Zo organiseer je in ieder seizoen een geslaagd evenement

De lente, hét seizoen van vernieuwing en bloei. De dagen worden langer, de temperaturen stijgen en overal om ons heen ontluiken bloemen en planten. De natuur ontwaakt uit haar winterse sluimer, er ontstaat overal frisse energie.

Dat zie en voel je terug bij je eventbezoekers in deze tijd van het jaar. Iedereen zit vol nieuwe energie, optimisme en zin om er weer op uit te gaan. En hoewel dat zorgt voor een grote kans van hoge opkomst voor jouw bijeenkomst, is dat ook een uitdaging. Want hoe houd je die energie vast? Hoe vang je de sfeer van de lente in de juiste beleving én houd je de focus van jouw deelnemers vast gedurende het evenement, als iedereen het liefst buiten is?

• Passende decoratie in de eventruimte

De levendigheid van de lente is een ideaal thema om door te voeren in de aankleding van jouw eventruimte. Gebruik bijvoorbeeld kleurrijke bloemstukken en verlicht de ruimte op een natuurlijke manier om daglicht te weerspiegelen. Wat voor evenement je ook organiseert: wanneer je ‘bloei en frisse energie van de lente’ in de ruimte laat zien, begint je dag gelijk al met een vrolijke noot.

• Het programma van jouw event

Die bruisende energie en dat optimisme van je bezoekers wil je de hele dag vasthouden. Een mooie manier om dat te doen, is door een ‘lente-energizer’ in je programma toe te voegen.

Denk aan een korte yogasessie of een inspirerende spreker, die kan dienen als een stimulerende start van een evenement of het publiek weet te boeien tussen diverse sessies door.

Daardoor voelen de deelnemers zich aan het begin of halverwege de bijeenkomst direct opgeladen en gemotiveerd.

Als we denken aan de zomermaanden, denken we aan ontspanning, buiten zijn en genieten van de zonnige dagen. Deze periode brengt het gevoel van vrijheid en levendigheid met zich mee en brengt mensen samen.

Dat maakt ook de zomer een goede periode om jouw bijeenkomst te organiseren. Mensen willen samen zijn, nieuwe energie opdoen en geïnspireerd raken. Dat vraagt om extra aandacht voor de beleving tijdens jouw event. Aan jou de taak als organisator om dat magische zomergevoel dus door te vertalen naar een geslaagde dag. Hoe je dat in de zomer doet? Onze account- en eventmanagers delen de volgende tips.

• De zomer is beleving

“We willen er op uit met het warme weer en besteden veel meer tijd aan leuke activiteiten. Als je bezoekers dus een evenement op de planning hebben staan, willen ze verrast worden. Het moet een beleving zijn die aansluit op waar ze zin in hebben: energiek, actief en uniek.”

Dat klinkt misschien als een uitdaging, maar dat hoeft het niet te zijn. Door tijdens dit seizoen nog meer de juiste ervaren hulp in te schakelen (zoals je account- of eventmanager) tijdens dit, kom je sneller op een out-of-the-box idee.

Zo werkten we voor een van onze opdrachtgevers aan een uniek concept waarbij we één van onze zalen omtoveren tot een zomerse ontmoetingsplek. “Foodtrucks, kleine muziekpodia, zitzakken en strandstoelen in het zand. We halen alles wat je buiten verwacht, gewoon naar binnen en laten de bezoekers wanen in een indoor zomerfestival.”

• Het programma van jouw event

Je denkt er misschien sneller aan om rond de jaarwisseling je nieuwe plannen en doelen te delen. Maar ook de zomer is hét geschikte moment om even stil te staan bij dit soort belangrijke mijlpalen in je organisatie. Deel dus succesverhalen!

Zo geef je je deelnemers een boost om toe te werken naar het einde van het jaar, weten ze dat ze goed op weg zijn én haak je mooi in op het optimisme dat heerst tijdens de warme zomermaanden.

• Culinaire invulling

Een unieke beleving is tijdens de zomer essentieel. En hoewel je bezoekers dit seizoen associëren met ‘buiten zijn’, is het nu extra leuk om op een verrassende manier gebruik te maken van je locatie.

