Vakbeurs Openbare Ruimte

Jaarbeurs en Vakbeurs Openbare Ruimte: samen naar succes

Verdubbeld in oppervlakte. Dát gebeurde er toen ExpoProof besloot om de Vakbeurs Openbare Ruimte te verplaatsen naar de hallen van Koninklijke Jaarbeurs. Wat volgt is een nauwe samenwerking waar ‘begrip voor elkaars situatie’ de boventoon voert. Marcel Beelen, COO ExpoProof, vertelt er meer over. 

 

‘Het heeft even geduurd voor dat we echt over wilden stappen naar Jaarbeurs’ zegt Marcel. We voerden al een tijd verkennende gesprekken met het elkaar, maar wij waren er zelf nog niet klaar voor. Daarnaast waren bezoekers en exposanten van Vakbeurs Openbare Ruimte gehecht aan de oude locatie. Men had wat bezwaren om van locatie te wisselen. En iedereen weet: je moet de hele beurs en alles daaromheen kunnen overtuigen om van locatie te wisselen. Het belangrijkste is dat iedereen erop vooruit gaat. Het keerpunt was toen we uit ons jasje groeiden, en onze ambitie was om te groeien. Dat kon echt alleen bij Jaarbeurs. Het was tijd om weer serieus met elkaar om tafel te zitten.’ 

Vakbeurs Openbare Ruimte

Het startsein

Marcel kijkt met een glimlach terug op een intensief traject. Hij zegt: ‘Gelukkig dacht Jaarbeurs actief mee in de bezwaren die er lagen. Samen kwamen we tot een compromis waar ook exposanten en bezoekers zich goed bij voelden. We tekenden een meerjaarlijks contract en zeiden: we gaan er alles aan doen om het binnen Jaarbeurs tot een gigantisch succes te maken, waarbij het woord ‘samenwerking’ een belangrijke factor is. Het was fantastisch om er zo samen uit te komen!’

Belangrijke samenwerkingspartner

Inmiddels zijn Vakbeurs Openbare Ruimte en Jaarbeurs al zeven jaar aan elkaar verbonden. Volgens Marcel is Jaarbeurs in die paar jaar tijd een van de meest belangrijke samenwerkingspartners geworden. Niet gek, want de beurs is gigantisch gegroeid. Hij zegt over de communicatie tussen de twee partijen: ‘Het is nooit eenrichtingsverkeer, want het is aan ons samen om dit succesvol te maken. Jaarbeurs snapt dat. Als je het plat slaat, zijn wij niet de klant. Onze exposanten en bezoekers wel. Natuurlijk organiseren wij de beurs en huren we de ruimte, maar als de omstandigheden niet goed zijn, dan komen mensen niet terug.’

Samen ondernemen

Op de vraag wat Marcel het meest waardevol vindt aan de samenwerking met Jaarbeurs, zegt hij: ‘Dat we begrip hebben voor elkaars situatie. We geven elkaar de ruimte om te ondernemen. Bijvoorbeeld: een exposant wil iets complex laten zien. Maar om dat te doen, heeft hij meer dagen nodig om op- en af te bouwen dan de afspraak is. Jaarbeurs denkt flexibel mee en zoekt ook naar een oplossing. Andersom geldt dat net zo: vorig jaar moesten er parkeerterreinen verdwijnen. Ik trek vroegtijdig aan de bel, maar ik weet dat het omstandigheid is waar Jaarbeurs niks aan kan doen. We zeggen niet tegen elkaar: hoe ga jij dit oplossen? Maar wel: hoe zullen we hiermee omgaan? We denken nooit in problemen.’

Vakbeurs Openbare Ruimte

Risico’s nemen

Als voorbeeld geeft Marcel een ander indrukwekkend moment uit de afgelopen jaren, namelijk de coronaperiode. ‘We hebben een jaar de beurs niet mogen doen. Enorm frustrerend was dat. Maar in 2021 trokken we samen de stoute schoenen aan om het in ieder geval op te starten. Precies in september hadden we een window om de beurs te organiseren, mits alle omstandigheden klopten. Dus: eenrichtingsverkeer, anderhalve meter afstand en toegangscontroles. Alle toeters en bellen die eromheen hingen waren buitengewoon intensief. Daarnaast waren we onderhevig aan bijna dagelijks veranderende voorwaarden vanuit de overheid. En toch hebben we samen gezegd: laten we kijken of het lukt. We wilden allemaal zó graag een beurs draaien. Jaarbeurs heeft er alles aan gedaan om zich aan te passen. Die samenwerking van was subliem! We hadden bijna dagelijks overleg en het traject was eigenlijk bijna niet te doen. En tóch hebben we het voor elkaar gekregen. Fantastisch!’ 
 

