EHBO: Zó organiseer je het beste evenement

Het organiseren van een evenement is niet niks. Maar ondanks dat geen enkel event hetzelfde is, steken in het begin van de organisatie vaak toch dezelfde vragen en struikelblokken de kop op. Sommigen zitten met de handen in het haar bij het plannen. Anderen vragen zich af hoe je event doelstellingen behaald. Om juist die issues te tackelen geeft Moniek, account- en eventmanager congressen bij Jaarbeurs, 7 tips voor een solide basis van jouw evenement.

Met meer dan 100 jaar aan expertise, beschikt het Jaarbeurs-team over veel ervaring op het gebied van organiseren. In de reeks ‘EHBO: Eerste Hulp Bij Organiseren’, gaan wij onze kennis hierover met jullie delen. In dit eerste artikel deelt Moniek dé basis-tips voor een geslaagd evenement.

Moniek is al 15 jaar werkzaam in de hospitality, waarvan 6 jaar bij Jaarbeurs. Met haar ervaring in deze functie weet zij als geen ander hoe ze gasten kan ontzorgen én hoe je het beste evenement neer kan zetten.

Weet wat je wil bereiken

Nog voordat het idee van een evenement uitgewerkt kan worden, is het formuleren van een concreet doel het belangrijkste. Het is een essentieel onderdeel van de voorbereiding, want met jouw eventdoelstelling bepaal je álles. De locatie, de catering, de aankleding, de verlichting en zelfs de kleuren en geuren. Kan je wel wat hulp gebruiken bij het formuleren van een doelstelling? Aan de hand van dit artikel heb je straks genoeg inspiratie om uit te kiezen.

Organiseren is groots dromen

Is de doelstelling geformuleerd? Dan is het tijd voor de volgende stap, namelijk het concept. De tip hierbij: zet hét droomscenario op papier. Noteer alles waar jouw ideale dag aan moet voldoen. Zowel in de praktische elementen, maar ook jouw ideale sfeerbeeld en emotie. Hoe wil je dat jouw gasten zich gedurende het event voelen en met welk gevoel moeten ze weer naar buiten lopen? Denk niet in beperkingen, maar wees creatief. Zo kom je sneller met out-of-the-box ideeën.

Juist met dat droomscenario en het juiste gevoel, kunnen accountmanagers goed uit de voeten. Het bijschaven van een concept is bijna onvermijdelijk, maar dat hoeft niet negatief te zijn. Door in oplossingen te denken, flexibel te zijn en het doel en droomscenario voor ogen te blijven houden. Daarmee krijgt jouw droom evenement écht vorm en kan het gerealiseerd worden.

Organiseren is plannen

Een goed uitgestippelde planning is ontzettend belangrijk, vooral als je met meerdere mensen in de organisatie zit. Mocht je al eens eerder een evenement hebben georganiseerd, dan lijken veel dingen voor de hand liggend. Maar voor een ander zijn deze ‘kleine’ details misschien een enorm struikelblok. Personenaantallen, capaciteit, het globale programma, wensen, bijzonderheden en ga zo maar door.

Of al die elementen nu appeltje-eitje voor je zijn of juist een worsteling; onthoud dat een goede planning ontstaat door te blijven vragen en communiceren met alle betrokken partners. Vragen stellen is, vanaf het intakegesprek tot uitvoering van het event, enorm waardevol voor beide partijen. Gekke vragen bestaan niet. We kunnen er tenslotte vaak alleen maar van leren en samen komen we tot het beste resultaat.

Verzorg entertainment

Zitten er nog gaten in de planning of is de dag van ‘s ochtends vroeg tot laat in de middag volgepland? Het toevoegen van entertainment aan jouw programma is dan een absolute tip.

We hebben ooit een evenement in huis gehad met een programma van vroeg in de ochtend tot laat in de middag. Een flinke uitdaging om het publiek scherp en fris te houden. Daarom was er een muzikaal trio dat tijdens iedere korte pauze een intermezzo verzorgde. Dat gaf iedereen zichtbaar energie en plezier!

Je kan er allerlei kanten mee op. Misschien zorgt een liveband voor een knallende borrel of laat je een striptekenaar op een creatieve manier een samenvatting van de dag tekenen. Entertainment zorgt voor betrokkenheid, een hoge energie en saamhorigheid.

Populaire momenten binnen de branche

Over beschikbaarheid en data gesproken: ook dat is een aandachtspunt bij het organiseren van events. Binnen de evenementenbranche zijn specifieke maanden, seizoenen en dagen in de week erg populair. Een opsomming van de drukste periodes in het jaar:

• Dinsdagen en donderdagen voor zakelijke evenementen.
• Het hele voorjaar met juni in het bijzonder.
• September tot Kerst, waarbij november en begin oktober het meest druk.

Wil je op deze momenten een event organiseren? Wees er dan op tijd bij. Buiten deze reguliere drukke tijden voor de hele branche, kan dit ook specifiek gelden voor een locatie.

Organiseren is een (leuke) uitdaging

Een evenement neerzetten blijft een spannende klus. De laatste tip is dan ook om als organisator én locatie altijd transparant naar elkaar te blijven. Over bijvoorbeeld twijfels, vragen en kosten.

Op die manier ontstaat er een nauwe samenwerking waardoor het event en de locatie langzaam samensmelten. Wanneer dat gebeurt, weet je zeker dat je een perfect evenement hebt neergezet.

Organiseren is een uitdaging, maar die uitdaging maakt het nou juist het allerleukste wat er is!