Tover bijvoorbeeld het lunchmoment om tot een indoor picknick voor een zomerse touch aan je evenement. Zo creëer je een ontspannen sfeer met lichte hapjes, lekkere mocktails en informele zitplaatsen.

• De mogelijkheden van de locatie

Na je indoor lunch ook nog genieten van het zonnetje dat extra lang blijft schijnen in deze maanden? Kijk dan of je locatie een tuin, terras of andere plek in de buitenlucht heeft die je om kunt toveren in zomerse sferen.

Als je op zoek bent naar een buitenlocatie is het bij Jaarbeurs  mogelijk om je afsluitende borrel in ons restaurant Speys te organiseren, waarbij je een mooi en exclusief terras tot je beschikking hebt. Gelegen in hetzelfde gebouw en een uitstekend alternatief om buiten gezellig te proosten in het zonnetje.

Zodra de herfst zijn intrede doet, ondergaat de omgeving een opmerkelijke transformatie. De temperaturen nemen een duik, de bladeren aan de bomen schilderen zich in warme tinten, en onze sjaals, mutsen en vooral paraplu’s vinden hun weg uit de kast. Deze veranderingen laten ook hun stempel achter op jouw evenement.

De aankleding vraagt om een vleugje extra warmte, en gasten verlangen naar meer interactie om een knusse sfeer te bevorderen. Hoe zorg je ervoor dat jouw herfstevent een doorslaand succes wordt? Onze account- en eventmanagers reiken je de volgende tips aan:

• Sfeervolle decoratie

Deze periode vraagt om bijzonder sfeervolle decoratie in je evenementenruimte. Kies voor warme herfstkleuren zoals diep oranje, bruin en bordeaux, en maak gebruik van subtiele (sfeer-)verlichting om een gezellige ambiance te creëren. De herfst biedt een uitgelezen kans om groots uit te pakken met de aankleding en een duidelijke sfeer neer te zetten.

De dagen worden korter, de feestdagen staan voor de deur en ons land lijkt zich te hullen in een deken van kou. De winter is het seizoen waarin de behoefte aan warmte en knusheid toeneemt. En dat is ook de associatie van jouw doelgroep. Deze periode vraagt om gezelligheid, warme dekens, winterse lekkernijen, samenzijn en feest.

En hoewel we die opsomming vaak associëren met een geslaagd evenement, blijft het soms lastig om in de winter een hoog percentage opkomst te genereren. Door drukte, maar ook door slechte weersomstandigheden die gevolgen kunnen hebben voor de reis naar je evenement. Dat vraagt om een andere aanpak.

• Technologie is essentieel

Winterbijeenkomsten zijn voor ons het signaal om in te zetten op innovatieve technologie. Met virtuele mogelijkheden om deel te nemen aan sessies, vergaderingen of andere bijeenkomsten, kunnen deelnemers zelfs bij slecht weer comfortabel vanuit huis aan het event deelnemen. Dit seizoen vraagt om een hybride aanpak.

Hier kan natuurlijk ook in gevarieerd worden om het wat spannender te maken. Weet je bijvoorbeeld vooraf dat de weersvoorspelling slecht is en er daarom minder deelnemers aanwezig kunnen zijn? Zorg er dan voor dat mensen zich vanuit huis kunnen voorbereiden om toch mee te doen aan die ene creatieve workshop of andere interactieve sessie.

Of je het komende jaar nu jouw evenement organiseert in de lente, zomer, herfst of winter, ieder seizoen heeft zijn charme en krijgt met de juiste invulling de ideale sfeer én opkomst. Niet alleen zorg je er hiermee voor dat je deelnemers het hele jaar door unieke bijeenkomsten beleven, maar het is ook een goede manier om je event makkelijk een stuk duurzamer te maken.

We deelden de tip al eerder in dit artikel, maar zeker in de culinaire invulling biedt een seizoensgebonden thema veel kansen. Winterse groenten in de winter en frisse salades in de zomer geven je de mogelijkheid om lokale producten te serveren aan je gasten. En dat is zeker een stap in de goede, groene richting.