“De impact op de business staat altijd centraal”

Projectbeheer in actie: grondoverdracht tussen Jaarbeurs en gemeente Utrecht
Het bewijs van de doeltreffendheid van deze aanpak werd onlangs geïllustreerd door een uitdagende opgave waarbij de Jaarbeurs grond overdroeg aan de gemeente Utrecht. Deze transactie omvatte het oostelijke deel van het gebied en vereiste de volledige ontkoppeling van een gebouw met de hallen die wel in bezit van de Jaarbeurs blijven. 

De projectorganisatie werd toevertrouwd aan Plan B. Corine licht toe: “Deze opgave was buitengewoon complex. Omvangrijk qua werk: bouwkundig en technisch moest alles worden losgekoppeld, terwijl de functionaliteiten in de andere hallen onverstoord moesten blijven doordraaien. En omvangrijk qua betrokken partijen: er waren meerdere belangen te behartigen, zoals het streven naar tijdige oplevering, de naleving van contractuele verplichtingen, het minimaliseren van overlast en budgetbeheersing”. 

Bernard legt uit: “Bij dergelijke opgaves is het opzetten van een solide projectorganisatie onze eerste zorg. In dit geval kozen we heel bewust voor vertegenwoordiging van sales en communicatie in het projectteam. Hierdoor konden we bij elk besluit de impact op de bedrijfsvoering beoordelen en de werkzaamheden zo afstemmen dat ze ononderbroken konden doorgaan.” Daarnaast zorgt Plan B voor integrale plannen. “Al vanaf de ontwerpfase zorgen we voor afstemming tussen diverse afdelingen; van civiele techniek tot elektra tot W-installatie. We laten iedereen de werktuigbouwkundige tekeningen ‘op tafel’ leggen. En schuif ze maar door. We toetsen, communiceren, stellen kritische vragen, dagen elkaar uit en gaan met elkaar in discussie. Dit leidt tot duidelijkheid over verwachtingen en het bevordert een cultuur waarin samenwerking centraal staat. Met als resultaat: kwalitatief hoogwaardigere plannen”.

Er ontstaat een team dat gezamenlijk nadenkt en verder kijkt dan alleen eigen verantwoordelijkheden

Corine voegt toe: “Deze voorbereiding is essentieel voor het verloop van het project. Het voorkomt problemen in de uitvoeringsfase, die vaak gepaard gaan met extra kosten, vertragingen en zelfs onderlinge wrijving of frustraties. Bovendien creëert het een omgeving waarin mensen zich vrij voelen om problemen of afwijkingen aan te kaarten. Er ontstaat een team dat gezamenlijk nadenkt en verder kijkt dan alleen eigen verantwoordelijkheden”. Volgens Bernard draait het allemaal om het managen van emoties, ook tijdens de uitvoeringsfase. “We zijn niet van het ‘confronteren’, dan is het vaak al te laat”, aldus Bernard. “Daarom kiezen we bewust voor ‘mobiliseren’, waarbij we samen met de aannemer overleggen en sturen op verbeteringen. Soms ook conditionerend: ‘Hoe kunnen wij helpen?’. Het is een voortdurende zoektocht naar optimalisatie van het geheel.”

Nul restpunten, iedereen tevreden
Eind september werd het project voltooid, zonder enige openstaande punten en met alle betrokkenen tevreden. Een uitzonderlijke prestatie in de wereld van projectmanagement, benadrukt Corine: “Zo’n afronding is echt ongelofelijk knap. Hoe vaak gebeurt het niet dat er na oplevering nog talloze zaken moeten worden rechtgezet. Dat bepaalde partijen nog genoeg op hun bordje krijgen? Maar dankzij de doeltreffendheid van Plan B is de hele opgave probleemloos afgerond. Dat is voor ons van onschatbare waarde. En dat geldt ook voor onze interne facilitaire medewerkers, voor elke schakel in het team. Ze zijn vaak bescheiden, maar we mogen oprecht trots zijn op wat we hier samen bereiken”. 

“Wij vinden techniek leuk, maar mensen nog leuker”

Dat het partnerschap tussen Plan B en Jaarbeurs verder reikt dan enkel het uitvoeren van projecten, blijkt wel uit Bernards betrokkenheid bij het werven van technisch personeel voor de Jaarbeurs. Corine legt uit: “Op dit moment vervult Plan B zowel projectgerelateerde als tijdelijke functies op interim-basis. Dit is ontstaan tijdens de coronatijd en heeft ons geholpen om de continuïteit te waarborgen. Maar gezien onze toekomstplannen willen we ook ons eigen kernteam verder uitbouwen. We hebben onze afdelingen ‘beheer en onderhoud’ en ‘operations’ daartoe al samengevoegd, omdat ik geloof dat je het een niet zonder het ander kunt hebben. Nu voegen we graag interne medewerkers toe aan dit team, die enthousiast zijn om bij te dragen aan de vormgeving van de nieuwe ‘venue’”. 

Volgens Bernard staat niet alleen kennisdeling, maar ook openheid en eerlijkheid in de samenwerking met Jaarbeurs centraal. Hij vertelt: “We denken graag mee over hoe Jaarbeurs haar permanente technische dienst kan voorzien van goede vaste krachten, want dat is een logische stap binnen hun toekomstplannen. Het is daarbij van groot belang dat ze de juiste kandidaten aantrekken; niet iemand die de opgave alleen vanuit de technische invalshoek benadert, maar juist de mensen die begrijpen hoe hun bijdrage de bedrijfsvoering van Jaarbeurs beïnvloedt. De mensen die techniek leuk vinden, maar mensen eigenlijk nog veel leuker. Want de dynamiek van deze evenementenlocatie? Die is compleet anders dan die van een standaard kantorencomplex of een productielocatie. En uit ervaring kan ik zeggen: hier werken is een waar genoegen. Elke dag is hier anders”. 

Werken bij Jaarbeurs Utrecht
Corine voegt toe: “Dat klopt helemaal. Onze business kent nu eenmaal die constante dynamiek. Ons werk wordt in feite gestuurd door de planning. En als wij ons werk goed doen, dan verloopt de bedrijfsvoering ook soepel. Dit vraagt niet alleen om technische en communicatieve vaardigheden, maar ook om flexibiliteit: ‘the show must go on’, altijd. Aan de ene kant werkt ons team dus aan planvorming voor de lange termijn, terwijl we aan de andere kant plotselinge problemen zoals een haperende installatie ad hoc aanpakken. En dit alles in een steeds veranderende omgeving met wisselende soorten evenementen en doelgroepen. Van de MOTORbeurs tot een ondernemersbeurs of het huidige LEGO World. We zijn zo sterk als onze laatste klus – en daarvoor hebben we zeer toegewijde technici nodig. Evenals onze samenwerking met Plan B, want het moge duidelijk zijn: die blijft uiteraard ook voortbestaan”.