer het MyJaarbeurs portaal. Hét online platform waar exposanten hun deelname kunnen voorbereiden. We nodigden tien exposanten uit om hun ervaringen met ons te delen tijdens een klantfocusgroep.
Lees meer
Bo scheermeijer
Blog
29 maart 2024

Jaarbeurs door de ogen van: Bo Scheermeijer

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Bo Scheermeijer is Supervisor Hospitality en doet z’n best elke dag tenminste één iemand te verrassen met zijn positieve energie.
Lees meer
TechniShow team 2024
Blog
20 maart 2024

Een dorp bouwen met Nicole van Leeuwen in de Wereld van Jaarbeurs

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Nicole van Leeuwen is Senior Account Manager van de vakbeurs TechniShow en is verantwoordelijk voor sales, van begin tot eind. We zetten onze bouwhelm op en lopen met Nicole de beursvloer op terwijl zij ons vertelt hoe ze van een bouwtekening een dorp creëert.
Lees meer
Rachel Jankowsky
Blog
04 maart 2024

Achter op de motor bij Rachel Jankowsky in de Wereld van Jaarbeurs

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Rachel Jankowsky is beursmanager MOTORbeurs Utrecht en Kampeer & Caravan Jaarbeurs en is financieel en commercieel eindverantwoordelijk voor beide beurzen. We stappen achter op de motor bij Rachel en ze vertelt hoe ze van haar passie haar werk heeft gemaakt.
Lees meer
Nina van der Knaap WEY lid
Blog
29 februari 2024

Werken in de Wereld van Jaarbeurs; hoe is dat eigenlijk? Lid van personeelsvereniging vertelt

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. Ons sterkste punt? Onze mensen. Want samen zijn we Jaarbeurs. Elke dag zetten we ons in om te zorgen dat een bezoek aan onze locatie bijzonder wordt. Maar … hoe is het eigenlijk als je zelf in de Wereld van Jaarbeurs werkt? Zijn er voor medewerkers ook van die betoverende feestjes, evenementen en borrels? Nina van der Knaap (lid van personeelsvereniging WEY) vertelt er meer over.
Lees meer
Datum 25 April, 2024