‘Een aaneenschakeling van mooie samenwerkingen’ zo omschrijft Heleen Glazema de afgelopen periode. Als projectleider COVID-19 vaccinatielocaties bij de GGD regio Utrecht (GGDrU), had ze nog nooit van de woorden ‘lean’ of ‘crowd management’ gehoord. En toch moest ze dit toepassen bij het XL-testpaviljoen en de vaccinatielocatie bij Jaarbeurs. We spreken haar over een intense periode van pionieren en de mooie kanten van een dramatische situatie.
Geschikte locatie vinden
Glazema werkt al 15 jaar bij de GGDrU. Ze is onder andere verantwoordelijk voor het opzetten van klantcontactcentra en het begeleiden van projecten rondom de vaccinatiegraad. Toen bleek dat testen op grotere schaal nodig was, ging ze samen met gemeente Utrecht op zoek naar een geschikte locatie: ‘We zochten een plek waar we een flink paviljoen konden neerzetten en wat groot genoeg is om makkelijk afstand te houden. Een plek waar je zowel met de fiets of auto makkelijk naartoe kunt. Voor het vaccineren was daarnaast goede bereikbaarheid met het OV een pré. Jaarbeurs vinkte alle boxen aan.’
Doen wat goed is
Tijdens de onderhandelingen blijkt dat Jaarbeurs ook haar steentje wil bijdragen. Glazema: ‘Natuurlijk stonden de hallen en parkeerterreinen van Jaarbeurs leeg en lag alles stil. Maar ze gaven vooral aan dat ze zich hier hard voor willen maken en willen bijdragen aan de maatschappij. We hebben echt gekeken hoe we goed konden samenwerken en wat het beste was voor iedereen. Dat vind ik iets heel moois en bijzonders.’
We hebben echt gekeken hoe we goed konden samenwerken en wat het beste was voor iedereen. Dat vind ik iets heel moois en bijzonders.
Samenwerken
Die samenwerking resulteerde in een XL-testpaviljoen op P2 en een indoor vaccinatielocatie. Glazema is heel tevreden: ‘We gingen heel praktisch aan de slag. In het kader van verantwoording dienen we als GGD verschillende offertes aan te vragen voor leveranciers. Het was enorm fijn dat Jaarbeurs ook partijen kon aandragen waar ze een goede ervaring mee hebben.
Je kunt het niet alleen
‘Learning by doing’ noemt Glazema het opzetten van de events. ‘Het was in het begin echt pionieren voor ons. We begonnen iets om het vervolgens steeds beter of aangenamer te maken. Hoewel de coronacrisis natuurlijk een dramatische situatie is, heeft het ook mooie kanten. Het werd heel snel duidelijk: we kunnen dit niet alleen. En het leuke, we kregen hulp aangeboden vanuit alle hoeken van het bedrijfsleven. Bijvoorbeeld van lean-experts die ons hielpen met het optimaliseren van processen om test- en priksnelheid te bevorderen.’
Andere mindset
Hoewel de twee activiteiten op dezelfde manier worden opgezet, is de benadering totaal anders. ‘Het testen doe je uit nut en noodzaak. Daar is niks leuks aan.’ zegt Glazema. ‘Het vaccineren daarentegen, is voor veel mensen toch een klein feestje. Ze zijn blij dat ze gevaccineerd worden. Maar door de grote afstanden die ze afleggen en de 15 minuten wachttijd na de prik, kan het minder aangenaam zijn. Het idee ontstond om de afgelegde afstand juist te op te nemen in het promoten van een gezonde leefstijl. Nu staan er in de wachtkamer beeldschermen die bewegen stimuleren en zijn er stickers geplakt die vertellen hoeveel stappen je al hebt gezet. En alsof het zo had moeten zijn, bood ook Tivoli zich aan. Nu hebben we een wachtruimte met livemuziek. Zo bieden we artiesten de kans om te spelen én maken we het wachten na een vaccinatie een stuk leuker. Het zijn maar kleine dingen, maar het is een mooie manier van omdenken.’
Begin klein en vraag hulp
Glazema sluit haar verhaal af: ‘Het is een bizarre tijd. Maar het heeft ons als GGDrU veel gebracht. Niet van tevoren alles op papier willen uitdenken, maar beginnen met de grote lijnen. Vanuit daar kun je finetunen. En als je dan werkt met bedrijven zoals Jaarbeurs, dan kun je samen iets moois neerzetten.’
Tekst door > Claire van Berkum
Key Accountmanager Jannemarije
Zoek je ook een grote centraal gelegen evenementenlocatie? In ons beurs- en congresgebouw hebben wij de expertise en ruimte voor jouw evenement in Utrecht.
Neem contact met mij op. Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden in onze evenementenlocatie in Utrecht.
