EHBO: 8 tips om de bezoekers van jouw evenement te verrassen

Een ijzersterke aftrap van jouw event is het halve werk. Start de dag met een prikkelende opening en je houdt de aandacht van de bezoeker direct vast. Hoe je dat doet? Dit is een greep uit de mogelijkheden:

●    Inspirerende keynote-spreker
Een klassieke manier om een evenement te openen, is door een inspirerende keynote-spreker uit te nodigen. Deze spreker kan het publiek motiveren, boeiende inzichten delen en de toon zetten voor de rest van het evenement. 

●    Interactieve activiteit of ijsbreker
Een andere leuke manier om een evenement te openen, is door een interactieve activiteit of ijsbreker te organiseren. Dit kan bijvoorbeeld een korte teambuildingoefening zijn, een quiz of een interactieve demonstratie. 

Het doel is om het publiek actief te betrekken en een positieve sfeer te creëren. Een interactieve opening zorgt ervoor dat mensen zich meteen betrokken voelen en helpt om de spanning te doorbreken.

●    Technologische hoogstandjes
Open het evenement met technologische hoogstandjes die het publiek verbazen. Denk aan holografische projecties, virtual reality-ervaringen of interactieve robots. Dit zorgt voor een futuristisch en opwindend begin van het evenement.

“Vraag je accountmanager van de locatie om tips als je er zelf niet uit komt. Doordat wij jaarlijks honderden evenementen van verschillende formaten en met een breed scala aan onderwerpen, doelgroepen en doelstellingen (helpen) organiseren, zien wij ontzettend veel leuke programma onderdelen, sprekers en meer de revue passeren. Wij kunnen je dus zeker helpen aan creatieve ideeën en leveranciers.” 
 

Interactie is key tijdens een evenement. Denk aan games, wedstrijden en polls waarbij mensen hun stem kunnen laten horen. Met een goede uitvoering maak je de tongen los, houd je het gesprek gaande en ontstaat er actie. Een paar inspirerende voorbeelden:

●    Immersive experiences
Bied deelnemers een meeslepende ervaring door gebruik te maken van nieuwe technologieën zoals virtual reality (VR) of augmented reality (AR). Creëer virtuele werelden, interactieve 3D-ervaringen of mix de fysieke en digitale wereld op innovatieve wijze. Laat deelnemers zich onderdompelen in een andere realiteit en laat hen actief deelnemen aan de content van je evenement.
 

●    Live polling en Q&A
Maak gebruik van live polling en Q&A-sessies om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten. Geef hen de mogelijkheid om in realtime te reageren op vragen, meningen te delen en vragen te stellen aan sprekers. Dit kan via een mobiele app, een interactief scherm of zelfs met behulp van sociale media-platforms. Zorg ervoor dat de antwoorden of vragen zichtbaar zijn voor iedereen, zodat er een dialoog ontstaat.

●    Surprise elements
Voeg verrassingselementen toe aan je evenement om deelnemers te verbazen en hun nieuwsgierigheid te prikkelen. Dit kan bijvoorbeeld een onverwacht optreden zijn van een bekende artiest of een geheime spreker die plotseling op het podium verschijnt. Deze onverwachte momenten zullen de sfeer versterken en deelnemers enthousiast maken.
 

Een duurzaam evenement kan een uitdaging zijn. Je wil tenslotte dat bezoekers zich kunnen focussen op het event en niet op hun ecologische voetafdruk. Dan zijn dit voor jou als organisator een aantal tips, om achter de schermen alles te regelen:

●    Groene decoraties
Maak gebruik van duurzame en milieuvriendelijke decoraties. Kies voor herbruikbare banners en borden in plaats van wegwerpmaterialen. Gebruik planten en bloemen als decoratie. 
 

Geef die planten en bloemen na het evenement een nieuw leven door ze weg te geven aan deelnemers of ze te planten op een geschikte locatie.

●    Duurzame locatie
Kies bij voorkeur voor een locatie met het Green Key Certificaat. Let erop dat de evenementenlocatie goed bereikbaar is met openbaar vervoer of kijk of er alternatieven zijn, zoals voldoende laadpalen voor elektrische auto’s. 

Daarnaast is het belangrijk dat de locatie duurzaamheid zelf ook hoog op de agenda heeft staan. Dit vergroot de kans dat men energiezuinig werkt en hier zelf in alle processen ook al rekening mee houdt. Door te kiezen voor een duurzame evenementenlocatie heb je dus al gemakkelijk (duurzame) winst. 

