Een congres, symposium of ander zakelijk evenement organiseren doe je niet zomaar. Een goede eventorganisatie betekent een doordacht plan hebben en veel keuzes maken. Denk aan de sprekers, de marketing, de leveranciers, het programma, noem maar op. Maar het begint allemaal met de keuze voor de juiste congreslocatie. De juiste locatie versterkt je event en kan de doorslag geven om wel of niet te komen. Met deze checklist weet je waar je op moet letten.
- Capaciteit en indeling
- Omgeving
- Bereikbaarheid
- Technische faciliteiten
- Personeel en vast contactpersoon
- Catering
- Overnachting
- Imago en originaliteit
Capaciteit
Als eerste wil je natuurlijk zeker weten of de congreslocatie de juiste capaciteit aan kan. Een congres kent verschillende groottes én kan onverwachts flink opschalen. Het is dus verstandig om te weten wat je opties qua capaciteit zijn.
Naast de hoeveelheid gasten is ook de indeling belangrijk. Misschien heeft jouw congres wel meerdere subsessies die tegelijkertijd bezig zijn. Je wil dan meerdere ruimtes huren met genoeg capaciteit voor elke sessie. En niet onbelangrijk: geluidsdichtheid van elkaar.
Omgeving
Wat voor omgeving zou ideaal zijn voor jouw evenement? Wil je een stadse omgeving met grote bedrijfsgebouwen om je heen of gaat je voorkeur naar een afgelegen plek op een boerderij? Wil je dichtbij het gezellige centrum zitten en veel restaurants in de buurt hebben? Of kies je voor de moderne zakelijke uitstraling van een druk bedrijventerrein? De keuze voor de omgeving is niet alleen belangrijk voor de uitstraling van het evenement, maar ook voor de faciliteiten die beschikbaar zijn in de omgeving. Houd er rekening mee dat de omgeving ook in relatie staat met het volgende punt: bereikbaarheid.
Bereikbaarheid
De een komt met de fiets, de ander met het openbaar vervoer of reist met de auto. Hoe reist jouw doelgroep en waar komen ze vandaan? Komen mensen uit alle hoeken van het land, dan is een locatie in het midden van Nederland wel zo prettig. En al helemaal als het makkelijk te bereiken is met het OV en auto. Check daarnaast ook de parkeergelegenheid, bij Jaarbeurs hebben we meer dan 3000 parkeerplaatsen in Utrecht. Het zou jammer zijn als de gasten aan het einde van het congres merken dat hun auto is weggesleept omdat ze in de verkeerde straat stonden geparkeerd.
Technische faciliteiten
Qua faciliteiten wil je een paar punten extra goed checken. Techniek is zo’n punt: worden er presentaties gegeven met behulp van een scherm? Mogen er vragen gesteld worden tussendoor en heb je een loopmicrofoon nodig? Je moet er zeker van zijn dat je de meest moderne techniek huurt én die je Plug & Play kunt gebruiken. Je wil namelijk voorkomen dat een zaal vol met mensen moet wachten tot het scherm eindelijk aan gaat. Daarnaast is het fijn om te weten dat je te maken hebt met ervaren technici. Deze mensen weten wat ze moeten doen, kunnen je goed adviseren en eventueel snel schakelen bij onverwachte wendingen.
“Je moet er zeker van zijn dat je een ruimte Plug & Play kunt gebruiken”
Personeel
Het organiseren van alles rondom het congres is al stressvol genoeg. Laat staan personeel. Wanneer de congreslocatie zelf personeel regelt om jouw taken gemakkelijk te maken, scheelt dat je een hoop werk. Krijg je daarnaast een vast contactpersoon die je helpt met al jouw vragen? Iemand die met goede ideeën komt om jouw congres nog geslaagder te maken? Met een goede event support van de locatie loopt een congres soepeler. Er loopt altijd wel iets anders dan gepland, een contactpersoon kan daar op inspelen of meedenken. En dat geeft jou een hoop rust.
Catering
Om te voorkomen dat iedereen tijdens de pauze wegglipt naar de dichtstbijzijnde cafetaria, is goede catering een must. Dit is niet bij elke locatie het geval. Sterker nog, soms moet je hier zelf voor zorgen. Check dus altijd goed of je gebruik kunt maken van de catering. En zo ja: voldoet de kwaliteit aan jouw standaard? Daarnaast, wat wordt er zoal geserveerd? Worden er verschillende opties aangeboden? En zijn er ook alternatieven voor mensen met specifieke eisen (denk aan vegetarisch of glutenvrij)? Check van tevoren of je inspraak hebt in de catering en of de locatie bereid is mee te denken. Zo maak je hapjes en drankjes écht onderdeel van je event.
“De juiste hapjes en drankjes versterken de sfeer op het congres”
Overnachting
Misschien duurt het congres wel meerdere dagen, of heb je bezoekers die van veraf komen. In dat geval wil je zeker weten dat er overnachtingsmogelijkheden zijn in de omgeving.
Vaak geven locaties dit wel aan op hun website, maar het is altijd goed om hier nog naar te vragen. Soms maken ze namelijk afspraken met hotels, zodat de gasten gemakkelijk een hotel kunnen boeken om te verblijven.
Imago
Dit laatste punt wordt vaak over het hoofd gezien. Toch is het cruciaal als je de juiste doelgroep wil aantrekken. Het imago van de congreslocatie wordt namelijk geassocieerd met jouw organisatie. Je wil dus zeker weten dat je jouw congres organiseert bij een locatie die past bij jouw eigen merk. Wil je bijvoorbeeld een zakelijk imago uitstralen? Dan sluit een moderne en stadse locatie veel beter aan dan een oud kloostergebouw. Is een onderwerp als duurzaamheid steeds meer aan de orde binnen jouw organisatie? Dan kan het ook slim zijn om te kijken hoe de eventlocatie hiermee omgaat.
Accountmanager Fleur
Meer weten over de congreszalen van Jaarbeurs? Neem contact met mij op voor alle mogelijkheden. Of kom langs en ervaar zelf de vele mogelijkheden van onze congreslocaties.
events@jaarbeurs.nl +31(0)30 295 58 81
