Samenwerken staat vaak gelijk aan schermen delen, digitale meetings en tientallen mails per dag. Om medewerkers meer centraal te zetten en het jaar goed in te luiden, gooide Smartvatten het over een andere boeg. Het internationale watertechbedrijf trapte 2025 af met een driedaags kick-off event in Koninklijke Jaarbeurs. En met resultaat: maanden later wordt er nog steeds over gepraat.
Smartvatten, Zweeds voor ‘slim water’, is actief in waterbesparing voor onder andere vastgoedeigenaren en bedrijven. Het van oorsprong Finse bedrijf heeft vestigingen verspreid over Europa. Samenwerken tussen de honderden medewerkers gebeurt dus meestal online. Maar écht verbonden zijn, heeft meer nodig dan een snelle digitale ontmoeting. Zo zegt Raymond Tieman, Vice President of Sales bij Smartvatten: “We werken samen, maar zitten nooit samen in dezelfde kamer. Ik zie sommige collega’s maar één keer per jaar. Dan moet je dus alles uit dat ene moment halen.”
Bovendien waren het roerige tijden met onder andere een nieuwe CEO en nieuwe systemen. Daarom besloot Smartvatten een krachtig statement te maken. Een kick-off die écht indruk maakt. Tieman: “Elke afdeling had wel een grote verandering. Door hier écht een moment van te maken, kunnen we samen scherp aan de nieuwe fase beginnen.”
Een nieuw begin in Utrecht
Tijd voor een frisse insteek. Niet weer in Finland, waar het hoofdkantoor zit. “We hadden een frisse impuls nodig,” zegt Tieman. “Een nieuwe inslag voor het nieuwe jaar. We kozen voor Utrecht. Voor een ‘klein’ bedrijf zoals wij, is zoiets groots aanpakken in Amsterdam namelijk geen optie. Het is veel te duur. En Utrecht is Amsterdam in het klein: grachten, sfeer, horeca. Maar dan behapbaar.” Smartvatten koos voor Jaarbeurs als hoofdlocatie. Een strategische keuze, zo zegt hij: “Alles zit op loopafstand. We hadden geen taxi’s of bussen nodig en toch voelde het groots. Bovendien hadden we specifieke eisen voor de locatie. We zochten ruimte voor een plenaire sessie met 150 personen en break-outrooms voor kleinere sessies. Dan heb je een plek nodig waar je kunt samenkomen én snel kunt opsplitsen. Dat kan niet overal.”
Creatieve uitstraling
De keuze viel op Media Plaza; het futuristische congresgebied van Jaarbeurs met creatieve uitstraling en verrassend intieme sfeer. Tieman: “Hier konden we de ruimtes flexibel indelen. Dat paste bij ons verhaal en energieke programma. We hadden bijvoorbeeld in moderne ruimtes verschillende break-outs met verschillende diepgaande onderwerpen. Er was zelfs een ‘relax room’ met een yogasessie. Even terugschakelen en hoofd leeg.”
We doen het samen
Saamhorigheid creëren was het speerpunt van het kick-offevent. Er was naast de inhoudelijke sessies ook scavenger hunt door de stad, een galadiner, awardshow en zelfs een entertainer die zich overdag voordeed als nieuwe collega, maar ’s avonds de showman bleek te zijn. Stuk voor stuk elementen die nog lang bijbleven. Tieman: “Nu nog steeds, maanden later, hebben we het er over: weet je nog die keer dat iemand bijna de Utrechtse gracht inviel? Of die stroopwafels?’ Het zijn kleine dingen, maar het laat zien dat het nog steeds leeft. Het gevoel van: dit doen we samen.”
Inzetten op verbondenheid
Voor Jaarbeurs was dit een schoolvoorbeeld hoe je als een middelgrote, internationale organisatie maximale impact kan maken. Bas Sterrenburg, accountmanager bij Jaarbeurs: “Smartvatten liet zien dat je lef moet tonen. Ze durven groots in te zetten op verbondenheid. Ze zijn veel bezig met het motiveren, inspireren en enthousiasmeren van hun medewerkers. En ze kozen bewust voor Utrecht, want een internationale bijeenkomst hoeft echt niet automatisch in Amsterdam te zijn. Utrecht heeft alles: bereikbaarheid, sfeer en uitstekende voorzieningen voor meerdaagse programma’s.”
Resultaten die niet op een spreadsheet staan
Tieman kijkt tevreden en trots terug op de kick-off. “Het was uniek. We hebben laten zien dat we durven te investeren in onze mensen.” Volgens hem waren de totale kosten daar ook naar: de verschillende eventonderdelen, de locaties, het invliegen van internationale collega’s en hotelkosten liepen snel op. “Maar ik merk dat het nog steeds doorwerkt. Mensen snappen elkaar beter en begrijpen waar we met z’n allen naar toe moeten.”
Het meerdaagse event van Smartvatten laat zien dat een kick-off meer is dan alleen het jaar aftrappen. Het is een kans om te verbinden. Elkaar te inspireren. En samen een koers zetten naar de toekomst. Een investering in elkaar. Zoals Tieman het verwoordt: “Verbondenheid ontstaat niet vanzelf. Daar moet je ruimte voor maken. Je hoeft het niet elk jaar te doen. Maar áls je het doet, doe het dan goed.”
