Online evenement organiseren bij Jaarbeurs Studio

10 Tips voor het organiseren van een online event

Voor een professionele uitstraling van jouw online event kies je voor een livestream vanuit een echte studio. Hiermee creëer je direct meer impact dan bij de zoveelste Zoom of Teams bijeenkomst. 

Maar hoe doe je dat? Het is ontzettend logisch dat dit vragen bij je oproept, zoals:

→ Waar moet ik rekening mee houden bij het organiseren van een online gestreamd event?

→ Hoe zorg ik ervoor dat mijn event online net zoveel impact maakt als offline?

→ Met welke technische aspecten moet je rekening houden?

Top 10 tips voor het organiseren van een succesvol online of hybrid evenement

1. Bereid je goed voor. Zorg dat je de meeste energie en tijd steekt in de inhoud en vorm van je programma. Betrek vervolgens je technische partij daarbij in een vroeg stadium. Dan wordt al snel duidelijk wat er kan, wat niet en met welke kosten je te maken krijgt.
2. Weet dat techniek geld kost. Denk liever aan de waarde van je event en hoe de kijker het beleeft dan te bezuinigen op een camera of lamp. Als je het doet, doe het dan goed. 
3. Zorg voor stabiel bekabeld internet met voldoende bandbreedte. Wifi is door veel invloeden van buitenaf geen veilige optie.
4. Hou rekening met technische zaken die niets met de kijker te maken hebben. Zoals kijkmonitoren voor sprekers of dagvoorzitter. Een aftelklok voor de presentator. Een ‘oortje’ zodat de regisseur naar de presentator kan communiceren. Voldoende ruimte voor de regie zodat die op veilige afstand van elkaar kan werken.

Jaarbeurs Studios

​​​​​​5. Repeteer het hele programma. Eerst technisch, maar ook met alle betrokkenen. Je zult dingen tegenkomen die je niet had voorzien. 
6. Zorg voor een mooie achtergrond (decor) achter elk camera-shot. Maar wel met de persoon als belangrijkste onderwerp.
7. Zet een professionele dagvoorzitter of presentator in. Hij of zij kan de kijker echt ‘meenemen’ in het programma.
8. Maak bij wat uitgebreidere programma’s ook gebruik van een stagemanager/floormanager of opnameleider. Deze zorgt op aangeven van de regisseur dat alle sprekers in het programma op tijd op hun plaats zijn, een microfoon hebben, of andere dingen die belangrijk zijn.
9. Gebruik ‘teasers’ om de kijker gemotiveerd te houden (‘straks praten we nog met…, of ‘zo meteen nog een belangrijke mededeling, award uitreiking, leuke quiz, geweldige artiest’ etc.). En gebruik daarvoor ook video.
10. Gebruik video en tekst in beeld om helder te communiceren en de kijker doorlopend te informeren.

Bij Jaarbeurs hebben we ruime ervaring met het organiseren van online events vanuit onze vaste studio, of vanuit een van onze andere eventlocaties. We helpen je graag om jouw online event succesvol te maken, en denken met je mee van begin tot het eind zodat jij volledig ontzorgd bent. Jij doet je verhaal en wij regelen de rest.

Meer weten? Ga naar www.jaarbeurs.nl/studios of vraag hieronder de brochure aan.

 

Deze tips zijn samengesteld in samenwerking met Eventbranche.nl

Blogs