Sinds januari 2022 werkt Nienke van Velsen bij Jaarbeurs. Ze startte bij Event Service, waar ze exposanten hielp met de praktische voorbereiding van hun beursdeelname. Daarna maakte ze de overstap naar het eventmanagementteam; de plek waar voor haar alles samenkomt. Elke dag staat ze vol overgave klaar om snel te schakelen, gastvrij te zijn en het overzicht te bewaren als er honderd dingen tegelijkertijd spelen.
Nienke zet zich in voor eigen events van Jaarbeurs en gastevents die door andere partijen worden georganiseerd. Eén keer per jaar organiseert ze zelf een event: Cybersec Europe in Brussel. “Een beetje een vreemde eend in de bijt,” zegt ze, “want je werkt niet in Utrecht, maar in Brussels Expo.” Maar juist dat maakt het weer extra interessant: dezelfde verantwoordelijkheid, maar in een andere omgeving.
De rest van het jaar draait Nienke gastevents. Organisaties huren bij Jaarbeurs de ruimte en Nienke zorgt dat alles klopt. “Ik ben het aanspreekpunt voor de klant. Ik zorg dat alle facilitaire zaken geregeld zijn en dat iedereen binnen Jaarbeurs weet wat er gaat gebeuren: beveiliging, EHBO, brandwacht, mobiliteit en logistiek. Ik ben de schakel tussen de organisatie en Jaarbeurs.” En dát is waar ze energie van krijgt. Zo vertelt ze: “Voor hen is het de locatie van hun event. Voor mij is het: zorgen dat alles op rolletjes loopt, zodat zij hun event succesvol kunnen neerzetten. Dat stukje gastvrijheid vind ik heel leuk.”
De balans zoeken
Geen event is hetzelfde. En dus bestaat er ook geen standaard aanpak. Nienke: “Ik denk dat ik best goed ben in het vinden van balans. Wie heeft prioriteit? Wat is belangrijk? En hoe zorgen we dat alle neuzen dezelfde kant op staan?” Volgens Nienke is het belangrijk om klanten het gevoel te geven dat ze gezien worden. “Iedere klant is anders. De één heeft behoefte aan duidelijke afspraken en snel schakelen in de voorbereiding. De ander waardeert vooral je aanwezigheid op de vloer.” Nienke schakelt net zo makkelijk tussen een B2B-event en een B2C-event. “Twee totaal verschillende werelden. Eigenlijk hetzelfde werk, maar met een andere aanpak.”
En ook de onvoorspelbaarheid van de evenementenwereld trekt haar. Zo vertelt ze: “Je moet soms last minute kunnen schakelen. Want het staat echt niet allemaal zes maanden van tevoren vast.” Soms is dat pittig, maar daar zit juist ook de kick. Zo zegt ze: “Dan denk je: hoe ga ik dít nu weer voor elkaar krijgen? Maar als het dan lukt, dan weet je het weer: hier doe ik het allemaal voor.”
Mooie herinneringen
En met zoveel verschillende evenementen, stapelen de bijzondere gebeurtenissen bij Nienke op. Een bijzonder moment was de herdenking van de oorlog in Oekraïne bij Jaarbeurs, een jaar na de start van de oorlog. “Er kwamen veel gevluchte Oekraïners samen, uit Utrecht en omgeving, maar ook van verder. Dat was heel indrukwekkend.” Hoewel de aanleiding erg zwaar was, voelde Nienke de energie van al die mensen. En ook achter de schermen werd duidelijk dat dit geen standaard ‘productie’ was. Nienke: “Vlak voor de opening kwam de politie met getrainde honden de hal controleren. Daarna mocht niemand er meer in. Dat maak je niet mee bij een reguliere beurs.”
Ze blijft zich elke dag verbazen om haar werk. Want soms zit een hoogtepunt juist in iets waarvan je het vooraf niet verwacht. Zoals een event van een grote supermarkt, waarbij het kerstassortiment werd gepresenteerd. “Dan denk je op voorhand: oké, wat kunnen we daar van verwachten…? En dan blijkt het een hele vette productie. Dan sta je daar en voel je: wow. Dit vind ik echt leuk om te doen.”
Nog lang niet klaar
Nienke zit goed waar ze zit: “Dit past wel bij mij. Ik denk niet dat er iets anders is waar ik hetzelfde uithaal.” Wat ze wél nog hoopt? “Een concertzaal. Jaarbeurs is daar qua locatie perfect voor.” Want hoe diverser het aanbod binnen Jaarbeurs, hoe meer nieuwe uitdaging voor de eventmanagers. Nienke sluit af: “Dan gaan we weer met elkaar uitvinden: hoe gaan we dit inrichten, hoe leggen we deze puzzel? Dat geeft zoveel energie!”
