Je hebt besloten een congres te organiseren. Je bent goed voorbereid, je weet waar je naar toe wil en in grote lijnen heb je de dag voor ogen. Toch blijkt het organiseren lastiger dan gedacht. Hoe selecteer je leveranciers en wanneer moet je een spreker boeken? Wij helpen je verder.
Gebruik deze checklist om een succesvol congres te organiseren.
Waarschijnlijk denk je al snel aan mooie acties of spraakmakende workshops. Maar ga eerst even een stapje terug: het doel van het event. Wat wil je bereiken? Als je dit helder hebt, dan bepaal je de doelgroep. Wie zijn ze en hoe spreek je ze aan? Wat zoeken ze? Waar kun je ze vinden en bereiken? Daarna bepaal je de KPI’s en een thema dat erbij past; zo kan achteraf het succes van het congres meten.
(Vergeet overigens niet die goede ideeën ergens op te schrijven, want ze komen sowieso van pas bij punt 5!)
Misschien wel gelijk het lastigste onderdeel: het budget. Denk hierbij aan:
Wel of geen toegangsprijs voor deelnemers
Zijn er sponsorinkomsten?
10 % onvoorziene kosten
Maak iemand verantwoordelijk voor het budget
“Hou altijd rekening met 10% onvoorziene kosten”
Prik een datum voor het congres en maak inzichtelijk wat je allemaal moet regelen en wanneer je dit gaat doen. Maak daarnaast ook een planning voor alle communicatie over het event. Denk aan save to dates, previews, de uitnodiging om in te schrijven en bedankjes etc. Hou rekening met andere evenementen in de branche en eventuele vakanties van de doelgroep. Je kunt overigens ook eerst beginnen met de locatie (het volgende punt), en dan een datum prikken. Zo weet je zeker dat je het congres kunt organiseren op jouw voorkeurslocatie.
Een locatie kies je niet zomaar, want de ene evenementenlocatie is de andere niet. Er zijn een hoop afwegingen die je moet maken om de geschikte locatie te vinden. Denk aan:
Is de locatie te bereiken met alle soorten vervoer, of alleen met de auto bijvoorbeeld?
Is de zaal leeg, of krijg je er ook technische faciliteiten bij?
Hoe is de catering georganiseerd en wat is er mogelijk?
Kan je andere ruimtes bijboeken als het congres toch andere vormen aanneemt?
Kan je het congres ook hybride organiseren?
Bij Jaarbeurs vinden we het belangrijk dat je een onvergetelijk en succesvol event neerzet. Je krijgt bij ons daarom een eigen accountmanager die je voorziet van persoonlijke service. We zorgen daarnaast voor grote ruimtes, de beste technische apparatuur en heerlijke catering.
En niet onbelangrijk: Jaarbeurs ligt centraal in Nederland en is goed bereikbaar per auto, openbaar vervoer, taxi en zelfs met de fiets.
De invulling van de dag: misschien wel hét punt waarop men besluit wel of niet aan je congres deel te nemen.
Welke sprekers ga je selecteren en boeken? Wat zijn de onderwerpen voor workshops? Kies je wel of niet voor een dagvoorzitter? Wanneer zijn de netwerkmomenten en hoe gaat dat eruit zien? Alle zaken die invulling geven aan de inhoud komen hier aan bod.
Ga met de locatie na welke leveranciers je nodig hebt. Tip: maak (mits mogelijk) gebruik van de leveranciers van de locatie. Zij kennen de routes, werkwijzen en wat er wel en niet mogelijk is. Bovendien kan je ervanuit gaan dat de kwaliteit goed is, aangezien de locatie ze aanbeveelt. Denk onder andere aan:
Technologie
Horeca/catering
Foto- en/of videograaf
Gastheren/gastvrouwen
“Vraag de locatie of ze leveranciers kunnen aanbevelen, bij hen ben je verzekerd van kwaliteit.”
Maak het congres onderdeel van je marketingplan en de contentkalender. Tijdens dit onderdeel ontwerp je een huisstijl, bepaal je wat je wil communiceren en vooral: op welk kanaal. Wordt er bijvoorbeeld een eigen website gelanceerd, of niet? Hier zet je bovendien de promotie in grote lijnen uit. Andere belangrijke beslissingen:
Welk content ga je delen (previews, tips, programma etc.)?
Hoe nodig je uit tot inschrijven?
Welke kanalen en social media gebruik je?
Hoe zoek je de publiciteit (betaald en/of niet betaald)?
Voor welke opvolging na het event kies je? En hoe regel je dat?
Een draaiboek is misschien wel het allerfijnste hulpmiddel om te zorgen dat het congres op rolletjes loopt. In een draaiboek zet je actiepunten, tijden en de persoon die ervoor verantwoordelijk is. Je kunt het zo uitgebreid (of niet) maken als je zelf wil. Van uur tot uur of zelfs tot op de minuut.
“Een draaiboek is onmisbaar bij een congres. Het is de chronologische weergave van de hele dag.”
Met een compleet draaiboek maak je inzichtelijk wat er nog moet gebeuren. Maak een laatste actielijst en probeer zoveel mogelijk vooraf te regelen. Zo hou je tijd over voor onvoorziene zaken op de dag zelf. Zorg ervoor dat iedereen goed gebrieft is. Zo weten alle collega’s en betrokkenen wat er van hen wordt verwacht, wat ze moeten doen en hoe laat en waar ze aanwezig moeten zijn.
This is it. Dit is het moment waar je maanden mee bezig bent geweest! Zorg dat je het draaiboek bij de hand hebt, hier staat alles in dat je voor die dag moet weten.
Andere belangrijke punten: vergeet niet je telefoon van tevoren op te laden (en een lader mee te nemen). Draag bovendien lekker zittende schoenen, want je staat waarschijnlijk de hele dag op je benen.
Oh en niet onbelangrijk: vergeet niet jezelf en je team een schouderklopje te geven!
Hier bekijk je of het congres geslaagd was en wat het opgeleverd heeft. Evalueer niet alleen de dag, maar de hele campagne: Wat ging er goed? Wat ging er minder? Welke kansen heb je gepakt en welke laten liggen?
Denk ook aan een vragenlijst voor de deelnemers: wat vonden zij ervan? En als afsluiter: een bedankje voor de deelnemers met een link naar video/foto’s van het congres.
Dat kan! We hebben vier congreslocaties: het Beatrixtheater, Supernova, Media Plaza en het Julianagebied. Elk van de locaties heeft een eigen unieke sfeer. Hiermee hebben we een locatie voor elk type evenement.
