Hybride vergaderen is een vorm van vergaderen waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is in de ruimte en een ander deel online aansluit. Hybride vergaderen wordt vaak gebruikt wanneer teams verspreid werken, in verschillende plaatsen (of zelfs verschillende landen) zijn en/of wanneer deelnemers niet allemaal naar dezelfde locatie kunnen reizen.
Makkelijker gezegd: een hybride vergadering is een vergadering waarbij online en fysieke deelnemers tegelijk meedoen.
Wat heb je nodig om hybride te vergaderen?
Hybride vergaderen werkt alleen goed wanneer de techniek en ruimte kloppen. Niets is zo frustrerend als slecht (omgevings)geluid, een haperende verbinding of deelnemers die elkaar niet goed kunnen zien.
Voor een goede hybride vergadering heb je nodig:
Een betrouwbare internetverbinding
De absolute nummer 1: een betrouwbare, snelle internetverbinding. Niet alleen in jouw ruimte, maar ook bij de online deelnemers. Adviseer de deelnemers in de uitnodiging voor de vergadering om daar rekening mee te houden.
Camera’s
Het is fijn als je de deelnemer(s) kunt zien. Zo kan je goed naar de gezichtsuitdrukkingen kijken en wordt de vergadering menselijker. Daarom is een goede camera zeker ook een vereiste bij een hybride vergadering. Het is dus slim op erop te letten dat er goede camerafaciliteiten zijn in de (gehuurde) vergaderruimte.
Microfoons voor hybride vergaderen
En als we toch bezig zijn: goed geluid. Een goede microfoon voor hybride vergaderen zorgt ervoor dat iedereen duidelijk hoorbaar is, ook wanneer mensen verder weg zitten. Vraag hier dus ook naar als je een vergaderruimte huurt.
Schermen of displays
Iedereen moet elkaar kunnen zien, niet alleen de voorzitter. Daarom is het slim om een groot scherm in de vergaderruimte te gebruiken, zodat fysieke deelnemers de online deelnemers goed zien. En andersom natuurlijk.
Vergadersoftware
Met programma’s zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet kan je gemakkelijk en snel een online vergadering starten. Veel moderne vergaderruimtes hebben al de apparatuur zoals schermen en geluid in huis, om de software te gebruiken. Bij Jaarbeurs is in ieder geval alles Plug & Play. Je hoeft alleen nog maar te verbinden en in te loggen.
De voordelen van hybride vergaderen
Hydride vergaderen kent verschillende voordelen. We zetten ze op een rijtje.
Meer flexibiliteit
Iedereen kan aansluiten vanaf welk werelddeel dan ook! Dat maakt plannen een stuk eenvoudiger.
Minder reistijd en duurzamer
Niet iedereen hoeft naar dezelfde locatie te reizen. Dat bespaart tijd, kosten en uitstoot.
Meer deelnemers mogelijk
Omdat mensen ook online kunnen aansluiten, kunnen meer mensen deelnemen aan een vergadering wanneer dat nodig is.
Inclusiever werken
Hybride vergaderen maakt het makkelijker om collega’s om voor wie het om wat voor reden dan ook niet mogelijk is om te reizen, ook uit te nodigen voor een overleg.
Efficiënter samenwerken
Door de combinatie van online en fysieke deelname kun je sneller schakelen en meetings makkelijker plannen.
De nadelen van hybride vergaderen
Weinig mensen zullen het er niet mee eens zijn: een live ontmoeting blijft toch echt het beste. Wij mensen hebben behoefte om elkaar in het echt te zien. Als er deelnemers online aansluiten, ervaren toch veel mensen een afstand tot degenen die live aanwezig zijn. Andere nadelen zijn:
Technische problemen
Er is niks vervelender dan storende apparatuur of lege accu’s. Een beamer die niet werkt, een microfoon die uitstaat…enzovoort. Test alles dus voordat je gaat beginnen.
Online deelnemers kunnen zich minder betrokken voelen
Een grapje tussen neus en lippen door, of even een knipoog naar de buurman … Mensen die online deelnemen, zien niet alles. Daardoor kunnen ze zich soms minder onderdeel voelen van het gesprek of kunnen hen dingen echt ontgaan. Je hebt een verschillende beleving van de vergadering.
Meer voorbereiding nodig
Een hybride vergadering vraagt ook extra voorbereiding, bijvoorbeeld bij het testen van apparatuur en verbindingen. Is het beeld goed, is de belichting juist? Kunnen we mensen ergens anders een goed beeld van de vergadering bieden en vice versa? Er zijn veel zaken waar je op moet letten.
Tips voor een hybride vergadering
Wil je een hybride vergadering soepel laten verlopen? Met deze tips kom je een heel eind.
1. Test de techniek vooraf
Controleer of software, camera’s, microfoons en schermen goed werken voordat de vergadering begint.
2. Zorg voor goed geluid
Investeer in een goede microfoon voor hybride vergaderen, zodat iedereen duidelijk te verstaan is.
3. Betrek online deelnemers actief
Geef juist ook online deelnemers het woord en zorg dat ze goed zichtbaar zijn in denvergaderruimte. Dat kan bijvoorbeeld door het beeld op een groot scherm te vertonen. Denk andersom ook na hoe het beeld van de vergadering het beste bij de mensen op afstand komt.
4. Gebruik duidelijke moderatie
Kies een voorzitter en maak diegene verantwoordelijk om iedereen bij het gesprek te betrekken. Dit kan ook voorkomen dat iedereen door elkaar praat. Ook is het slim om na te denken hoe online deelnemers kunnen spreken. Bijvoorbeeld door de afspraak te maken dat ze online hun vinger opsteken. Dit is een speciale functie in vergadersofteware die laat zien dat je wat wil zeggen.
5. Houd het overzichtelijk
Gebruik een duidelijke agenda en zorg dat iedereen weet wanneer hij of zij aan het woord is.
Hybride vergaderen op een professionele locatie
Hybride vergaderen werkt het beste in een ruimte die hier speciaal voor is ingericht.
Bij Jaarbeurs MeetUp vind je vergaderruimtes die geschikt zijn voor hybride meetings. Dat betekent plug-and-play techniek, goede audiovisuele ondersteuning en comfortabele ruimtes. Hier kunnen zowel jouw fysieke als online deelnemers eenvoudig deelnemen aan dezelfde vergadering. Wil je meer weten of een ruimte boeken? We staan voor je klaar!
