Organiseer jouw congres, bedrijfsevenement, conferentie of bijeenkomst bij Jaarbeurs in Utrecht.

EHBO: Zó organiseer je het beste evenement

Het organiseren van een evenement is niet niks. Maar ondanks dat geen enkel event hetzelfde is, steken in het begin van de organisatie vaak toch dezelfde vragen en struikelblokken de kop op. Sommigen zitten met de handen in het haar bij het plannen. Anderen vragen zich af hoe je event doelstellingen behaald. Om juist die issues te tackelen geeft Moniek, account- en eventmanager congressen bij Jaarbeurs, 7 tips voor een solide basis van jouw evenement.

Met meer dan 100 jaar aan expertise, beschikt het Jaarbeurs-team over veel ervaring op het gebied van organiseren. In de reeks ‘EHBO: Eerste Hulp Bij Organiseren’, gaan wij onze kennis hierover met jullie delen. In dit eerste artikel deelt Moniek dé basis-tips voor een geslaagd evenement.

Moniek is al 15 jaar werkzaam in de hospitality, waarvan 6 jaar bij Jaarbeurs. Met haar ervaring in deze functie weet zij als geen ander hoe ze gasten kan ontzorgen én hoe je het beste evenement neer kan zetten.

event organiseren  - wat wil je bereiken - organiseer bij jaarbeurs

Weet wat je wil bereiken

Nog voordat het idee van een evenement uitgewerkt kan worden, is het formuleren van een concreet doel het belangrijkste. Het is een essentieel onderdeel van de voorbereiding, want met jouw eventdoelstelling bepaal je álles. De locatie, de catering, de aankleding, de verlichting en zelfs de kleuren en geuren. Kan je wel wat hulp gebruiken bij het formuleren van een doelstelling? Aan de hand van dit artikel heb je straks genoeg inspiratie om uit te kiezen.

Organiseren is groots dromen

Is de doelstelling geformuleerd? Dan is het tijd voor de volgende stap, namelijk het concept. De tip hierbij: zet hét droomscenario op papier. Noteer alles waar jouw ideale dag aan moet voldoen. Zowel in de praktische elementen, maar ook jouw ideale sfeerbeeld en emotie. Hoe wil je dat jouw gasten zich gedurende het event voelen en met welk gevoel moeten ze weer naar buiten lopen? Denk niet in beperkingen, maar wees creatief. Zo kom je sneller met out-of-the-box ideeën.

Juist met dat droomscenario en het juiste gevoel, kunnen accountmanagers goed uit de voeten. Het bijschaven van een concept is bijna onvermijdelijk, maar dat hoeft niet negatief te zijn. Door in oplossingen te denken, flexibel te zijn en het doel en droomscenario voor ogen te blijven houden. Daarmee krijgt jouw droom evenement écht vorm en kan het gerealiseerd worden.

festival event in expozaal Beatrix Theater congres Jaarbeurs organiseren

Organiseren is plannen

Een goed uitgestippelde planning is ontzettend belangrijk, vooral als je met meerdere mensen in de organisatie zit. Mocht je al eens eerder een evenement hebben georganiseerd, dan lijken veel dingen voor de hand liggend. Maar voor een ander zijn deze ‘kleine’ details misschien een enorm struikelblok. Personenaantallen, capaciteit, het globale programma, wensen, bijzonderheden en ga zo maar door.

Of al die elementen nu appeltje-eitje voor je zijn of juist een worsteling; onthoud dat een goede planning ontstaat door te blijven vragen en communiceren met alle betrokken partners. Vragen stellen is, vanaf het intakegesprek tot uitvoering van het event, enorm waardevol voor beide partijen. Gekke vragen bestaan niet. We kunnen er tenslotte vaak alleen maar van leren en samen komen we tot het beste resultaat.

Verzorg entertainment

Zitten er nog gaten in de planning of is de dag van ‘s ochtends vroeg tot laat in de middag volgepland? Het toevoegen van entertainment aan jouw programma is dan een absolute tip.

We hebben ooit een evenement in huis gehad met een programma van vroeg in de ochtend tot laat in de middag. Een flinke uitdaging om het publiek scherp en fris te houden. Daarom was er een muzikaal trio dat tijdens iedere korte pauze een intermezzo verzorgde. Dat gaf iedereen zichtbaar energie en plezier!

Je kan er allerlei kanten mee op. Misschien zorgt een liveband voor een knallende borrel of laat je een striptekenaar op een creatieve manier een samenvatting van de dag tekenen. Entertainment zorgt voor betrokkenheid, een hoge energie en saamhorigheid.

Congreslocatie van het Jaar 2022 winnaar Jaarbeurs

Kies de juiste locatie

Met een doelstelling, concreet concept en ijzersterke planning, heb je alle informatie op zak om op zoek te gaan naar de meest geschikte locatie. Naast het doen van research, is het aanvragen van een rondleiding een aanrader. Hiermee wordt het tastbaar en krijg je gevoel bij de ruimtes waarin jouw evenement straks misschien plaats gaat vinden.

Bij Jaarbeurs lopen we tijdens een rondleiding altijd de route van de gasten zoals die er op de dag van het event uit zou zien. Zo kan de organisator zich verplaatsen in zijn publiek en een beeld vormen van de customer journey bij onze locatie.

