5x inspiratie en tips om een uniek eindejaarsevenement te organiseren

Het zit er alweer bijna op: 2022 loopt ten einde. Hét moment om een bewogen jaar af te sluiten en 2023 met een knal te beginnen. Kan je wel wat inspiratie gebruiken om een knallend nieuwjaarsfeest of bijzonder kick-off evenement te organiseren? Onze account- en eventmanager Anke Verstraten deelt inspirerende voorbeelden én tips.

Als account- en eventmanager van het congrescentrum bij Jaarbeurs heeft Anke de meest spetterende evenementen de revue zien passeren. Samen met haar team is ze verantwoordelijk voor de organisatie van evenementen en bijeenkomsten in de congreslocatie van Jaarbeurs. Ze draait haar hand niet meer om voor unieke events.

We legden haar de vraag voor: hoe kan je nou écht goed een jaar afsluiten of beginnen?

1. Organiseer een dinnershow

‘Een dinnershow is echt een mooi evenement om het jaar af te sluiten’ zegt Anke. ‘Je wil medewerkers of relaties bedanken voor wat ze hebben gedaan. Je wilt uitpakken. En dat kan met een dinnershow. Swingende entertainment, techniek, aankleding, catering: alles is volledig op elkaar afgestemd.'

'Zo hebben we weleens champagnedames gehad in de Progress of de Polar compleet volgehangen met prikverlichting. Het zag er waanzinnig uit.’ Een dinnershow biedt het beste van twee werelden. Culinair genieten terwijl je kijkt naar een compleet spektakel.’

Congressen organiseren in Jaarbeurs Utrecht - Media Plaza

“Met een dinnershow sluit je het jaar spectaculair af.”

2. Combineer het event met een prachtige musical in het Beatrix Theater

Als je de beleving wil maximaliseren, is een combinatie met een bijzondere musicalshow een mooie optie. Anke: ‘Een musical brengt je gasten gelijk in de juiste sfeer. Dit is het moment voor hen om even achterover te leunen en gewoon te genieten. Het versterkt echt het ‘uitjes-gevoel’. Voor of na de voorstelling zorgen wij uiteraard voor een feestsetting. Zo bieden wij naast de theaterzaal ook verschillende ruimtes aan waar je je eigen gasten exclusief kunt ontvangen.

Beatrix Theater entree Utrecht Jaarbeurs

3. Laat catering op je evenement aansluiten

Een goed menu dat naadloos past bij het thema van het event: het is de finishing touch die je nodig hebt. Bij een eindejaarsevent denk je natuurlijk aan bubbels, feestelijke tafels, oliebollen etc. Maar wat doe je dan bij een kick-off event bij de start van het nieuwe jaar?

"Een leuk idee is bijvoorbeeld ‘Vitaal het nieuwe jaar in’. Denk hierbij aan onze duurzame catering met een verfrissende smoothiebar. Origineel en nog gezond ook."

uitstekende catering en food service voor diner, snacks, gezond, lunch en borrel voor jouw evenement in Utrecht

4. Boek inspirerende sprekers voor de beste kick-off

Hoewel het in eerste instantie niet echt logisch lijkt om een spreker te boeken op een personeels- of relatiefeest, is het dé manier om mensen te inspireren. Een goede spreker zet mensen aan het denken of maakt een onderwerp bespreekbaar. Anke: ‘Een goede spreker voegt enorm veel toe aan de groepsdynamiek, het moet alleen wel bij je thema passen. Wij denken graag met je mee over de juiste spreker en kunnen jullie eventueel met elkaar in contact brengen.’

5. Voeg een verrassingselement toe

Jouw relaties en medewerkers prikkelen om naar het event te komen? Maak ze nieuwsgierig met een verrassingselement of surprise act. Het is een mooie manier om spanning op te bouwen voor en tijdens het event. Anke: ‘Een verrassingselement kan iets kleins zijn, bijvoorbeeld een unieke lichtshow. Of juist iets groots, zoals de lancering van een nieuw product of de plannen voor het nieuwe jaar. Het maakt het event echt uniek en zorgt ervoor dat mensen er echt bij willen zijn.’

“Een verrassingselement zorgt ervoor dat mensen bij het event willen zijn.”

Organiseer jouw congres, bedrijfsevenement, conferentie of bijeenkomst bij Jaarbeurs in Utrecht.

Tot slot

Tot slot nog deze belangrijke tip: Vergeet het draaiboek niet! Stel een programma en draaiboek samen en communiceer dat met de locatie. Anke: ‘Qua techniek is er bij ons gigantisch veel mogelijk. Audio, verlichting, schermen, microfoons ... alles. Maar we moeten wél weten dat je het nodig hebt. Onze technici kunnen veel on the spot regelen, maar het is natuurlijk makkelijker als het al klaarstaat.’

Daarnaast is het goed om het event achteraf te evalueren: ‘Dit moet je eigenlijk altijd doen. Evalueer het event achteraf met je gasten én met ons. Zo weet je precies wat de volgende keer anders kan en wat de succesfactor was.’

Wil je ook op unieke wijze het jaar afsluiten of spetterend een nieuw jaar beginnen?

Accountmanager Anke

Meer weten over de mogelijkheden bij Jaarbeurs? Ik help je graag verder!

Bij Jaarbeurs krijg je de beste faciliteiten en begeleiding. Niets voor niets wonnen we in 2022 de publieksprijs voor Beste Congreslocatie van Nederland! Samen organiseren we een spetterend event waar je medewerkers het nog lang over hebben.

Neem contact met mij op via onderstaande gegevens. Of kom langs en ervaar zelf de vele mogelijkheden van onze congreslocaties.

events@jaarbeurs.nl +31(0)30 295 58 81

Stel je vraag Brochure aanvragen

Blogs

ASOT Armin van Buuren dance event locatie jaarbeurs utrecht

Blog

21 June 2023

Organising the world’s biggest trance event requires enormous focus

Around 55,000 visitors; tens of millions of viewers and listeners worldwide via the live stream; five different stages; amazing laser shows. Utrecht was briefly the international hub of trance music in early March. Royal Jaarbeurs had the honour of hosting the world’s biggest trance event: the 1000th edition of A State of Trance (ASOT), the show of Dutch pride and top DJ Armin van Buuren.

How we made our sustainable ambition a reality during La Vuelta Holanda 2022

Last year, Royal Jaarbeurs had the honour of being the official start location of the first stage of the team time trial during La Vuelta Holanda 2022. We were proud to host such a fantastic event and all the more so because, like us, La Vuelta Holanda attaches great importance to being eco-friendly. And that helped us sprint forward in a sustainable way together.

Zoeken