Een goede presentatie of workshop geven op een Live event of beurs is al een vak apart. Wie een sessie presenteert op een hybride of online event heeft ook nog een online publiek dat van achter een scherm geboeid moet blijven. Hoe behoud je de aandacht en zorg je voor voldoende engagement?
De specialisten van Jaarbeurs hebben ruime ervaring met het organiseren van online en hybride evenementen van groot naar klein, en geven je graag wat tips om echt impact te maken met je online event:
Bereid je goed voor
Overleg vooraf aan je online event met de organisatie of locatiehouder goed over de technologische mogelijkheden die geboden worden. Met hoeveel camera’s wordt gefilmd? Hoe staat de belichting ingesteld? Op welke manier kom jij in beeld en hoe zal de online kijker jouw presentatie zien? Zorg er daarna op de locatie voor dat alles goed wordt getest: staan eventuele video’s of slides klaar, doet de chatmogelijkheid het, hoe is de kwaliteit van het beeld?
Link het offline en online publiek met elkaar
Vaak zijn de collega’s of sprekers die een presentatie geven vooral gewend om voor een echt publiek te staan en zo de stemming aan te voelen en contact te maken. Op afstand werkt dit anders. Bespreek daarom hoe het online publiek ook bij de presentatie betrokken kan worden, bijvoorbeeld door ook hen welkom te heten in de introductie. Daarnaast kan het fijn zijn om een moderator alle online interactie via de chat, polls of sociale media te monitoren en deze interactie ook echt aandacht te geven tijdens je programma door bijvoorbeeld vragen te beantwoorden die online gesteld zijn of leuke tweets voor te lezen die met jullie hashtag gedeeld zijn.
Hou je aan het programma
Online bezoekers zijn vaak geïnteresseerd in specifieke sessies en loggen daarom speciaal op een bepaald tijdstip daarvoor in. Als het programma uitloopt dan loop je het risico dat ze voortijds weer uitloggen. Zorg daarom voor een stipte starttijd en beperk de eventuele uitloop. Korte en krachtige presentaties werken bovendien het beste; zowel online als offline. Het grote succes van TED talks – die niet langer duren dan twintig minuten – bewijst dit maar weer.
Entertainment in de pauze
Wanneer de live bezoekers in de koffiepauze met elkaar praten, wil je niet dat je online kijkers naar een zwart scherm of lege stoel moeten kijken. Zorg daarom voor een stream van wat er op de beurs gebeurt of laat bijvoorbeeld interessante interviews of video’s zien.
Hulp nodig met jouw online evenement?
De specialisten van Jaarbeurs hebben ruim een eeuw ervaring met het organiseren van evenementen en congressen. En ook voor hen was het even schakelen naar de juiste methodes om online net zoveel impact te hebben als met offline evenementen. Maar, met een positieve instelling en focus op datgene wat wel (weer) kan, hebben ze de smaak inmiddels goed te pakken, een permanente livestream studio gebouwd voor online evenementen waar al door diverse bedrijven goed gebruik van is gemaakt. En met succes!
Wil je jouw evenement ook volledig of deels online organiseren vanuit een professionele studio, en met de juiste ondersteuning? Jaarbeurs denkt graag met je mee!