Heb je dé juiste locatie gevonden, maar is er helaas geen beschikbaarheid op de datum van het evenement? Zorg er dan voor dat de datum van volgend jaar al vast staat. Zo kan je favoriete locatie alvast vrijblijvend de editie van het aankomende jaar in de planning zetten.

congreszaal polar awardshow organiseren diner utrecht
Congressen organiseren in Jaarbeurs Utrecht mission supernova
vergaderen Jaarbeurs MeetUp utrecht

Populaire momenten binnen de branche

Over beschikbaarheid en data gesproken: ook dat is een aandachtspunt bij het organiseren van events. Binnen de evenementenbranche zijn specifieke maanden, seizoenen en dagen in de week erg populair. Een opsomming van de drukste periodes in het jaar:

  • Dinsdagen en donderdagen voor zakelijke evenementen.
  • Het hele voorjaar met juni in het bijzonder.
  • September tot Kerst, waarbij november en begin oktober het meest druk.

Wil je op deze momenten een event organiseren? Wees er dan op tijd bij. Buiten deze reguliere drukke tijden voor de hele branche, kan dit ook specifiek gelden voor een locatie.

Organiseren is een (leuke) uitdaging

Een evenement neerzetten blijft een spannende klus. De laatste tip is dan ook om als organisator én locatie altijd transparant naar elkaar te blijven. Over bijvoorbeeld twijfels, vragen en kosten.

Op die manier ontstaat er een nauwe samenwerking waardoor het event en de locatie langzaam samensmelten. Wanneer dat gebeurt, weet je zeker dat je een perfect evenement hebt neergezet.

Organiseren is een uitdaging, maar die uitdaging maakt het nou juist het allerleukste wat er is!

Evenementenlocatie organiseer je in Jaarbeurs Utrecht
Moniek Dirksz-Kuper.jpg

Gebruik de expertise en passie van Jaarbeurs

Als kers op de taart werd Jaarbeurs in 2022 door het publiek gekozen tot de Congreslocatie van het Jaar. Een erkenning voor het jarenlang opbouwen van fijne relaties met opdrachtgevers en het meedenken met events.

Benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jouw evenement?  Neem contact met mij op, ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden!

events@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 58 81

Blogs

50PlusBeurs Koninklijke Jaarbeurs
Blog

Jong Oud bestormt Jaarbeurs

Langs het draaiorgel aan het begin van de Jaarbeursboulevard trekt een gestage stoet bezoekers vanaf het Centraal Station op naar de 50PlusBeurs. Vijf dagen lang vult het Beurs- en congresgebouw van Koninklijke Jaarbeurs zich met iedereen die op zoek is naar informatie en inspiratie over hoe het leven mooi blijft als je ouder wordt. Sommigen komen alleen, sommigen hand in hand, een enkeling met wandelstok, rollator of geleidehond. 70 is het nieuwe 50, en dat weten de ruim 60.000 bezoekers van de 50PlusBeurs als geen ander. Twee letterlijk oude vrienden komen er al jaren. “We slaan geen editie over!”
Lees meer
moments 3 jaarbeurs duurzaamheid
Blog

Aan de slag met klantfeedback: nieuwe horecapunten met nog meer focus op vers en duurzaam

Bij Jaarbeurs zijn we continu aan het verbeteren om samen nog succesvollere evenementen te organiseren. We vragen daarbij input van onze klanten en bezoekers. Zo hoorden we onder andere dat men de verhouding van prijs en kwaliteit van de horeca niet in balans vond. Bas Rietvelt, Head of Hospitality, ging aan de slag met de klantfeedback en voerde de afgelopen maanden veel ontwikkelingen door. Hij vertelt onder andere over het vernieuwde horecapunt dat openging tijdens de 50PlusBeurs. Daarnaast praat hij ons bij over de keuzes die hij maakt om de horeca naar een hoger niveau te tillen.
Lees meer
20230907-Jaarbeurs-Campagne-shoot-websize22.jpg
Blog

Jaarbeurs door de ogen van: Noa Vermaak

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Jaarbeurs speelt en hoe we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Noa Vermaak werkte eerst als exhibitor service medewerker en maakte onlangs de overstap naar sales support medewerker voor KreaDoe en Vakantiebeurs. Daarnaast zet ze zich actief in voor WEY; de personeelsvereniging van Jaarbeurs.
Lees meer
20230415-Marleen-marketing jaarbeurs evenementen kreadoe -MichielTon-websize1.jpg
Blog

Jaarbeurs door de ogen van: Brand Marketing Manager Marleen van Soest

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Jaarbeurs speelt en hoe we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Marleen van Soest is Brand Marketing Manager en vertelt hoe zij zorgt dat Vakantiebeurs en KreaDoe echt een uitje wordt voor bezoekers.
Lees meer
kerstfeest locatie - decoratie in betoverend thema
Blog

7 tips om een betoverend kerstfeest te organiseren

Het is nooit te vroeg om te beginnen met het plannen van een betoverend kerst- of eindejaarsevenement! Ben jij degene die verantwoordelijk is voor het organiseren van dit feestelijke samenzijn voor je collega's of relaties? Lees verder voor 7 inspirerende ideeën en praktische tips om jouw evenement te transformeren tot een magische herinnering, met inzichten van account- en eventmanager Anke Verstraten.
Lees meer
Werken bij Jaarbeurs als Souschef Michel Sturkenboom
Blog

Jaarbeurs door de ogen van souschef Michel Sturkenboom

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Jaarbeurs speelt en hoe we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met ons meest waardevolle bezit: onze mensen. Michel Sturkenboom vertelt over zijn werkzaamheden als souschef van Jaarbeurs.  
Lees meer