Volgende beurs staat al gepland

Dat de samenwerking van twee kanten bevalt, laat ook de agenda zien. Op 25 en 26 september 2024 vindt de Vakbeurs Openbare Ruimte opnieuw plaats. In die twee dagen transformeren hal 2,3 en 4 weer voor hét totaalevenement voor ontwerp, inrichting onderhouden en beheer van openbare ruimtes. 
 

Vakbeurs Openbare Ruimte

Interessant om te weten

Over Vakbeurs Openbare Ruimte

Aantal bezoekers/deelnemers: 6.706 bezoekers, 2.169 deelnemers, 440 exposanten 
Bezoekers/deelnemers komen uit: > 98% Nederland, overwegend ambtenaren vanuit 263 gemeenten in Nederland 
Gebruikte locatie + sessiezalen:  hallen 2, 3 en 4 + Julianazalen voor deel van het inhoudelijke programma 
Doel van de bijeenkomst: afnemers en aanbieders bij elkaar brengen binnen steeds belangrijker wordend vakgebied vanwege biodiversiteit, klimaat, gezondheid, circulariteit, etc.: inrichting en beheer van openbare ruimte 
Tevredenheidscijfer van bezoekers voor de locatie: 52% geeft een 8, 25% geeft een 7, 12% geeft een 9, 5% geeft een 6, 4% geeft een 10 …
Bijzonder element:
al jaren met kop en schouders de mooiste vakbeurs in Nederland over een onderwerp dat iedereen aangaat

Jannemarije Spruitenburg

Ook een beurs bij Jaarbeurs organiseren?

Account- en eventmanager Jannemarije

Heb jij een gaaf idee voor een evenement of beurs? In ons beurs- en congresgebouw hebben wij de ruimte en passie voor jouw evenement. Neem contact met mij op. Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden in onze evenementenlocatie in Utrecht.

eec@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 5023 

Cases

yves saint laurent ysl product launch event case
Case

Yves Saint Laurent unveils new men's fragrance at Jaarbeurs Supernova convention center

Completely dressed in black, 200 perfumery owners gathered at Royal Jaarbeurs's convention center Supernova. They were invited to immerse themselves in the world of MYSLF; Yves Saint Laurent's new refillable perfume. Jannick Warnier, Project Manager at UC Belgium beams as he talks about the...
Read more
Enactus Wolrd Cup Koninklijke Jaarbeurs
Case

Olympics for young impact makers at Jaarbeurs

In the beautiful Beatrix Theatre, where the stage is normally the place for musical stars to shine, young impact makers from all over the world gathered for the festive opening of the Enactus World Cup conference in October 2023. For three days, 1,500 international students pitched their most impactful sustainability idea to inspiring leaders from business and civil society organizations. The Enactus World Cup is not just any event; it's a platform where young impact makers get to share their ideas and projects with the world and where innovation and passion go hand in hand with a sustainable future.
Read more
Carend palliatieve zorg congres maart 2023 jaarbeurs beatrixtheater
Case

Carend organizes a palliative care conference at Royal Jaarbeurs that's different than usual

It wasn't Inge van Drongelens first time to organize an event. But to organize such a large conference, with almost none other than Carend owner Sander de Hosson, was not what she had expected. Together, we look back and discuss her experiences during the preparation and the day itself: 'We had high expectations and it was a huge success. It gave us such a rush!'
Read more
WHO congres Beatrix Theater Jaarbeurs
Case

Royal Jaarbeurs’ Beatrix Theatre at heart of successful WHO conference

As part of the ‘Heart of Health’ initiative, the Utrecht region is working together towards a healthier, sustainable future. These efforts have not gone unnoticed globally as Utrecht was chosen to host last November’s international European Healthy Cities Network Conference. The event took place over several days and at various locations, including Royal Jaarbeurs, with each day’s programme starting in the plush red seats of the Beatrix Theatre. Miriam Weber, healthy city coordinator for the municipality of Utrecht, reflects on a successful event.
Read more
Diversity Diner Jaarbeurs Utrecht koninklijke jaarbeurs
Case

Diversity Dinner 2023 at Royal Jaarbeurs: Connection and opportunities for young talent

How do you help young talent from multicultural backgrounds meet potential employers in a casual way? Global People has successfully been working on this for years. To remove barriers and unconscious biases, the largest recruitment platform for corporate and multicultural talent organizes the...
Read more
ASOT Armin van Buuren dance event locatie jaarbeurs utrecht
Case

Organising the world’s biggest trance event requires enormous focus

Around 55,000 visitors; tens of millions of viewers and listeners worldwide via the live stream; five different stages; amazing laser shows. Utrecht was briefly the international hub of trance music in early March. Royal Jaarbeurs had the honour of hosting the world’s biggest trance event: the...
Read more