●    Duurzaam afvalbeheer
Dit is een hele belangrijke: een event zorgt immers al snel voor een hoop afval, mits je daar alert op bent. Je denkt als eerste waarschijnlijk aan wegwerpservies- en bestek. Maar er is meer. Véél meer. Door hier secuur naar te kijken, maak je een enorme duurzame stap. Vermijd het gebruik van papier (brochures, plattegronden etc); ga zoveel mogelijk digitaal. Bij Jaarbeurs gebruiken we bijvoorbeeld de Jaarbeurs Live App om digitaal te navigeren en communiceren met bezoekers..

Catering krijgt al snel een standaard invulling. En ondanks dat de verschuiving in de diversiteit aan aanbod al een tijdje plaatsvindt: met alleen vega(n) opties steek je niet meer uit boven de rest. 

Ga daarom voor lokaal. Een populaire trend die dit jaar steeds meer terugkomt en ook nog eens hartstikke duurzaam is. Geef een nieuwe lading aan de Hollandse aardappel en verras met een bitterbal in een nieuw, verantwoord jasje. 
 

Stap in de schoenen van de eventbezoeker. Wat wil je zien, ruiken, proeven, voelen, horen? En hoe wil jij dat je bezoeker zich gedurende de dag voelt en met welk gevoel moeten ze de deur uit stappen? Om je hier een unieke invalshoek in te geven, hebben we per zintuig wel wat ideeën:

●    Escape room networking
Voeg een twist toe door een escape room-element toe te voegen. Deelnemers worden in teams verdeeld en moeten samenwerken om puzzels op te lossen en uit de ruimte te ontsnappen. 

Dit bevordert niet alleen het netwerken, maar ook teambuilding en probleemoplossende vaardigheden. Een locatie met genoeg subzalen, is hier zeer geschikt voor.

●    Speed networking
Speeddaten voor nieuwe connecties op je LinkedIn. Klinkt ideaal toch? Voeg specifieke thema’s of vragen aan het gesprek toe, en je leert je nieuwe connectie veel beter kennen dan tijdens een kort gesprek in de pauze. 
 

●    Live-optreden of entertainment
Voor een knallende afsluiting van een evenement is een live-optreden of ander vormen van entertainment een geweldige keuze. Dit kan bijvoorbeeld een bekende band, een dansgroep, een komiek of een acrobatische act zijn. 

Kies iets wat past bij de sfeer en het thema van het evenement en dat het publiek gegarandeerd vermaakt. Een spectaculaire afsluiting zorgt ervoor dat mensen het evenement positief herinneren en met een goed gevoel naar huis gaan.

●    Awards ceremonie
Sluit het evenement af met een prijsuitreiking waarbij er erkenning wordt gegeven aan bijzondere prestaties binnen de branche. Geef awards aan individuen, bedrijven of teams die opmerkelijke bijdragen hebben geleverd. Dit creëert een positieve en feestelijke sfeer bij de afsluiting.
 

Is voor jou het evenement klaar zodra de laatste bezoeker de deur uitloopt en dat ene restje confetti is opgeveegd? Dan heb je het mis. Opvolging na een event is namelijk nog een belangrijke stap die vaak vergeten wordt. Om daar een unieke twist aan te geven, hebben we de volgende tips:

●    Bedankmail
Stuur een persoonlijke bedankmail naar alle bezoekers om je waardering te tonen voor hun aanwezigheid. In deze e-mail kun je ook een samenvatting van het evenement geven. Deel bijvoorbeeld hoeveel bezoekers er in totaal aanwezig waren, hoeveel CO2 er is bespaard of leuke feitjes zoals waar bezoekers vandaan kwamen. Mocht je foto’s of een video hebben gemaakt, dan is dit natuurlijk ook erg leuk om te delen.

●    Follow-upcontent
Bied waardevolle follow-upcontent aan na het evenement, zoals presentatieslides, video-opnames van de sessies, samenvattingen van belangrijke punten, aanvullende bronnen of whitepapers. 

Dit stelt de bezoekers in staat om de inhoud van het evenement verder te verkennen en zich te verdiepen in onderwerpen die voor hen relevant zijn. En voor meer volgers op de socials natuurlijk, mocht je aan een beetje zelfpromotie doen. ;-)